紙の使用量を3割減&情報伝達率2倍を達成！Chatworkで社内活性化を実現

長期的に利用するから丁寧なサービスを提供するChatworkを選びました

貴社の事業について簡単に教えてください。

渡辺：当社は、"明日の「ありがとう」を増やし地域と人々に活力と笑顔を与えるカンパニーへ"といったビジョンを掲げている、創業から165年目の広島県にある商社です。

創業以来「食とエネルギーで暮らしを応援」をモットーに、地元の方々の生活に密着した事業を展開した結果、中四国全体で事業を営ませていただけるようになりました。

現在は食品・石油・ガス・住宅設備機器などの卸売業を始め、ガソリンスタンドやプロパンガスの小売を展開しています。

また、「事業以外でも地域を盛り上げたい！」という強い想いから地元スポーツチームのスポンサーも積極的に行っております。

いろんな事業をやっていらっしゃるのですね。

渡辺：そうですね、当社は現在9つのグループ会社で構成されています。

ガソリンスタンドの接客や食品を販売する営業が従業員の半数を占め、残り3割が事務、2割が倉庫などで作業にあたる者です。Chatworkは、社員全員で社内の情報を共有する目的で使うことが多いです。

Chatworkの導入後は、営業と事務の双方から、「業務効率があがり仕事が捗るようになった」、「顧客からの問い合わせへの対応が早くなった」と感想を聞いています。

どのように業務効率があがったのでしょうか？

渡辺：営業だと接客中、事務だと電話や会議中に、連絡しても相手がつかまらないことがあります。そういった時にチャットだとテキストで履歴を残すことができますし、メッセージを受け取った相手も隙間時間に確認・返信をすることが可能です。

そのため、営業と事務間でのコミュニケーションが円滑になり、営業活動が捗るようになりました。

グループ会社間の取扱商品についてChatworkで情報共有し、クロスセルに繋がった

ビジネスチャットはChatwork以外に検討されましたか？

渡辺：他社のビジネスチャットやプライベートチャットを複数利用しましたが、コストと使い勝手の良さ、サポートの手厚さと日本製ということで、長期的に利用するならばChatworkにしたいと判断して今に至っています。

「既読機能」がついていないことからも、その方がコミュニケーションが円滑になるとも思いました。

また、困った時に、営業担当の方がアドバイスをくれたり運用の方法を教えてくれたりして、他社よりも丁寧なサービスを提供しているので安心して利用しています。

Chatworkはどのように活用されていますか？

渡辺：営業と事務がやりとりを行う以外では、全社、役職、部門、グループ、案件、プロジェクトごとにグループチャットを分けています。

また、必要に応じて各部門でグループチャットを自由に作ってもらっています。管理しすぎず、自由度をある程度高くした方がグループチャットを作った社員自体が推進力になり、社内への浸透度も高まると考えています。

社外の方にChatworkを利用してもらう際に、苦労されませんでしたか？

村本：当社とChatworkを使っている企業の中には、もともとChatworkを利用している方もいました。利用されていない方には、同意を得るのに説明が必要なことがありましたが、特にそれで揉めることはありませんでした。

たまに他社アプリを使うことを提案されることがありましたが、「機密情報漏洩を防ぐために一番使い勝手が良いのはChatworkだから使わせて欲しい」と説明すると納得していただけます。

社内販売にもグループチャットを活用されておられることも驚きです。

村本：メールを使っていた当時は、9つのあるグループ会社間での交流が少なく、自分が取り扱っている商品を他のグループ会社に知ってもらう機会がありませんでした。

そこで、各グループ会社の取扱商品を知ってもらうために、取扱商品の社内販売用グループチャットを作り、各担当者が商品について宣伝するといった取り組みをはじめました。

グループ会社間の交流にもなりますし、各社の取扱製品を知ることで営業提案時のクロスセルに繋がり、会社の収益アップにも貢献してくれています。

非常にユニークな取り組みですね。他にも御社ならではのChatworkの使い方を教えてください。

村本：社長が思いついたことをグループチャットの中で時々発信しています。例えば、社員の誕生日に社長から直接社員に向けて「誕生日おめでとう」と祝うメッセージが発信されることもあります。

