チャットワークの導入で業務スピードが劇的に変わる

会社の成長と事業スピード維持の両立

貴社の会社概要や事業内容について教えてください。

岡田 : 当社はソーシャルネットワーキングサービスのGREEを創業事業として、ゲーム事業、コマース・ライフスタイル事業、コミュニティ・メディア事業、広告事業、投資事業といった領域でインターネットサービスを提供しています。昨年で創業10周年を迎え、「インターネットを通じて世界をより良くする」をミッションに事業展開をおこなっています。

最近はモバイルゲームだけではなく、数多くの新規事業にも取り組まれているようですね。

岡田 : はい。従来のゲーム事業だけでなく、最近では定額フィットネスサービスの「レスパス」や、オンラインリフォームサービスの「リノコ」など、インターネットによるリアルな産業の課題解決につながるような新事業にも積極的に取り組んでいます。また、啓発要素とゲーム開発ノウハウを融合したアプリの提供など、「インターネットを通じて世界をより良くする」というミッションの実現に向けて、総合インターネット企業へと進化しています。そうした流れもあり、事業範囲の拡大、職種やワークスタイルの多様化といった環境変化があっても、インターネット企業としてのスピード感を維持しながら効率的に業務がおこなえるためのIT環境の整備が求められています。

急成長の中で生まれた管理の悩み

Chatwork導入以前に抱えていた問題はありましたか？

岡田 : 2013年のChatwork導入以前にも別のチャットツールは導入しており、全社規模で活用されていました。もともと社内のやり取りではEメールよりもチャットを使うという文化が浸透していたためですが、それまで使っていたチャットツールは本来コンシューマー向け製品だったこともあり、適切なアカウント管理や社外との情報共有の制御といった管理者によるコントロールができず、情報セキュリティ管理という観点からもあまり好ましくない状況でした。

また以前のチャットツールはモバイルアプリもありましたが、動作が重くてまったく使えなかったため、外出先や社外にいるときの利便性が悪かったですね。

他にも悩んでいた点などありましたでしょうか。

岡田 : タスク管理において、全社共通ツールがなかったので、プロジェクトごとの管理工数が多くかかったのが悩みでした。たとえばガントチャートを作って、タスク一覧を使ってといった感じですね。小さなプロジェクトから大きなプロジェクトまでそれらを作るので、時間と労力がかかってしまっていました。

適切な管理機能、スマートフォンアプリからの利用によるモビリティの向上、タスク管理による業務の効率化

導入以前の管理上の問題は、どのように解決しましたか？

岡田 : Chatworkでは社外とのやり取り、ファイル共有の制限といった部分をアカウントごとに管理者側でコントロールできるので、セキュリティ面での不安がなくなりました。

Chatwork（チャットワーク）のセキュリティ内容とセキュリティを高める方法 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）は、セキュリティを最大限に強化したビジネスチャットです。高度なセキュリティ基準であるISMSに則ってデータを管理しているだけではなく、ユーザー自身がセキュリティを高められる機能も搭載しています。

社外にいる時に抱えていた悩みはどうなりましたか？

岡田 : 以前に比べるとスマートフォンアプリからの利用がかなり便利です。出張などで外出していてもメンバーとすぐに連絡がつきますし、システム障害が起きた時などの通知も受け取ることができるので、場所を選ばず大半の仕事ができる状態になりました。メールでもこうした通知はやっているのですが、メールには当然ながら社外とのやり取りの情報も混在しているので、主に社内コミュニケーションで使うChatworkの方が、目的の情報にたどり着くのが早いです。

Chatwork（チャットワーク）のスマートフォン（スマホ）での使い方とポイント | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）は、スマートフォン（スマホ）版アプリからChatworkにログインすると、PCでChatworkを使う場合と同じようにチャットにアクセスすることができます。スマホ版アプリの使い方と、スマホ版アプリを使うポイントを解説します。

