営業日報がきっかけで、農機具レンタルサービスを開始！情報共有で変わる店舗運営

業務で扱う情報を安心してやりとりできる手段を探していた

貴社の事業内容について教えてください。

野澤：もともと、トラクターやコンバインなどやいわゆる昔ながらの農機具の販売を行っておりました。現在では「野外仕事をもっと楽しく！」をテーマに、オンラインストアだけでなく、薪割り機や芝刈り機など、さまざまな作業機械やバッテリツール、工具、アウトドア商品などの日用品を実店舗でも販売・修理しています。

特に当社の販売している商品はメンテナンスや壊れた時の修理ができるお店として、永久修理宣言を掲げているのが競合企業との大きな違いです。

どのような経緯でChatworkを導入になられたのでしょうか？

野澤：以前は会社全体で他社様のグループウェアを使っていました。当時使っていたグループウェアはプッシュ通知が不十分で、ログインしていないと新しい情報が届いているかわかりませんでした。スピード感がないという欠点があったため、何となくプライベートチャットを利用するようになりました。

当初、プライベートチャットはリアルタイムで情報共有ができるスピード感と利便性に、皆喜んで使っていました。しかし、使っているうちに「プライベートで使うアカウントなので仕事に利用したくない」とか「既読マークがわずらわしい」といった意見が増えてきて、他のツールが良いという判断になりました。

他のツールを選ぶ上で、どんな点を重視されましたか？

野澤：1つは「機密情報の管理ができること」。もう1つは「プライベートと棲み分けができること」です。

例えば「新しい店舗が建設される」といったような社外秘の情報が外部に流れてしまうといけません。プライベートチャットを業務で利用していると、どうしても構造上、簡単に社外の人に機密情報が転送できてしまったり、アカウントの管理ができないのでその点も危険視していました。

また、プライベートチャットは機能上、チャットグループに入る際、個人のアカウントを使わなければいけません。そのため、個人のアカウント名が他の従業員に知られてしまうのです。それを嫌がる社員がたくさんいたので、プライベート用のツールと仕事用のツールを分ける必要性を感じていました。

コミュニケーションツールは、社員全員とやりとりができる必要があります。10人中8人がツールを使って、残り2人には口頭で伝えなければいけないということであれば意味がありません。

幅広い年齢層の社員が使えるツールとしてChatworkを導入

Chatworkを導入する時に、他社ツールの採用も検討されましたか？

野澤：いくつか他社サービスも含めて比較検討しました。

当社のスタッフは年齢層が20歳〜60歳までと幅が広いため、できるだけ説明しなくてもわかるものがいいと思っていました。その点、Chatworkは日本製のツールで、インターフェースの使い勝手の良く、マニュアルも日本語で用意されています。

さらに既に何名かの社員が取引先のホームページ制作会社とのやりとりでChatworkを使っていたので、悩まずに使用する事ができました。

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労された点があれば教えてください。

野澤：全員ではないですが、新しいツールを導入することに対して反発する人もいました。

一気に導入を進め、Chatworkがないと仕事が回らない状態を作ってしまえば、反発していた人も自ずと使うだろうと考え、使える人を増やすことを最優先にしました。結果的には、反発していた人も含め、皆使い出すようになり、特に導入以降もめたことはありません。

また、自分のスマートフォンにChatworkをインストールしたくない社員が若干名いたので、その社員達には会社から共用のタブレットを支給して情報を見てもらうようにしました。

共用のタブレットでChatworkをご利用いただいている方とはメッセージのやりとりができず業務に支障がでませんでしたか？

野澤：共用タブレットを利用している社員の業務の特性上、他部門に情報発信する機会が少ないので、特に業務に支障がでるようなことはありません。彼らには全社に対して発信した情報を見るツールとしてChatworkを利用してもらっています。

棚卸しや仕入れ、修理依頼に関する記録にChatworkを活用

グループチャットをどのように分けてご利用いただいているのか教えていただけますか？

野澤：当社では主に社内で情報を共有するために活用しています。

・全社的な連絡や情報共有するための「全スタッフチャット」
・テレワークなどでも勤務状況がわかる「在籍管理チャット」
・商品の在庫を管理する「在庫管理チャット」
・製品の不具合改善事例を記録する「不具合改善事例チャット」
・通販サイトへの修正依頼やPOPの作成を依頼する「WEB / POP制作依頼チャット」
・中古機の買取情報を共有する「中古機買取連絡チャット」
・営業や納品する時に使う社用車の管理をする「社用車チャット」