9つもグループ会社がある中で、トップが従業員に誕生日メッセージを送るのはなかなかユニークなことではないかと思います。

あとは、採用が決まった学生さんとのやりとりにもChatworkを利用しています。入社後にChatworkを使って仕事をするための予行演習になります。Chatworkは気軽に使えて簡単にやりとりが出来るので、内定者との適度な距離感を保ちやすいので非常に重宝しています。

Chatworkの導入で3割の紙の節約と情報伝達率2倍を実現！

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

渡辺：これまで会議などで紙に印刷した資料を用意して使っていましたが、Chatworkで資料を配布するようになり、紙の使用量が3割減りました。

他には、社内で情報共有するのに電話とメールを使っていましたが、これをChatworkに切り替えることで情報伝達率が体感値として2倍になった実感があります。

私が所属している総務部ではグループ全体を管理していることもあり、さまざまな業種の従業員に連絡を取ることがあります。

その手段が今までは圧倒的に電話で連絡を取ることが多かったのですが、時間効率が悪くChatworkでやりとりの履歴を残しておく方が言った言わないがなく、効率的だと感じています。

その他にも何か変化を感じるような出来事がありましたか？

村本：これは当社特有なのかもしれませんが、Chatworkを使うことで逆に会議の時間が増えるようになりました。

これまでだとメールや電話を使うことで、格式ばったやりとりが多く、意見交換をする際の敷居が高かったように感じます。

しかし、Chatworkを使うことで、情報発信がしやすくなったため、より社内で意見交換をすることが活発になり、会議が増えて建設的な議論が行われるようになりました。

Chatworkを活用することでプロジェクトがうまく進行する

Chatworkを利用していて気に入った点があれば教えていただけますか？

村本：2つあります。1つはグループチャットでプロジェクトの進捗管理と意見交換がしやすいことです。

通常、会議を開くとその場で質疑が行われますが、遠方だったり忙しくて参加できない従業員がいたりして、全員が参加できないことがあります。そうすると、プロジェクト運営がうまくいかず、中には途中で終わってしまうプロジェクトも出てきます。

そこで、プロジェクトが発生したらグループチャットを設けて、進捗の管理を行うようにしました。結果、チャットの履歴を追いながら内容確認ができますし、会議以外での意見交換が出来るようになりました。

Chatworkを使っていない時はメンバーが会議に参加出来ずに行き詰まることが多かったプロジェクトも、プロジェクトメンバー全員で進捗が図れるようになり効率的に最後までやり遂げられるようになりました。

2つ目は、リアクション機能があることです。社内通達は必ず見て欲しい重要度が高いものが多いです。メールで通知すると、埋もれるものもあって、見ていない従業員も出てきます。

しかし、Chatworkのリアクション機能を利用して、重要度の高い通達には必ずリアクションをするようお願いをしたところ、情報伝達率が目に見えてあがるようになりました。

以前は「既読機能があった方が良い」と考えていましたが、今は「リアクション機能を使って反応を示してもらう方が、より情報共有がうまくいく」と思うようになりました。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

渡辺：当社は導入当時にChatworkを使いこなせるように技術面・機能面において営業の方からたくさんアドバイスをいただくことができました。

今も時々サポートをしていただくことがありますが、問題を解決するのに本当に親身になっていただき感謝しております。自身の経験から、導入をするか迷っている方は、Chatworkのことを信じてご利用いただければと思います。

村本：Chatworkは何よりシンプルなインターフェースが使いやすいです。これはITツールの導入がなかなかうまく進まない企業にとって重要な導入要素だと思います。

私たちの会社ではDX推進部隊の人員が十分に確保できておらず、導入当初は、約230名に使わせることに不安がありました。

しかし、Chatworkはシンプルで使いやすいため、ITリテラシーの少ない従業員も問題なく使いこなせたことから、当社のオフィシャルコミュニケーションツールとして活用できています。

日常での連絡手段が変化してきている中、電話やメールよりもスピード感があるチャットこそ現代のITソリューションには必要不可欠ではないでしょうか。