プロジェクトの管理工数の悩みはどうなりましたか？

岡田 : 小さなプロジェクトでのタスク管理や複数名への作業依頼などの場合は、Chatworkのタスク管理機能が便利です。たとえばチームメンバー全員にちょっとした確認をお願いしたい場合などは、作業内容と依頼者、対応期限を登録して依頼することができるので、作業の抜け漏れ、対応し忘れなどがなくなりました。タスクの消化状況も後からまとめてチェックできるので業務品質の向上にもつながっています。小さなことですがこれは想像以上に大きなメリットだと感じています。

全社的にChatwork導入の方針を出し、複数回の説明会を開催。全社員利用率100%を実現

全社にChatworkを導入する際にどんな苦労がありましたか？

岡田 : 先ほども申し上げた通り、Chatworkの導入以前から弊社では全社的にチャットを使っていたので、使い慣れたツールを変えることへの漠然とした不安感もあったと思います。加えて業務運用の数多くの場面でアラート検知や問い合わせ通知等、数多くの自動化をおこなったり、外部パートナーとの連絡に使っていたりもしたので、一朝一夕に新しいツールをリプレイスするという訳にもいかなかったという背景もありました。

そういった中でどのように全社導入を成功させたのですか？

岡田 : マネジメントからの情報発信に加えて現場レベルでのコミュニケーションにも時間をかけて旧ツールからのマイグレーションプランを丁寧に検討し、また、全社員向けのユーザー説明会なども複数回実施しました。

Chatworkの導入にあたって説明会を複数開かれた時のことについて教えてください。

岡田 : 社内のセミナールームで全社員の希望者に向けて何回かに分けて説明会を実施しました。Chatworkの基本的な使い方だったり、運用ルール、ツール変更に伴う質疑応答なども含めて説明しました。

自社の要件に合わせてChatworkの機能を制御

管理機能をどのように使われていますか？

岡田 : 弊社のChatwork環境ではチャット機能とタスク管理機能のみ利用しています。Live通話やファイル共有機能は他の代替ツールがあるので、管理者側でオフにしています。こうした自社の要件にあった機能制限が細かくできるのも助かります。

グループチャットでコミュニケーションを効率化

グループチャットをどのように活用していますか？

岡田 : 特にルールは設けていませんが、たとえば全社員に広く周知したい情報を流したい場合などは、グループチャットへの参加を管理者の承認なくおこなえるようにしています。たとえば社内システムのメンテナンスや障害情報を共有するグループチャットに利用しており、全社員へのタイムリーな情報伝達が可能となっています。

また、部内メンバーと共有するためのグループチャットやプロジェクトベースで利用するグループチャットなど、用途に応じてさまざまなグループチャットを立ち上げて利用しています。過去の発言内容の検索などもできるので、スピーディーなコミュニケーションが可能となっています。

お互いの信頼関係があるからこそ成り立つ、支え合いのタスク

タスク管理機能をどのように活用されていますか？

岡田 : 使い方はさまざまですが、マネジャーからスタッフへのタスク依頼や、スタッフからマネジャーへの承認・レビュー依頼、またはプロジェクトメンバーへの作業指示などに使うことが多いと思います。また、その時の温度感によって、とりあえず見ておいて欲しい場合はTo機能を使ったりしてうまく使い分けている感じです。

日本のエンタープライズ企業に最適化されたビジネスチャットツール

最後に、これからChatworkを導入しようと考えられている、または検討されている企業の方たちに一言お願いします。

岡田 : 一定以上の規模のエンタープライズ企業においては、利便性とセキュリティのバランスを保ちつつ、社員が安心して業務に使えるツールを選ばなくてはなりません。昨今のコンシューマーITの世界では、友人や家族とのやり取りではチャットを利用することの方が一般的です。そうした 普段使い慣れているチャットツールと同等かそれ以上の機能を有していることに加えて、エンタープライズITならではの機能性や管理機能を備えたツールはそれほど多くないと思います。

社内のコミュニケーションでメールを使っている会社であれば、Chatworkを導入するだけで、社内のメール処理件数は劇的に減ると思いますし、業務スピードも劇的に改善すると思います。そういう意味で、Chatworkは弊社の業務スピードを維持するために欠かせない社内ツールとなっています。