など、ほとんどのグループチャットは社員全員が見ることができるようになっていて、全社向けのチャット名の先頭には「★」を入れるようなルールにしています。

製品の修理に関するやりとりを写真付きでたくさん記録に残しておられることが非常に印象に残りました。新しい商品の修理に関する事例をChatworkで管理していらっしゃるのでしょうか？

野澤：買って終わりではなく、購入後もお客様とつながり続けていくため、購入された商品は原則全て修理を引き受けることを宣言しています。そのため、全ての修理依頼の履歴をChatworkに残しデータベース化して管理をしています。

中にはかなり古い型式で補給部品がないような場合でも、型をおこして部品を作って修理することがあります。そのような場合、新しい商品を買った方が安くつく場合が多いのですが、「父親からもらった農機具だから、なんとか動くようにしたい」といったような、お客様が修理したい商品に対する思い入れの強さを大切にしたいので、どのような製品でも修理を断ることはありません。

毎回同じ修理が発生するわけではないからこそ、経緯や最終判断を履歴として残しておくことで、過去の事例を見返せたり、参考にできるのです。

素敵な会社の方針ですね。他にも御社特有のChatworkの活用方法があれば教えてください。

野澤：当社では棚卸しの管理にChatworkを活用していますが、その活用方法がユニークだと思います。

棚卸しの作業では、期末に倉庫にある物品とデータに残っている在庫数とを照合する作業を行っています。たまに、お客様から預かっている物品や実演機、サンプルなどが倉庫に保管されていて、それが自社の在庫品なのか判断に迷うことがあります。

そのような場合、在庫品か否かを関係者を集めて精査しなければならないのですが、従来ならば、判断に迷う物品に関する情報をメモ書きし、心当たりのある人がそのメモを持って現場に訪れて在庫品か否かを判断していたので、棚卸しの作業が終了するまで長時間かかることが珍しくありませんでした。

しかし現在は、Chatworkを用いて一度に関係者全員が写真を共有して確認ができるようになったので、これまでよりも大幅に棚卸しの時間が短縮しました。

情報の伝達時間が1〜2時間から30秒程度に大幅短縮し、社員全員の業務効率も大幅に飛躍しました

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

野澤：社員間の情報共有・連絡が非常にスムーズになり、新しいアイデアやサービスが生まれました。

例えば、営業日報を全員が見られるようになっているのですが、それを見たある社員から「農機具が高くて購入に踏み切れないお客様がいらっしゃるのであれば、試しに使ってもらえるレンタルサービスを始めてみては？」という提案があり、実際に農機具のレンタルサービスが始まることになりました。

また、当社で扱っている商品は物理的に大きくてかさばる物が多いのですが、そういったものの新商品を離れた店舗に持ち込んでスタッフに感想を聞くことは従来だと非常に困難でした。

しかし、今はChatworkでサンプル品の写真や動画を店舗スタッフと共有することで彼らから感想を聞くことができるようになり、その点も便利に感じております。

また、簡単に動画や写真を共有できるようになったので、当社が取り扱っている商品を実際に使っている様子をたくさんSNS用に撮って、Chatwork上でも保存しています。時系列で記録できるので大変重宝しています。

他に感じられたことはありますか？

野澤：コミュニケーションコストが格段と低くなりました。

今までは朝礼で話をして、休んでいる人には個別に話をして...といった感じで関係者全員に情報を伝えるのに1〜2時間がかかっていたのが、Chatworkの導入で全員に30秒程度で簡単に文字で情報を伝えられるようになったのが大きいです。

チャットの導入で確実に情報が伝わるようになったと思います。電話のように相手にあわせる必要がなく、隙間時間に情報を発信できるようになりました。

また、Chatworkを導入する前は、人から声をかけられた時はいったん作業を中断しなければならなくなり、元の作業状態に戻すのにとても長い時間がかかることがありました。

今は社内でChatworkを使ってコミュニケーションをとるのが当たり前となり、作業中の人の邪魔はせず、用事がある時はChatworkで伝える文化が定着し、社員の業務効率も大幅に飛躍したことを実感しています。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

野澤：汎用性の高いChatworkの活用方法は無限大で会社の数ごとに変わると思います。

情報共有・意思決定やマネジメントや業務依頼はもちろん他部署の事を大まかでも、一人ひとりが理解、把握する事で会社は劇的に変わります。

他人事から自分事への第一歩はChatworkからスタートします。無駄であやふやな言葉での伝達から脱却し、新しいワークスタイルを確立していきましょう。

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※記載の内容は取材時点の情報です。現在のChatworkの機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。