対面+メールに比べ3倍の速さと正確さで業務を進められます

アジア参入請負人&若き起業家のアクセラレータ

Diixiについて教えてください。

小林 : Diixiは、日本企業のアジア進出をサポートする「アジア参入請負人」事業や、若き起業家の創業支援・イノベーション教育をおこなう会社です。またイノベーションイベントの企画・運営もおこなっており、海外で戦う起業家を20名以上、参加者を300名ほど集める一大イベントも開催しています。

Chatworkを使い始めたきっかけを教えてください。

小林 : ベトナムでの導入事例を見たことがきっかけでした。日系オフショア開発会社が、現地スタッフ100名以上でChatworkをフル活用しているのを見て、これは使えると思いました。中でも締切を切ってタスクを設定できる点が気に入りました。

具体的な活用方法を教えてください。

小林 : 現在、社内コミュニケーションの基本ツールとして活用しています。たとえば、役員会議をSkypeでおこない、その議事録を「Diixi役員会チャット」に残します。決めたことをChatworkに書き込み、やることをタスクに入れています。また、出張の日程・飛行機などの承認プロセスにも利用しています。「Diixi経費チャット」に出張の詳細が書き込まれ、それを私が確認します。さらに、毎週金曜日に誰かにありがとうのメッセージを贈る「Happy Messageチャット」もやっています。

その他には、「Diixi-Library」では感銘を受けた書籍の感想などのシェアなどでもChatworkを活用し、各人の知識量アップにも役立てています。現在は、メールなど、他のツールは使わずChatworkだけで社内連絡をおこなっています。いくつかの取引先との業務連絡にも利用しています。

月2回会えばOK。飛び回っていても十分な対話が可能

Chatworkの一番のメリットは？

小林 : 場所や活動時間がバラバラでも上手く対話できるようになることです。メンバーはタイ・インドなどを常に飛び回るので月2回ぐらいしか会えないのですが、場所と時間を簡単に超えて十分なコミュニケーションが取れるようになりました。クラウドなので、どんなデバイスを利用してもログがなくならないのも良いですね。非連続なやり取りにマッチしていると思います。

コミュニケーション量が3倍にアップ、タスクの取りこぼしもゼロ

十分なコミュニケーションが取れるようになったということですが、以前に比べてコミュニケーション量や仕事の内容はどのように変化しましたか？

小林 : コミュニケーションパワーはメールに比べて3倍以上です。同時に進められるプロジェクトの量も3倍以上になりました。というのも、プロジェクトごとにグループチャットを作っており、約20個の案件を同時進行しているのですがまったく混乱しないのです。メールなら5〜6個が限度です。それ以上だと相当混乱しますよね？20案件も動かしてコミュニケーションが混乱しないChatworkは凄いと思います。

なぜ3倍も仕事を進められるとお考えですか？

小林 : 見やすいインターフェースや、各機能の足し算により、総合的に効率が上がるのだと思います。まず、Chatworkは仕事の流れや内容をつかみやすいインターフェースです。グループチャットのコメント欄は一番下が新しい情報になっていて、業務の最新情報を一瞬でキャッチできます。それに比べ、メールは会話の流れが本文に残り、読み返しが大変です。20回やり取りすると19回同じ内容を見ることになります。

機能面では三つのポイントがあります。

ひとつ目は、締切を切って仕事をスタッフに割り当てられるタスク機能です。「タスク一覧」を見れば、済んでいないタスクを確認して催促できます。これで「あれどうなった？」ということが一切なくなりました。

二つ目は、ファイルの共有ができることです。

三つめは、引用・返信機能で、これにより書いてあることを理解しやすく、書き込みも楽になりました。

株式会社リクルートホールディングスのアジア進出案件で活用し、好評

取引先ともChatworkを使っているそうですね。

小林 : 株式会社リクルートホールディングスのアジア進出案件で利用しており、アジア販促準備室の約10名の方と連絡を取り合っています。お互いがアジア各国を飛び回る中で、メールではやり取りが遅くなる。とてもアジアのスピードには対応できない。そこでChatworkの利用を持ちかけました。国ごと・サービスごとにグループチャットを立ちあげ、約40の案件で情報共有や進捗管理を進めています。

Chatworkは非常に便利で、いつ、どこにいても、状況を確認でき、リクルートさんとDiixiがひとつのチームとして機能するのに役立っています。

スピード・売上・利益を3倍に上げるツール

Chatworkの効率アップが会社に与える影響は？

小林 : Chatworkを使うと、

• より多くのものを、よりスピーディーに、より混乱せずに進められます。
• タスクを投げ合うことで効率が上がります。
• プロジェクトスピードが増すので、経営効率、利益率が上がります。

当社では仕事が3倍早く進むようになったので、一人あたりの売上・利益は3倍です。しかも、プロジェクトの参加人数が増えると通常はコミュニケーションロスが出ますが、Chatworkはメンバーを増やしてもロスが起こりません。これは先述したChatworkの総合力のおかげです。Facebookのグループ・Skypeなどのツールも試しましたが、混乱が起こる・検索機能がない、操作が難しい、ログがなくなるなど、どこか問題がありましたが、Chatworkにはありません。

最後に、海外進出を目指す会社や、起業を志す方に一言お願いします。

小林 : Chatworkは業務コミュニケーションの円滑ツールです。

• Chatworkを使うとフェイストゥフェイスのミーティングが減ります。
• 「あの件どうなってる？」と案件の状況を聞くことがなくなります。
• 円滑にコミュニケーションができ、皆のパワーを存分に使えるようになるので安心して海外・国内を責任感を持って動けます。

オールドテクニックのメールを卒業し、新しいテクノロジーを使いましょう。チーム内のコミュニケーションが3倍になり、タスクの取りこぼしがなくなるので、もっと世界中を飛び回れるようになります。