“脱・電話、メール、回覧板”で情報共有の速度と正確性が大幅改善

社内の情報共有には未だに回覧板が使われていた

まず、御社の事業について教えてください。

後藤：当社は1835年、岐阜県美濃市にて創業した紙文具製品の製造販売会社です。1,300年の歴史を紡いできた美濃和紙を中心に取り扱っております。伝統文化を継承して後世へ伝える使命を遂行していくとともに、「若いチカラ」や「新しい発想」を柔軟に取り入れて、お客様に喜んでいただけるようなモノづくりを目指しております。

Chatworkを導入するきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

後藤：当社は、社長や経営幹部が意思決定を行うため、情報の吸い上げや社内共有などのスピードをとても重視しています。ここで言う「情報」とは、たとえば市場の動きや競合他社の情報、お得意先様の売り場の状況や、お客様からのクレーム、改善要望といったものです。以前はこうした多様な情報を集約するツールがなかったため、情報の共有スピードに課題があったのです。

それまで、社内の情報共有ツールは何をお使いだったのでしょう。

石原：社内連絡は主にメールです。また、会社行事のお知らせを周知する際などは、回覧板を使うこともありました。回覧板がまわってきて、名前のところにハンコを押して社内をぐるぐるまわしていくのですが、そのやり方だと情報が全体に行き渡るのに1週間とか2週間とかかかるんです。かといってメールで一斉送信しようとすると、抜け漏れがあったり、なぜかエラーで返ってくるアドレスがあったりで......情報共有にはストレスを抱えていました。

そこで、以前は営業部と企画デザイン部でプライベートチャットのグループを作り、情報を共有する取り組みを行ったこともありました。

非公式にメッセージアプリを使用するも、ファイル送付に課題

営業部と企画デザイン部は、普段どんなやりとりをされるのでしょう。

石原：企画デザイン部では、自社商品を企画する仕事を行っています。商品を企画するためには何よりも情報が大事なのですが、どうしても岐阜県美濃市にいることもあり、全国の売り場の状況が見えにくいのです。そこで、プライベートチャットを活用し、売り場の写真を撮って送ってもらったり、営業がお客様を訪問した際の商談内容を共有してもらったりしていたのです。

しかし、プライベートチャットにも課題がありました。送付できるファイルの容量に制限があり、少し長い動画になると送信できなくなるんです。また、プライベートチャットは会社としてオフィシャルに採用していたツールではなく、社内では相変わらずメールが主な連絡手段でした。そういった事情から、情報共有をもっとスムーズに行えるツールとして、Chatworkを会社のオフィシャルなツールとして導入したのです。

他社の成功事例を見てChatworkの導入を決めた

数あるチャットツールのなかから、どのような経緯でChatworkを選んでいただいたのでしょうか。

石原：もともとChatworkを知ったきっかけは、当社で行っている「ベンチマーキング」という施策です。異業種の会社さんを訪問して、業務改善の事例などを学ぶ取り組みなのですが、そこで他社さんがChatworkを導入していることを知ったのです。その話を社員が持ち帰って代表の古川に提案したところ、古川も乗り気になって導入に至ったという経緯です。

他社ツールとの比較はされましたか。

石原：特にしませんでした。ちょうど当時、私たちが使っていたプライベートチャットとは別のチャットを使う人が増えてきた時期だったのですが、やはりプライベート用のツールを仕事用としては使うべきではないという判断になりました。また、先ほど申し上げたベンチマーキングで、他社のChatwork活用の成功事例を見ていたので、良いものはそのまま真似しようということになり、Chatworkを選びました。

用途別に細かくグループチャットを作成

Chatworkの使い方についてもお聞きします。グループチャットの種類や構成、利用者について教えてください。

後藤：グループチャットには、社内チャットと社外チャットがあります。社内チャットは、全社チャット、役職ごとのチャット、部門ごとのチャット、グループごとのチャット、プロジェクトごとのチャットなどを設定しています。特に本社と支店は内線が使えないので、支店メンバー一人ひとりと本社をつなぐ専用のグループチャットを設けています。

石原：グループチャットは必要に応じて細かく作成しています。たとえば、代表と部長だけがやりとりするチャットや、代表と幹部がやりとりするチャット、残業申請を行うためのチャットなどです。ユニークな使い方としては、勤怠管理にChatworkを活用しています。勤怠に関するお願いなどを人事から発信して、それを社員が確認したらリアクション機能で「確認しました」ということを伝える使い方です。

面白い活用法ですね。以前は回覧板をまわしてハンコを押してもらっていたというお話がありましたが、Chatworkでの発信が回覧板、ハンコがリアクション機能に置き換わったような形ですね。

後藤：このような当社独自の使い方は、月に1回実施している全社改善会議の中で生まれることが多いです。お知らせに対して、社員全員が「了解しました」とコメントしてしまうと、お知らせ自体が流れてしまって後から見る人が大変ですからね。

石原：用途を細かく分けているグループチャットもあります。たとえば、企画デザイン部だと、ミス報告をするためだけのグループチャットも作っています。すると、ミスに関する知見がグループチャットに集約されるので、後から振り返るのにも便利なんです。

