Chatworkで時間を有効活用！電話・メールを排除し店舗数拡大を実現

事業拡大を見据えて、Chatwork有料プランを導入

貴社の事業内容について教えてください。

西川：「もったいないのココロで地球を笑顔に」をビジョンに掲げ、ネット通販で返品された商品やパッケージに傷がある商品、賞味期限間近などで一般小売店で販売できなくなった食品などの訳あり商品を仕入れて、アウトレットストア「222」にて流通価格の半額以下で販売しています。

店舗も非常に人気で、店舗数も拡大していると伺いました。

西川：ありがとうございます。元々はネット通販専門店からスタートしましたが、滋賀、京都、大阪、三重、神奈川と9店舗ありまして、現在も店舗数が拡大しています。今年の夏には神奈川県の厚木市に10店舗目がオープンいたしました。（※2022年8月末時点）

Chatworkはどのようなきっかけで使われ始めましたか？

西川：実は、多店舗展開する前のネット通販専門店時代から利用しています。口頭ベースのやりとりだと時間がかかるので、報連相に関しては文面でやっていこう、という代表の判断でChatworkを無料で使い始めました。

リアル店舗での事業を始めるにあたり、多くの人と情報を共有することが必要になり、有料プランに切り替えて利用するようになりました。

パート・アルバイトの方も含めて利用いただいているのでしょうか？

西川：本部と店舗にパート・アルバイトのスタッフを入れて120名ほど勤務しており、全員で使っています。正社員が有料プランで、それ以外は無料プランです。社員はパソコン、その他はスマホを使ってChatworkを利用しています。

当社では、コンプライアンスの観点からパート・アルバイトのスタッフにもChatworkを使ってもらっていて、勤務開始時にアカウントを作成してもらっています。

Chatworkの活用で各店舗の成功事例を速やかに横展開できる体制ができた

どのような形でChatworkをご利用なさっていますか？

西川：大きく分けて、3つの目的でグループチャットを使っています。

1. 店舗と本部の情報共有
2. 店舗間の情報共有
3. 各店舗の情報共有

1つ目は店舗と本部の情報共有を目的とするもの。　

店舗から本部へは売り上げ実績を日次、週次で報告を受けています。また、各店舗で販促に役立った取り組みを、ディスプレイの写真などを用いて共有してもらっています。一方で本部からは、仕入れに関する情報やキャンペーンに関する情報を各店舗に知らせています。

仕入れに関する情報を丁寧に扱わないと、キャンペーンで販売するとチラシで予告しているのに店舗に商品が並んでいなくてお客様にご迷惑をおかけするようなトラブルに発展しかねません。

また、店長への依頼や確認事項のタスク管理にも活用しています。期限付きでやらなければならないタスクを見える化しています。例えば、人事、事故の再発防止などで、本部からの指示に対して店長が実際に行動をとっているかがわかるようになっています。

2つ目は、店長同士が店舗間の情報共有で使っています。

当社のように多店舗展開している企業にとっては、各店舗の成功事例をいかに早く他の店舗でも取り入れるかが売上に大きく関わってきます。

店長同士が成功事例や取り組みをチャットで共有することで、普段顔を合わせることが難しい環境下でも良いものを速やかに取り入れられる状況になっています。

3つ目は店舗ごとの情報共有です。

各店舗ごとのグループチャットでは、店長が毎週決めているテーマに関してパート・アルバイトスタッフが週報を投稿しています。その店舗に所属していない全従業員をこのグループチャットに入れていて、本部や他の店舗の店長も目を通します。

パート・アルバイトスタッフの週報には、運営面での改善点が書かれていることが多く、「検品台が荷物置き場になっていて、レジが混んでしまう」など、スタッフが日々働く中で感じた気づきなどを他の店舗にいく機会がないスタッフも知ることができています。

どんな些細なことでも報告してもらい、問題が大きくなる前に解決できる風通しの良い職場を構築できています。

それ以外には、仕入れ先である問屋さんから商品を紹介してもらったり、新店舗のオープンなどのプロジェクト管理に使っています。次に新しい店舗をオープンする時にどんなタスクをこなさなければならないかを振り返るのに使用していますが、会社の財産と言っても良いほど非常に重宝しています。

検索をすれば過去のPopや仕入れ情報がわかり、データベースとしても活用できている

Chatworkを使うことで便利になったこと、良かったことがあったら教えてください。

西川：時間を有効に使えるようになりました。

口頭で各関係者に情報を共有しようすると、文章で一斉に共有するよりも時間がかかってしまいますし、一回伝えたことが正確に伝えきれていないこともあります。また、電話だとお互いが電話ができる状態でないと会話ができないというデメリットもあります。

代わりにChatworkを使ってやりとりをするようになると、記録が残りますし、書かれてから時間が経った後でも情報を確認することができます。

また、以前はメールを使っていたのですが、メールだとどうしても体裁を整えて書くのに時間がかかっていました。チャットだと要件を伝えるだけで良いので重宝していて業務も捗っています。今では、仕入れ先を含めて、よほどの緊急事態以外の時はChatworkで連絡を取り合うようにしていますが、本当に便利です。

西川様もそうですが、店長さんは接客もあるしずっと電話に貼りついている訳にはいかず、電話よりもチャットの方が小売業には向いているように感じました。

西川：そうですね。そのように思います。　

私の場合、それに加えて、過去の記録を振り返る時に便利なのがとても気に入っています。

情報が時系列に並んでいますし、過去に店舗と共有したPopや写真、そして仕入れに関する情報をデータベースに落とし込んだファイル類をChatworkに保存していまして、それらを検索するのが簡単なので非常に助かっています。

例えば、一年前のイベントでどんなタスクをこなしたのかを簡単に振り返ることができるのが嬉しいです。

店舗に行かなくても現場の声や店舗の様子がわかるようになった

同業他社に紹介したいChatworkの使い方があれば教えてください。

西川：店長に店舗の状態を説明してもらう際に、文字だけでなく、店舗の様子を写真で撮って共有してもらうことが少なくありません。店舗の写真を共有してもらうことで、本部にいるスタッフが店舗を訪れなくても現場の様子がよくわかります。

また、現場の様子を把握するためにも、パート・アルバイトスタッフの声を直接Chatworkを通して聞くようにしていますが、多くの店舗を展開するには現場の声を聞くことが大事なので、これをやって良かったと思っています。

当社の場合は、お店が遠方にあって散らばっておりますので、Chatworkでお店に行かなくても現場を知れるというのは助かっています。

そして、店長会議の時には、Chatwork Liveを用いて遠方にいる店長たちと会議を行うようにしています。立場上あちこちの店舗のスタッフと話をしなければなりませんが、移動することなく情報を共有できています。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

西川：Chatworkはスマートフォンが普及している現在、多くの人が簡単に使いこなすことができる便利な情報共有ツールです。

最初は無料で利用できるので、とにかく使ってみてください。また、私用と業務用でプライベートチャットと切り分けて使うためにも採用をオススメします。

チャットのメンバーを運営者が管理しやすいことから会社の資産となる機密情報の漏洩を管理する目的でも非常に使い勝手が良いツールです。