メールや電話の課題を解消 働き方改革やペーパーレス化も促進

出先での情報共有と多拠点コミュニケーションに課題

まず、御社の事業について教えてください。

櫻井（信）：当社はBtoB向けに住宅用サッシ、建材、水まわり商品の販売・施工事業を展開し、BtoC向けに不動産売買、賃貸仲介、管理及びリフォーム工事を提供している会社です。福岡県大牟田市に本社を置く他、福岡市と佐賀に支店を構えています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

櫻井（信）：Chatworkを導入したのが2013年なのですが、当時は社内の情報共有ツールが電話かFAX、メールしかありませんでした。電話は1対1のやりとりになるので、連絡したのに全体に共有できていなかったり、伝言ゲームになってしまって誤った情報が伝わったりといった欠点があります。FAXも会社にいないと受け取れないので、スピード感がなく、情報伝達にタイムラグが生じてしまっていました。ではメールはというと、やはり情報共有がやりにくいという課題を感じていました。

藤永：当時はメールを確認するのに自らメールボックスを開いて情報を取りに行く必要がありました。また、携帯電話でメールを確認するために、PCから転送していたのですが、そういった設定をするのにある程度のスキルが必要で、なかなかできない人もいました。結果として、出先からタイムリーに情報をつかむ手段がない状態だったのです。

中村：当社は拠点が3つに分かれています。私はBtoB事業の責任者として3つの拠点をすべて見ているのですが、拠点間をまたいだ情報伝達に課題が多いと感じていました。言った言わないになることも多いですし、現場の担当者はメールアドレス自体持っていない人もいます。日々やりとりする情報には採用関係などの特に重要な事項も含まれますから、抜け漏れが発生することは大きな問題になります。情報ツールを一本化し、情報伝達を効率化する必要がありました。

櫻井（信）：ファイルの共有についても課題がありました。各自がパソコンに保管しているファイルや、社内サーバに保管しているファイルは外部からのアクセスができません。情報共有に加えて、手軽にファイルを共有できる手段も探していたところ、その両方を満たせるツールとしてChatworkを知ったのです。

他社グループウェアよりも使い勝手がよく、料金も安価だった

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

櫻井（信）：他社のグループウェアをトライアルで導入し、比較しました。他社ツールはチャット以外にも様々な機能が搭載されていたのですが、逆に機能が多すぎて使い勝手があまりよくない印象でした。Chatworkは使い勝手がよく、料金も安価です。使い比べてみて、すぐにChatworkに決定しました。

櫻井（重）：メールと比較してもChatworkは優れていましたね。メールは「お世話になっております」など定型文を入れるのが慣習になっていますが、Chatworkならいきなり用件を切り出せます。必要なメンバーをグループチャットに入れて、必要ならさらに相手をTOで選択すればいいと、わかりやすい。写真や動画も簡単にアップできますし、メールと違ってクラウドストレージ的な使い勝手も優れています。

Chatworkの導入浸透はスムーズに進みましたか。

櫻井（重）：できるだけ職責上位の人が積極的に使うようにしたり、メンバーのチャットにリアクションするようにしたりはしていましたが、そもそもChatworkは使い方が簡単なので、問題なくスムーズに定着したと思います。

Chatworkで"価値観の共有"を図り、組織としての一体感を高める

Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

藤永：全社員向け、役職別、部門別、採用などのチーム活動別、お客様別のプロジェクトなどに分類してグループチャットを作成しています。「役員一斉」チャットは役員のみが参加し、重要情報の共有。「事業部一斉」チャットは各事業部ごとの情報共有に活用しています。その他、各拠点ごとのグループチャットや、拠点ごとの幹部を集めたグループチャットなど、階層や部門、拠点を様々な形でまたいで使用しています。

御社ならではの活用法がございましたらご紹介をお願いします。

中村：当社ならではといえるのが、「朝礼配信」グループチャットです。週に1回行っている朝礼の内容を動画にして共有することで、会社として価値観の共有を図っています。これなら、朝早くから現場に出ていて朝礼に参加できないメンバーも、朝礼の内容を後から確認できるというわけです。当社は組織としての一体感を高めるため、この"価値観の共有"という点に重きを置いています。

藤永：他にも、「マイITツール」チャットで、各種ITツールのIDとパスワードを管理しています。以前は個々人で紙に書いて管理している人が多かったのですが、Chatworkなら一元管理できますし、パスワードが何だったか探す手間も省けます。

また、マニュアル保管BOXとしても活用しています。たとえば接客のロールプレイングについてのマニュアルをYouTubeで限定公開し、そのURLを貼り付けるなどしています。忙しくてなかなかロールプレイングの時間がとれないなか、営業の教育や研修の一環として役立っています。

不動産事業では、お客様からの声を収集するのにもグループチャットを活用しています。以前はお客様からの声について一元管理する手段がなかったのですが、今は専用のグループチャットをつくり、そこに上げています。それにより、問い合わせ内容に応じて適切な人がすばやく対応でき、抜け漏れもなくなりました。また、テンプレートを作成しており、お客様の声を書き込む際はそのテンプレートに沿って入力してもらっています。これは、電話等を受ける人間が必ずしも不動産事業の担当者とは限らないからです。テンプレートを活用することで、必要な情報をしっかりと確保できます。当社では顧客管理システムも別に導入しており、入力担当者がグループチャットから情報を移しています。その際も、テンプレートを活用することで漏れがありません。

社外の方ともChatworkを活用されていますか。

藤永：お客様や協力会社様、また税理士や社労士の方ともChatworkを活用してやりとりしています。Chatworkは使い勝手がシンプルなので、こちらからChatworkを使ってもらえるようお願いする際も受け入れてもらいやすいですね。

情報共有が効率化され、テレワーク推進やペーパーレス化にも効果

Chatworkを導入した効果について教えてください。

櫻井（信）：外出先でも情報共有ができるようになったことで、テレワークなどの働き方改革が進み、紙の消費量も半減してペーパーレス化が実現できています。結果として、人件費や印刷代、移動費、採用コストなど、様々なコスト削減につながっていると感じています。

中村：不動産はもともと紙がとても多い業界です。図面や物件情報は一定期間の保存が義務付けられており、まだ紙が欠かせませんが、逆にいえばそれ以外の部分でペーパーレスが進んでいます。たとえば、見積書やチェック表などはPDFでChatworkに貼り付けられますからね。

そうしたフローの変化により、今までは対面で紙を手渡ししていた営業担当者が、わざわざ事務所に戻らなくてもよくなったことも大きいです。たとえば、産休や育休明けのメンバーなどは出社しなくても自宅で仕事ができるわけですから、Chatworkはワークライフバランスにも寄与しているといえます。コロナ禍でのテレワークも、Chatworkがなければ難しかったでしょう。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

櫻井（信）：Chatworkを導入したことで、情報共有に関する課題を解決できました。送信後も編集できたり、リアクション機能で簡単に返信できたり、「未読」アイコンで確認しなければならないチャットを把握できたりと、メールにはない便利な機能が数多くあります。

マニュアルの保管や過去の事例の蓄積にChatworkを活用することで、仕事の平準化や新入社員の早期育成を実現できます。Chatworkがない状態は、今となってはもう考えられないですね。

ありがとうございました。