Chatworkで日々のやりとりが情報資産に！新商品開発期間も1/3に短縮

年齢・ITリテラシーに関係なく誰でも簡単に使えるChatworkを選びました

貴社の事業内容について教えてください。

藤本：当社は、東京都江東区にある、ジオパック株式会社という農薬・医薬品の包装資材を製造販売している企業のグループ会社です。2016年9月に主に農家を支援するための新規事業部門として立ち上がり、2017年3月にスピンアウトして法人化しました。携帯電話がつながりにくい山あいで威力を発揮するLPWA無線という無線通信技術を用いて獣害対策の支援や林業従事者の安全確保など社会課題の解決に貢献する商品の開発やサービスを提供しています。

関連会社の新規事業として立ち上がったようなイメージでしょうか。

藤本：そうです。母体となったグループ会社であるジオパックは、農薬・医薬品の包装資材の製造販売で比較的安定した収益をあげられていましたが、経営環境の変化に備えて他の分野でも事業を立ち上げ、より盤石な会社経営を実現したいという思いから立ち上がった事業です。

貴社がChatworkを使い始められた経緯を教えていただけますか？

藤本：Chatworkを導入する前は、社内外ともにメールや電話でコミュニケーションを取ることが多く、もっと簡単にコミュニケーションができる方法を探していました。

グループウェアに含まれていたコミュニケーションツールを試用したこともありましたが、そのツールの使い勝手が悪かったため定着しませんでした。

そのため「使い勝手・分かりやすさ」を重要視してツールを探し始めたのですが、その頃にChatworkをメディアで見た代表の時田が「一度Chatworkを試してみよう」と考え、社員数名でモニタリングを行ったのちに正式に採用することになりました。

「使い勝手・分かりやすさ」とはどういった基準だったのでしょうか？

藤本：従業員全員が問題なく使いこなせることを第一と考えました。

グループ全体では、20〜30代の若手社員から50〜60代の社員まで幅広く在籍しています。なので、社内のインフラとしては、どんな従業員でも苦にせず使えなければならないと考えていました。

代表の時田は、社員全員とコミュニケーションを取ることが非常に大切と常日頃から考えており、良いことでも悪いことでも全て従業員全員で共有したいという考えの持ち主です。そのため新たに導入するツールも、全員が漏れなく使えないと意味がないと考えて、Chatworkを使うことを決めたようです。

通常3年間開発にかかるものが1年で商品化に成功

Chatworkを導入するにあたり、苦労された点はありましたか？

藤本：特に苦労した点やトラブルが発生することはありませんでした。

Chatworkを会社のコミュニケーションツールとして導入する旨を社員全員に伝えところ、自然に使われていくようになりました。導入時にChatworkの運用ルールを決めたり、推進者が全社員に使用を啓蒙をしたりする必要もありませんでした。

今はグループ全体でほぼ全社員が使用しており、脳神経で皆がつながっているような、高い密度での情報共有が日々なされています。

グループチャットはどのように分けていますか？

藤本：大きく分けて次の5つのグループに分けて使用しています。

1. グループ会社を含めた全社
2. 部門単位
3. 案件（プロジェクト）単位
4. 業界や最新技術に関するニュース、社内のノウハウ・ナレッジ
5. 一部の社外のお客様や協力会社

このように分けて使用しています。部門には営業、開発、製造などでそれぞれサブグループがあり、案件になるとお客様や商品ごとにサブグループが存在しています。

たくさんのグループチャットがありそうですね。

藤本：私が把握しているだけでも900以上のグループチャットが存在します。チャットルームの名称を出来るだけ分かりやすく工夫し、毎回検索をかけて必要なグループチャットを探しています。

Chatworkはどんな業務のやりとりで使っておられますか？

藤本：全社的な情報共有・告知などの掲示板や、スタッフ間の日々の業務連絡・情報共有などに使っています。Chatworkを使うことで社内の申し送り事項もスムーズに共有することができるようになり、テレワークや出張時に情報共有するのがとても簡単になりました。