後藤：同じように、営業部でもクレーム報告をするためだけのグループチャットがあります。また、営業部の中で幹部陣だけのグループチャットも作っています。そこは、課長が部長に決裁を仰ぐ際などに使用されます。挙がってきた内容について、グループチャット内で揉んだり、GOサインを出したり、他の部長が入っているグループチャットに投げて意見をもらったりと、Chatworkにチェック機能を持たせているイメージです。

Chatworkで協力会社とのやりとりもスピーディーに

生産商品部ならではの使い方はありますか。

石竹：生産商品部は2つの課があり、その中に5つのグループが存在します。Chatworkでは、グループ別のグループチャットのほか、課ごとのグループチャット、生産商品部全体のグループチャットと細かくグループチャットを作成して情報の共有を図っています。また、外部の協力会社さんとのやりとりに使用するグループチャットもあります。

先ほど、後藤さんがおっしゃった「社外チャット」ですね。詳しく教えていただけますか。

石竹：良いものづくりのためには、協力会社さんとの連携が欠かせません。私たちも、毎日のように多くの協力会社さんとやりとりをChatworkで行っています。具体的には、商品の仕様を確認したり、納期の調整を行ったり、クレームの報告を行ったりすることが多いですね。Chatworkはテキストだけでなく、ExcelデータやPDFなども簡単に送付できるのが便利ですし、当社のパートさんにもグループチャットに入ってもらっているので、情報伝達がとてもスムーズに進むのです。

石原：企画デザイン部としても、協力会社さんとChatworkでつながっていることには大きなメリットを感じています。というのも、以前までは先方の営業さんが現場の方の声を吸い上げて、私たちに伝えてくれるという流れで仕事を進めていました。私たち企画デザイン部が、先方の現場の方と直接やりとりすることはできなかったのです。

しかし、Chatworkには、先方の現場の方も含めて入っていただいているので、営業さんを介さずに直接やりとりができるようになりました。データを送ったり、ミスを修正していただいたり、先方の現場の方にお願いしたいことをダイレクトに伝えられるようになり、業務のスピードが飛躍的に速くなったと感じています。

後藤：担当者の方が変わった場合もChatworkだと安心です。メールだと前任者の方とやりとりしていた履歴を確認するのが大変なんですが、Chatworkなら新しい担当者の方をグループチャットに追加すれば履歴が追えるので、引き継ぎもスムーズに進みます。これは社内でも同じことが言えますね。

検索機能のおかげで過去の重要な情報を参照できる

過去の履歴を参照する場面もあるということでしょうか。

後藤：そうですね。新しいプロジェクトであっても、過去のやり方が参考になることも少なくないですから。

石原：Chatworkは検索機能が優れているので、キーワードだったり人の名前だったり、いろいろな言葉で情報を引っ張ってこられるのが便利ですね。Chatwork上で会話したなかに、重要なキーワードが含まれていることもよくあります。たとえば、最初に商品を企画したときは仕様書に書くほどではない些細なことだと思っていたけれど、翌年またつくろうとしたときに重要度が増していたなんてこともあるんですよそういった情報はChatworkで検索すれば出てくるので、探す時間が省けます。

営業部でも過去の履歴を参照することはありますか。

栗下：ありますね。私は社内にすごくたくさんお願いや指示を出すことが多いのですが、"言った言わない"になるのが怖くて、電話ではなくChatworkを使うことを徹底しているんです。それで、後から「あの指示、ちゃんと出したっけ？」と確認するためにChatworkを検索することが多いですね。反対に、自分がもらった指示を失念してしまっていた際、どんな内容だったのかを確認するために検索することもあります。

社内の電話とメールが大幅減少、コミュニケーションロスも防止

Chatworkを導入した効果をどのように感じていますか。

栗下：社内からの電話が減ったのが大きなメリットだと感じています。私は電話に関しては極力、お客様とのやりとりに使いたいんですね。社内からの大量の電話を受けていたら、お客様の電話に出られないかもしれませんし、電話だけで一日が終わってしまう可能性だってあります。Chatworkなら移動中など、電話できないときにでも使えますし、口頭ではなくテキストに残すことで"言った言わない"が起きません。また、仮に電話するときでも、どんな用件で電話したいのかを先にChatworkでやりとりしておけば、電話にかかる時間も予測できます。

石原：たしかに、"言った言わない"のようなコミュニケーションロスはなくなったと思います。チャットはリアルタイムで使えるので、「今営業がいないから後にしよう」とか、「明日から出張だから、帰ってきてから相談しよう」みたいなことがありません。リアルタイムに議論したり、問題を解決したりできるのが、最大のメリットだと感じています。

後藤：社内のメールはほぼゼロになりましたね。内線も減りました。

石原：内線が減ったのは大きいですね。内線をかけるということは、生産現場の手を止めてしまうということですから。だから、今までは生産に内線をかける際は、何時から何時までみたいなルールがあったんです。Chatworkならそういった縛りもなく、自分のタイミングで確認してもらえます。

最後に、Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

後藤：仮に、今からChatworkを使えなくしますと言われたら、これはかなり困ることになります。当社にとってそれくらいChatworkはコミュニケーションの軸であり、なくてはならない存在なんです。もし、まだコミュニケーションツールを導入していないなら、Chatworkの効果は非常に大きいと思うので、ぜひ導入してみてはいかがでしょうか。

ありがとうございました。