それまで使っていたチャットツールの課題を解決するために導入

チャットツールを導入することになった経緯を教えてください。

中島:それまでChat&MessengerやIPMessengerといったチャットツールを使っていたのですが、チャットルーム数に制限があったり、ログが各自のPC内にしか保存されなかったり、無線LAN環境での利用ができなかったりといった課題がありました。そんな折、ちょうどチャットワークを導入したいという声が、アーキテクチャを担当する部門から上がったのです。

塩崎:業務上のコミュニケーション手段を改善して作業効率をアップさせる必要性は感じていましたし、チャットワークのような今どきのツールを導入することで開発者のテンションを上げたり、新しく良いものを都度取り入れていくという文化を作りたいという思いもあって導入にいたったのです。

写真:インタビューの様子
プラットフォーム開発ユニット 開発第2部 部長 塩崎美恵様(左)、hontoビジネス本部 プラットフォーム開発ユニット ユニット長 主席企画員 中島義之様(右)に話を伺った。

セキュリティを重視すると選択肢はチャットワークだけだった

現在、チャットワークはどれくらいの規模で使っていらっしゃるのでしょうか。

塩崎:199名です。私たちはグループ会社のトゥ・ディファクトと一緒に電子書籍サイト「honto」を運営するBtoC事業を手がけており、チャットワークはそちらの事業サービス部門メンバーと、海外を含む4ヶ所の開発拠点で使用しています。

hontoの運営を説明するグラフ
リアル書店(丸善・ジュンク堂書店・文教堂・哲林堂)と本の通販ストア、電子書籍ストアがひとつになったハイブリッド型総合書店「honto」を提供している。
導入について、他のチャットサービスと比較検討はしましたか。

中島:他にもチャットツールはいろいろありますが、オープンソースではなくセキュリティがしっかりしたコントローラブルなツールとなると、選択肢はチャットワークしかありませんでしたね。

塩崎:ただ、honto事業はトゥ・ディファクトというグループ会社がメインで運営しており、DNPはそれをサポートする立場です。開発者が使うネットワークもトゥ・ディファクトの独立したイントラネットです。そうした点では、比較的新しいツールを導入しやすい環境だったといえますね。

レスポンスが向上しコミュニケーションが改善

チャットワークを使ってみてよかった点を教えてください。

中島:まずコミュニケーション面の改善ですね。メールだとどうしても「◯◯様 お世話になっています」のような定型文が必要なのでレスポンスに時間がかかります。社外との連絡ならそれは必要ですが、社内におけるコミュニケーションはもっと気軽にすることで速度を上げたかったのです。

個人がプライベートで使うツールだって、今はもうLINEやFacebookメッセンジャーなどのチャットになっていますよね。もちろん、フェイス・トゥ・フェイスのコミュニケーションも大事ですよ。ただ、hontoの開発・運営では遠隔地のメンバーとも密に連携しないといけないので、チャットワークはとても便利です。

塩崎:おかげで迅速にコミュニケーションがとれるようになりましたし、メールよりも細かいやり取りができるようになりました。電話やメールだと、こんなこと聞いていいのかなと躊躇することでも、チャットワークなら気軽に聞くことができますから。絵文字のおかげで表情や感情面でテキストを補完することができるのもいいですね。

中島:グループチャットで複数の人とコミュニケーションできるのもメリットです。開発は同時に複数案件が動くので、案件ごとにグループを作って管理しています。そうすると、チームごとや案件ごとの連絡がメールよりもスムーズにおこなえるのです。

翻訳者を入れたグループチャットで海外拠点とやり取り

チャットワークで普段はどのようなやり取りをしていらっしゃるのでしょうか。

中島:hontoにおけるプロジェクトは細かくグループを分けて情報をやり取りしています。たとえば新機能の開発やページの改善など、いろいろなプロジェクトが同時に始まり並行して進んでいきます。

塩崎:他にも技術情報を交換するグループ、組織に関する情報を書き込むグループなどさまざまです。たくさんあるグループチャットの一覧を表示するためのグループもあるんですよ。新しくグループを作ったらそこに書き込んで、興味のあるグループがあれば探して参加するんです。

中島:hontoの開発はニアショア・オフショアでもおこなっており、ベトナムを始めとする海外にも拠点があります。現地には日本語がわかる者もいるのですが、ベトナム語しかわからない者もいます。その場合はベトナム語がわかる者が、こちらから書き込んだ日本語をチャットワーク上でベトナム語に翻訳してくれるのです。

タスク機能についてはいかがですか。

中島:よく使っていますよ。自分のチームはもちろん、別の部署についてもタスクを簡単に設定できて作業漏れが減ったと感じています。

塩崎:マイチャットで自分のタスクを管理できるのも便利ですね。それぞれが個人で使い方を工夫して活用しています。

グラフ:グループチャットを作成し、各拠点から参加

今後はチャットワークによる働き方改革も視野に

運用のルールなどはありますか。

中島:管理者によるユーザー管理・ログ管理とIPアドレスによる制限を行っています。特にIPアドレス制限はセキュリティのために必要です。

塩崎:基本的に社内でしか使えないようにしているのですが、出張では上長の承認があれば特別に使えるようにしています。先ほども申し上げたように、非常にセキュリティは厳しく管理しています。チャットで個人情報・顧客情報を扱うことは絶対にありません。

中島:今後は出産休暇で休んでいる人を戦力にしていきたいということも考えていて、そういう社員が在宅で働くのにチャットワークは向いているのではないかと思います。その場合も、画面は操作できるけどデータは持ち出せないといったシンクライアントになると思いますが、メールよりもコミュニケーションのハードルが下がりますからね。

塩崎:遠隔地とのやり取りには特に有効なツールだと実感しています。

今後、チャットワークの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

中島:特にレガシーな業界だと、チャットワークのようなツールが導入しにくいという事情もあると思います。まずは小さなクラスタからスタートして、チャットワークの良さを理解させることが導入のコツだと思います。IP制限をかけたってかまわないですから、とにかくやってみることが大切じゃないかと思いますね。限られた人数でトライアル版から始めてみてはどうでしょう。

写真:インタビューを受けてくださった中島様、塩崎様