部署間の情報共有に大きく貢献！Chatworkを活用した製造業のDX成功事例

研究開発と営業との情報の見える化が課題だった

貴社の事業内容について簡単に教えてください。

藤田：化粧品･医薬部外品・健康食品の企画立案から受託製造をおこなっています。多様な要望に柔軟に対応できる開発・製造体制で、100社を超えるお客さまの幅広いビジネスをサポートしています。2022年から2023年にかけて生産設備や製造ラインを増設する予定で、生産能力をさらに引き上げる計画もしています。

佐藤：お客様の要求に応えられるよう、高品質のものをどこよりも早く提案できるように取り組んでいます。また、OEM業界で優位性が保てるように、素材の研究開発にも積極的に取り組んでいます。北海道の厳しい自然環境で生産されたバラを使った化粧品原料など、独自性の高い素材の開発などもおこなっています。

Chatworkを導入した経緯について教えてください。

佐藤：初めは研究開発と営業との連携のために使い始めました。

当社の研究開発部門は静岡の袋井市と東京オフィスに存在し、そこに約10名ずつ研究員が所属しています。

私たちが開発する商品は、営業担当と連携し、顧客からの要望の認識を合わせながら試作品を作っていく必要があるのですが、営業担当からの連絡を両方の拠点にいる研究員と共有するのがとても大変でした。

というのも、化粧品の開発では「こんなイメージで作ってください」という要望を実現しなくてはならないのですが、色・匂い見本の出し方は簡単ではありません。個人によっても感覚が違うので、出し直しが何度も発生することもあります。

そういったやりとりを電話やメールでしていたのですが、距離が離れていることもあり、どうしても情報が散乱していたのです。

電話とメールの煩雑さを解決するために一部で使い始めたのですね。

佐藤：そうですね。もっとスピード感を持って意思疎通できないかと思っていました。そこで、製品ごとにグループを作り、関係者が入ってやりとりをすれば漏れなく流れが共有できると思い、導入に至ったのです。

製造業のDXとして現場からも経営陣からも必要とされていたChatwork

最初は研究開発部門と営業部の間でChatworkが使われていたのですね。それが会社のオフィシャルツールとして使われるようになったのはどうしてでしょうか。

佐藤：最初は研究開発部門と営業部の間だけで利用していたのですが、製品の開発ステージが進行するにつれ、製造部や品質保証部などの他部門とも情報を共有する必要性が高まり、彼らにも利用することを勧めるようになりました。

藤田：それとは別に、経営コンサルティング会社から弊社社長へChatworkの使用を薦められたことも理由のひとつにあげられます。

同時に、ICT推進課でも「社員が業務外で用いるプライベートチャットと明確に区別したい」、「情報漏洩を防止したい」という事からちょうど会社としてのオフィシャルツールを検討していました。

研究開発部門と営業部でChatworkを使ったDX成功事例や社長からの推薦を受けて、ICT推進課が旗振り役となり、Chatworkの導入検討を進めることになったのです。

最終的に、有料プランの導入検討に至った経緯や決め手について教えていただけますか。

佐藤：決め手の一つは使い勝手です。研究開発部門で使っていくうちに、商品ごとや部署横断のプロジェクトごとにグループチャットを作成して関係者で仕事を進めるのが便利なことがわかり、どんどんグループチャットが増えていったのです。

藤田：もう一つとしてはセキュリティ面です。当社ではこれまで業務上、個人のスマートフォンを使い、プライベートチャットで情報交換をおこなう形をとっていました。

でもそれだと、退職者がプライベートチャットグループの中に居続けることがあり、プライベートチャットの転送機能を用いて機密情報の漏洩が発生するリスクが高い状態にありました。

Chatworkを導入し、プライベートチャットを業務に使うことを禁止することで、プライベートと業務を切り分けるように運用ルールを変更しました。

製品や製造計画ごとにグループチャットを作ることで生産性が大きく改善

普段、どのようにChatworkを活用していますか。

佐藤：開発製品、新しく導入する難易度の高い製造工程、製造計画、プロジェクト、組織・業務ごとにグループチャットを作成しています。

①開発製品ごと

営業、研究開発、マーケテイングの各担当者で構成されるグループチャットです。「製品名_お客様コード」という命名ルールで開発商品ごとにグループチャット作成することで、開発製品に関する一連の流れを把握することができ、確認や調整にかかっていた時間が減りました。

②新しく導入する難易度の高い製造工程

営業、研究開発、品質保証、生産技術の各担当者で構成されるグループチャットです。自社で作ったことがないような難易度が高い製造過程についての情報連携や意思決定を目的としています。

