「既読」機能がなかったことが導入のきっかけに

歯科の経営コンサルティング、特に歯科医、歯科衛生士採用代行業務を通してたくさんの歯科医院とお仕事していらっしゃいますが、なぜ連絡のツールとしてチャットワークを選んだのでしょうか。

丹野:チャットワークを導入する前は、主にメールかFacebookメッセンジャーを使ってクライアントと連絡をとっていたんです。ただ、院長と私の間のやり取りだけでしたらいいのですが、事務長やチーフがグループに入っている場合、「既読」が付いたら相手も返信しなければいけなので「メッセージが来ているとわかっていても開封しない」という意見がスタッフの方から出たと聞いたのです。それを解決するために、既読機能がないチャットワークを導入してみようと思いました。

また、Facebookを使うと公私混同になるという欠点もありました。仕事上の方とつながると、プライベートな写真などをアップしづらくなるのです。スタッフの方とあえてつながっていない院長も多いんですよ。その点でも、仕事用と割り切って使えるチャットワークがちょうどよかったのです。

メールは「挨拶文」と「CC」の煩わしさがネック

なるほど。でもメールでしたら既読機能はありませんよね。

丹野:メールの場合は、「◯◯医院 ◯◯先生 お世話になっております」のような前置きが必要ですよね。チャットでしたらすぐに本題に入れるのがいいです。

たしかにメールだと挨拶文が定型化していて、たとえお付き合いの長い親しい相手でもつけないといけない感じがありますよね。

丹野:そうなんです。それに、メールですと複数でやり取りするときにCCをつけて共有しないといけません。誰かがCCを入れ忘れると途中で話がわからなくなったりして、けっこうなストレスだったのです。迷惑メールも大量に届くので、本当に大事なメールが埋もれてしまうこともあります。

でもやはり、一番大きな理由は「既読」機能がないことですね。私自身もFacebookメッセンジャーを使っていたときは、「開いて見てしまったら既読がつくから返信しないといけない」というプレッシャーから、メッセージを開かずに先送りしてしまうことがありました。

多くのクライアントも同じことを思っていたようで、チャットワークに変えてからはレスポンスがすごく速くなったんですよ。

丸一日かかっていた確認事項が30分で決まるまでに効率化

具体的にどれくらい速くなりましたか。

丹野:以前ですと丸一日かかっていた確認事項が、30分で決まってしまうこともあるほどです。

そんなに違うものなのですね。

丹野:コミュニケーション量も増えたと感じています。FacebookやLINEだとプライベートのツールという意識があり、お昼休みくらいにしか返信がこないこともあるのですが、チャットワークにしてからはそれ以外の時間でもポンッと返信がきたりするようになりました。

まとめると、チャットワークの特徴である「既読機能がないから気軽に確認できる」、「面倒な挨拶文が不要」、「仕事用のツールだから業務中に遠慮なく使える」の3点がコミュニケーションのスピードアップにつながったわけですね。

丹野:そうですね。デザインはしっかりビジネスツールなので、堅い業種、たとえば弊社顧問弁護士とのやり取りなどにも利用しています。

契約書のデータや採用に関する情報をやり取り

では具体的にどういったやり取りをしていらっしゃるのか、教えていただけますか。

丹野:求職者の応募があったときの対応などをチャットワークでおこなっています。求職者情報をメッセージしてもらって、院長とチャットワーク上で会議をおこない、提示給与などをやり取りしています。また、労働契約書などもチャットワークで送信しています。

チャットワークってファイルストレージのように使えるのも便利ですね。オンラインストレージサービスを使わなくてよくなったのが、すごく便利です。

チャットワーク導入時に懸念していたことはありますか。

丹野:懸念といいますか、既読機能がないから導入したのに、しばらくは相手が開封したかしていないかがとても気になって「見てくれましたか」って電話したりしていました(笑)。慣れてからはそういうことはなくなりましたね。

ロック画面に内容が表示されないのでセキュリティも安心

チャットワークを使ってみてよかった点を教えてください。

丹野:既読機能がないことで、開封から返信までの時間を気にする必要がなくなり、じっくり考える時間ができたおかげで質のいいアドバイスをクライアントに対してできていると感じています。

また、院長ではなく事務長とのやり取りになることもあるのですが、コンサルタントとしてはご担当者様とのやり取りを見える化しておきたいので、その点でもCCの入れ忘れがないチャットワークは便利だと思いますね。

また、iPhoneの場合、LINEやGmail、Facebookメッセンジャーは、ロック画面に送信者とタイトル、メッセージの一部が表示されてしまいますよね。人事の情報はトップシークレットなので、これはあまりよろしくありません。設定で出ないように変更することもできるのですが、私はともかく相手の設定まではコントロールできませんから。

チャットワークですと最初からそういった情報が通知に出ないようになっているので、セキュリティ面も安心なのです。

返信はビジネスアワーにおこなうことでオンオフを切り替え

チャットワークの運用で何かルールはありますか。

丹野:できるだけビジネスアワーに返信することにしています。平日ならまだいいのですが、日曜祝日はなるべく返信しません。その方がオンオフを切り替えられますからね。内容の確認はしますが、返信は月曜日にすることにしています。

これからチャットワークを使おうと思っている企業へ、メッセージをお願いします。

丹野:既読が付くのが嫌なのでファイルを開けないという若い社員が多く存在するようです。既読機能がないことで返信ストレスから解放し、かつ重要な連絡事項を瞬時に伝達することで、会社の作業効率も上がるのではないでしょうか。送信する側も、何人が読んでいない! というストレスから解放されるのではないかと思います。