チャットワーク導入のきっかけはオフィスの移転

まずはお二人のお仕事について教えていただけますか?

大西 : 管理部 情報システム・セキュリティグループの大西 康太です。社内のネットワーク関連やPC機器の管理など社内向けITシステムの運用改善をおこなっています。チャットワークのアカウント管理も私の仕事です。

山下 : 事業本部 西日本事業部 西日本第二営業グループの山下佳納です。お客様に対して製品及びそれを活用するための人的サービスの提供をおこなっています。当社の主力製品は顧客管理システムの「Synergy!」ですが、ただ製品を提供するのではなく、メールや広告配信、設定代行、データ分析などお客様のCRM活動に関わるあらゆる業務をサポートしています。

「外出先でも最新の情報が確認できて便利」と語る営業担当 山下様。
そんなシナジーマーケティングがチャットワークを導入されるきっかけは何だったのでしょうか。

大西 : きっかけは東京オフィスが移転したことです。移転に伴い、それまで全社的に使用していたメッセンジャーツールが使えなくなったのです。 また社内の各所で別のチャットツールが使われ始めており、コミュニケーション効率化のため全社的に利用するチャットツールの導入が求められている状況でした。

競合製品ではなく、チャットワークを選択した理由

別のチャットツールとは何ですか?

大西 : GoogleハングアウトやSkypeなどです。最初は、社員それぞれが使いやすいツールを使っていましたが、その結果、社内にたくさんのチャットツールが乱立してしまいました。そういった状況から、会社としてチャットツールを一本化することの必要性を感じるようになりました。

チャットワーク以外にも比較されたツールはありましたか?

大西 : いくつか案はありましたが、最終的に3つに絞りました。チャットワーク、Slack、Googleハングアウトです。

その中からどうしてチャットワークを選んでいただいたのでしょうか。

大西 : すべて実際に使い込んで検討したのですが、チャットワークを選んだポイントは3つあります。「価格の安さ」と「使いやすさ」、そして「すでに多くの社員が使用していた」ことです。

なるほど。しかし、価格は......。

大西 : そう、Googleハングアウトは無料ですよね(笑)。ただ、ハングアウトはコメントが編集できないなど、機能面での制限が多かったのです。その点、チャットワークはUIが直感的で日本語に対応しており、使いやすかった。Slackは海外のサービスということもありUIが英語ベースで、使い方も少し米国寄りという印象を受け、社内への浸透に不安を感じました。価格もチャットワークより高めです。つまり、価格と使いやすさのバランスが非常に優れていたのがチャットワークだったのです。

ありがとうございます。それまで別のツールを使っていた方もいたわけですよね。チャットワークに一本化することに対して反対の声はありませんでしたか?

大西 : たしかに他のサービスを使っていた社員もいたので、拒否反応があるのではと懸念していましたが、特に問題なく浸透しました。すでにチャットワークを使っていた社員が多かったですし、他のツールを禁止したわけではないので、それもよかったのではないかと感じています。「他のツールも使っていいけれど、あくまで会社として全社導入するチャットツールはチャットワークです」ということを明確にしたのです。

仕事はもちろん、社員同士のコミュニケーションにもチャットワークを活用

社員の皆さん、そしてお二人はチャットワークをどのように活用されていますか?

山下 :社内での会話はもちろん、外出先からの依頼や連絡の確認、各案件担当者のコミュニケーションツールとして使っています。仕事だけでなく、飲み会のためだけのグループチャットを作るなど、業務外でのコミュニケーションにも活用しています。たとえばバレンタインデー前になると、女性社員だけを集めたチャットを作って相談したり(笑)。

大西 : そんなグループチャットがあったんですね。会話だけでなく、データ管理やタスク管理にも使っています。あくまでプラスアルファの機能として考えていたのですが、コミュニケーションとタスク管理が一緒にできるのは便利ですね。

タスク管理というと、別の方にタスクを振るような使い方でしょうか?

山下 : 実は人に振るのはまだちょっと躊躇していて、主に自分のタスク管理です。

大西 : 社内を見ても、チャットワークでのタスク管理は自分だけで使っている人が多いようです。ただ、折り返しが必要な 電話があったときや、相手に必ず対応して欲しいことは担当タスク管理機能を使っています。

チャットワークを使ってよかったこと

チャットワークを使ってよかった点や便利だった点は?

山下 : 以前使用していたメッセンジャーツールは外出先では使えませんでしたが、チャットワークは外からでも連絡できるので便利ですね。メールでもいいのですが、わざわざメールで送るのも......と思うようなことでも気軽に送ることができます。

大西 :ファイルが検索できるのもいいですね。チャットはその性質上、どんどん会話が流れてしまいます。そのままだと埋もれてしまったファイルを見つけるのは難しいのですが、チャットワークではファイルを検索すると、そのファイルがアップされているグループチャットに飛ぶことができます。

山下 :ファイルだけでなく、キーワードで検索できるのも助かります。同じお客様に対して複数の案件が動いていると、グループチャットもその数だけ作られるので、どこで何を話したかわからなくなってしまうことがあります。そういうとき、キーワードが検索できるのは非常に便利です。

大西 : 細かいところでは、メッセージを未読に戻せる機能もよく使っています。メッセージを読んでから、この内容は後でもう一度確認したいと思うことがあるのですが、そういうとき未読に戻しておけば、忘れずに確認できます。

山下 : 意外とよく使うのはエモーティコン(絵文字)ですね。誕生日などに「おめでとう!」とメッセージを送るとき、全種類押して送るのが流行っています(笑)。

大西 : 華やかだし、盛り上がりますよね。

営業担当者が「初受注しました!」とチャットワークで報告。成果を賞賛し合う文化をチャットワークでも表現。

コミュニケーションにかかる時間やストレスの軽減

ありがとうございます。最後にこれからチャットワークの導入を検討されている企業様に向けてメッセージをお願いします。

大西 : 社内コミュニケーションにかかる時間やストレスを軽減させたいなら、十分なメリットをもたらしてくれるサービスです。他のツールよりも使いやすいですし、価格も安い。導入してから社内に浸透するまでのスピード感は魅力的だと思います。