③製造計画ごと

研究開発、管理課の各担当者で構成される製造計画に関する情報共有を目的とするグループチャットです。研究開発が処方開発したものを審査する工程で「安定性状このような問題があります」といったような製造計画に関与するやりとりをしています。

④部署横断型のプロジェクト別

原料の価格交渉のためのコストダウンプロジェクト、生産性向上プロジェクト、顧客の信頼を獲得するためのプロジェクトベストパートナー、システム導入など部署横断で動いているプロジェクト用のグループチャットです。1人の従業員が同時に複数のプロジェクトに参加していることが珍しくないのですが、Chatworkを使うことでプロジェクトメンバー間での意思疎通が本当に楽になりました。

⑤組織・業務ごと

袋井工場の所属長用、技術部の所属長用といった組織体で分けたり、承認など業務用のグループチャットを作成しています。承認チャットでは、Chatworkのリアクション機能を活用することで承認確認が早くなり、そして連絡を取り合うのが気軽になりました。Chatworkで「了解」のリアクションを確認したら、次のアクションを取って良いという形で運営しています。

このようにChatworkを使うことでいろんな人の知恵を集められるようになりました。

開発する中で悩んでいることがあったら「こういう原料を使えばうまくいくかもよ」とチャット上で社内のノウハウや知識を集約しながら開発を進められています。

藤田：ちなみに、製造現場では、工場長や現場でChatworkを利用しています。というのも、当社では、現場で使う作業標準書の電子化を進めていて、スマートフォンやiPadを製造ラインに支給しています。

製造現場でのマニュアルのデジタル化を進めるために、スマートフォンやiPadを製造ラインに支給していることも追い風となり、製造現場でのChatworkの利用も進んでいるといった状況です。

ChatworkのAPIを製造実行システムと連携させることで、部門間連携がスムーズになった

Chatworkを使ってみて予想していなかったメリットや活用例があれば教えてください。

藤田：当社ではSWiFTという製造実行システムを用いて生産管理部門、製造部門、品質管理部門、設備部門など様々な部門が情報をリアルタイムで共有しながら生産しています。

例えば、製造ラインの準備は設備保全課が担当しており、準備された製造ラインを用いて化粧品仕上課が製品の仕上作業をおこなっています。この製造ラインの準備の状況をSWiFTを介して共有しており、設備保全課が製造ライン準備完了の登録をしないと製造ラインが使えない仕様になっています。

準備された製造ラインには連続使用可能な日数制限がありますが、品質保証課の許可があれば使用期限が延長できることになっています。

この期限延長は各課の依頼を受け、品質保証課によりSWiFTに登録されるのですが、この延長許可がされたことを現場にいる設備保全課や化粧品仕上課は互いに知ることができません。これにより現場が混乱することが良く発生していました。

どんな問題だったのでしょうか。

藤田：例えば、化粧品仕上課が品質保証課にライン期限延長を依頼した場合、以下の混乱が発生していました。

• 化粧品仕上課：品質保証課がSWiFTに期限延長許可を入力したか簡単に確認ができない。確認するためには定期的にパソコンの所へ行きSWiFTを起動して画面を見る必要があるため現実的ではない。
• 設備保全課：ラインの期限延長の許可が下りたことを知らずにラインを片付け始めてしまう。
• 品質保証課：上記2部署の行き違い発覚による化粧品仕上課と設備保全課からの問合せ対応。

ですから、SWiFTの入力が即時で伝達、共有できる仕組みが欲しかったのです。

現在はChatworkのAPIを活用し、現場の担当者がスマートフォンでSWiFTの状態や状況の変化を即時に伝達できるようになりました。これにより、製造現場でも製造に関する情報がスムーズに共有できるようになりました。

製造実行システムと連携したりと導入当初では想定していなかったような活用方法に発展しているのですね。

佐藤：そうですね、Chatworkはそういった意味で柔軟性があるツールだと思います。グループを作るのも簡単ですし、その中にメンバーを追加・削除することもでき、ナレッジや状況の共有という点においても優秀なツールだと思います。

使っているうちにいろんな活用のアイディアが出てくるので、まずは一回使って慣れるのがおすすめです。当社はチャットのおかげで非常に仕事がしやすくなりました。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

佐藤：とにかくまずは使ってみてください。無料で使えるフリープランがありますのでまずは試されると良いと思います。多くのメンバーと同時に始めるとその使いやすさとコミュニケーションの取りやすさを実感されることでしょう。

藤田：メールやFAXと異なり、非常に便利なツールです。一度使い始めるともう手放すことはできません。