メールコミュニケーションに限界を感じた

チャットワークを導入した理由を教えてください。

松濤:導入したのは2012年9月。私が入社したのはその後で、すでにチャットワークは社内で当たり前に使われていました。ですので入社後に聞いた話になります。

チャットワークの導入理由はメールコミュニケーションに限界を感じていたからです。エボラブルアジアにはデザイン、開発など多数の部署があり、東京だけでなくベトナムにも拠点を持っています。いくつもの部署と拠点をまたいだコミュニケーションをおこなうのに、メールはリアルタイム性に欠けてしまいます。1つのプロジェクトを進めるのに、複数人がメールで会話を重ねていったらとても読めたものではありません。

1つのプロジェクトにつき、1つの箱を用意して、特定のメンバー間でコミュニケーションできるチャットツールが必要でした。

導入に対して反対意見は出ませんでしたか。

松濤:「仕事のレスポンスが速くなる」「効率的に仕事が進められる」という2つの点が社員にも響いたようです。とはいえ、最初は開発部の10人ほどでスタートし、「コミュニケーションをチャットワークでおこなうんだ」という流れを作った後、1部門ずつ説得していきました。

ベトナムオフィス(左・中)/東京オフィス(右)

プライベートと切り分けできることが決め手に

他のコミュニケーションツールではなく、チャットワークを選んだのはなぜでしょう。

松濤:当時の導入担当者が前職で使っていたという実績があったことも大きかったのですが、他にも公私混同しなくていいというのがよかったです。たとえばFacebookやSkypeですと、すでにプライベートで使っている社員も多いのです。チャットワークをプライベートで使っている社員はいませんから、うまく会社とプライベートを切り分けできるというわけです。

それ以外に、チャットワークを選んだ理由があれば教えてください。

松濤:セキュリティです。わたしたちが使っている大手企業向けのプランではモバイル端末に制限がかけられますし、ファイル送受信の際、機密ファイルにも制限がかけられます。

プロジェクトの透明性が高まり、現場の生の声が届く

チャットワークをどのように活用していますか。

松濤:プロジェクトごとにグループチャットを作り、そこでプロジェクトが終わるまでやりとりをしています。また、固定のグループチャットでは日常的な報告や告知などもおこなっています。たとえば飲み会の詳細の告知や、遅刻の報告などです。

グループチャットの数をすべて正確には把握していませんが、私が入っているものだけで900以上、そのうちアクティブなグループチャットは90ほどでしょうか。多すぎると思われるかもしれませんが、終了したプロジェクトのグループチャットは発言がない限り上がってこないので、残しておいても困ることはありませんね。

100名以上いる部下の生の声をチャットワークで把握できるようになったと語る松濤様。
松濤さんご自身はチャットワークでどのようなやりとりをしているのでしょうか。

松濤:管理職ですから、多くのグループチャットにメンバーとして追加されていますが、私自身のふるまいはグループごとに違います。私はチャットワークのグループチャットにそれぞれ目的を設定しています。私が判断を下すグループ、しないグループ、指示を出すグループ、出さないグループ......といった具合です。つまり、プロジェクトの進捗を見ているだけの部屋もあるのです。

松濤さんが見ていることでどのような効果が生まれるのでしょう。

松濤:プロジェクトの透明性が高まりますね。メンバーとしては入っていても、発言しない状態が長く続くと、部下も見られていることを意識しなくなってくるのです。すると、現場の生の声、生のやりとりがリアルタイムに把握できます。これがメールや会議ですと、すでに整理され決定した報告が上がってくるだけなので、それがどんな流れや温度感で決まったものなのかがわかりません。

管理職にとって、より現場に近い場所で情報のやりとりをイージーに見られるというのは、大きなメリットなのです。

プロジェクトの履歴はすべてチャットワークに残す

まさに「クラウド会議室」ですね。

松濤:私は仕事時間の4分の1はチャットワークの確認にあてています。それくらい弊社ではチャットワークで多くの仕事が動いているのです。

たとえばプロジェクトの改変履歴などは、まずチャットワークに記録してからExcelなどにプロットするよう徹底しています。誰が依頼して、誰が作業して、誰に報告して、誰が承認したのか、チャットワーク上でそれらの履歴を残しておけば、承認記録を別途とる必要もありません。

プロジェクトの効率が上がり、進行スピードが約2倍に

他にチャットワークを使うことでのメリットはありますか。

松濤:部門間のコミュニケーションは確実に良くなりました。同じ部屋にいないことも多いので、電話だと何度も折り返しかけ合うことになってしまいます。チャットワーク導入後は用件をチャットに書いておき、相手が自分のタイミングで確認することでタイムラグを感じさせないコミュニケーションが可能になりました。

結果としてプロジェクトの効率も上がり、進行スピードは約2倍になりました。これもチャットワークでプロジェクトの進捗状況を見える化できた効果です。

また、ファイルの受け渡しが1ファイル最大5GBまで可能なのもメールではできないメリットですし、エモーティコンが使えることでコミュニケーションがソフトになり、社内の雰囲気が良くなったのもチャットワークならではだと思います。

拠点を複数持っているならチャットワークはマスト

ベトナム拠点とのやりとりにもお使いいただいています。

松濤:ええ。支社や支店を持っていると、コミュニケーションがより重要になります。弊社ではチャットワークを使って、ベトナム人同士の場合はベトナム語で、ベトナム人と日本人のやりとりでは日本語、一部のラボでは英語を標準として使っています。子会社とのやりとりにも使っています。

最後にチャットワークの導入を検討している方へメッセージをお願いします。

我々との取引がきっかけでチャットワークを導入される会社さんもいらっしゃいます。特に拠点を複数持っている会社さんはマストで入れた方が良いと思いますね。リアルタイム性がありながら遠隔地でも使えてグループでコミュニケーションできるツールは他にはありませんから。