例えば、営業部門の場合「問い合わせ総合チャット」というものがあります。新規のお客様を開拓するために使用しており、メールや電話での問い合わせが来た時は必ず即座に転記しています。その後は受注に繋がる案件になりそうかどうかを代表の時田と担当者がチャット上でタイムリーに話し合い、時間の経過とともに、その案件専用の専用チャットを立ち上げるべきか否か判断し、リードから案件化、受注まで漏れなく追いかけるようになっています。

当社は、少人数で出張も多く、社員が同じ場所にいないことが多いのですが、山間部で現場対応中のスタッフと事務所の社員の間でも、Chatworkによって常に会話をしているくらい細かな情報がリアルタイムで共有できています。

社外の方とは、どのようにお使いですか？

藤本：Chatworkをお客様とのやりとりに利用し、製品の問い合わせに対する対応やアプリのアップデートなどに関する情報を共有しています。協力会社とは、商品の開発に関する業務提携している企業との情報共有に使っております。

当社はファブレス企業なので、製造は協力会社に任せておりますが、開発の上では当社が主体的に意見を出し複数の協力会社をまとめていくことが必要です。

一般的には、長時間の会議を何度も繰り返して製品化していくことになりますが、Chatworkを活用することで会議を物理的に開かなくて済むことも多く、情報の共有もスムーズになりました。時間や場所に制約されずにスピーディに商品開発することが可能なため、本来だと開発着工から商品化まで通常は3年くらい時間がかかるものが、たったの1年で商品化に成功しました。

日々のコミュニケーションを情報資産として有効活用できるように

Chatworkを用いて楽になったこと・便利になったことがあれば教えてください。

藤本：以前は、社内外ともに連絡でメールを使うことが多く、メールは体裁を整えた文章を書かなければいけないため、手間がかかっていました。また、レスポンスも悪く、ストレスになることが多かったのですが、それらの問題が解消しました。

また、メールは大量の情報が五月雨式に行き交うことが多く、社内外の連絡や各種話題が入り乱れてしまうこともあって、情報を処理する以前に整理することがとても大変でした。今はやりとりがトピックごとに時系列で記録されるので助かっています。

他には、容量の大きいファイルの共有が楽になりました。添付ファイルや書き込んだ内容を簡単に遡れるので、日々のコミュニケーションが自然に情報資産として有効活用できるようになった点が本当に有難いと思います。

他にもChatworkに対するご感想があれば、お聞かせいただけますか？

藤本：繰り返しになりますが、情報を効率的に共有することで商品の開発時間を従来の3分の1に短縮できたのは非常に大きかったです。

商品開発はできるだけ短期間で実現しないと、市場が必要としているタイミングを逃してしまうこともあります。そういった意味で、実質どれくらいの金額になるかは算定できないものの、当社の事業にとって非常に大きな貢献をしていただけたことに大変感謝しています。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

藤本：新規事業を立ち上げるには、とにかく大量の情報を収集し、社内外の多くの方と情報を共有することが必要です。そのためには、できるだけコミュニケーションコストが低いツールを使う方がストレスも少なくスムーズにプロジェクトが進行します。

当社の場合、複数の拠点間で連携を取りながらプロジェクトを進めなければならないことや出張中に出先から情報を共有しなければならないことが多く、Chatworkにどれだけ救われたか言葉にあらわすのも難しいくらい大変感謝しています。

現在では、働き方に多様性が認められるようになってきています。そのため、テレワークやワーケーションなどが一般的になり、働く人・場所・時間が多様になりつつあります。いつでもどこでも簡単にコミュニケーションを取ることができるビジネスチャットツールを使う人は確実に増えています。

もしビジネスチャットツールを使うなら、誰でも簡単に使えてコミュニケーションコストが低いChatworkが最もオススメです。とにかく使ってみて、自社にあった運用方法を模索されると良いのではないでしょうか。