API連携で勤怠や発注などの業務を自動化できました

Chatworkを全社導入。今ではないと仕事にならないほど

Chatworkを導入したきっかけは何だったのでしょうか。

阿部 : 2014年に株式会社ほねごりを設立して、5年で100店舗を目指すぞ！と決めたときに、情報共有のツールはないかと探したのです。店舗が増えると人が増えて、情報伝達に関する問題が必ず出てくると考えたからです。そんなとき、たまたま前職でChatworkを使っていたことを思い出して、これは使えるんじゃないかと思いました。現状、全社導入しており、 Chatworkがないと仕事にならないくらいです。

ありがとうございます。なぜChatworkを選んだのでしょうか。

阿部 : グループ設定ができるのが一番の理由です。伝えたい情報って、「全員に伝える情報」と「相手を選んで伝える情報」がありますからね。

それから、使う前は想定していなかったのですが、 Googleや自社のWebサイトと連携できるのが本当によかったです。

Googleとの連携で現金管理や勤怠、稟議申請などの業務を自動化

どのような連携をおこなっているのでしょうか。

阿部 : たとえば、Googleのスプレッドシートで現金管理をしているのですが、この現金が一定額を下回ると、 自動で総務課のグループチャットにタスク化された通知が飛ぶようになっています。また、現金管理をデータで残しておくと、そのまま決算書にも使えるのが便利ですね。

発注業務もChatworkで自動化しています。物品購入の申請をおこなう場合、社内サイトのフォームから発注者と院名、数量などを入力して送信すると、グループチャットに通知が飛びます。決算稟議の権限を持っている人間はチャットの通知を確認したら、社内サイトで「承認」ボタンを押します。すると、取引先の業者に自動で発注メールが飛ぶようになっているのです。メールにはCCがつけてあるので、送られた内容が後から確認することもできます。

よくあるやり方ですと、購入申請を書類で提出して、上司が確認して承認し、そこからあらためて発注をおこなうというステップが発生しますが、このやり方なら「稟議申請をする」「承認する」の2ステップだけで発注まで自動で終わりますし、上司が社内にいなくても承認ができるのでスピーディーです。多店舗展開においては欠かせない機能ですね。

徹底的に無駄を省いたすばらしい連携ですね。

阿部 : 他の連携機能としては、 勤怠管理もChatworkとスプレッドシートで作っています。毎月の勤怠集計をスプレッドシートでおこなったら、データがPDF化されてGoogleドライブに入ります。GoogleドライブとChatworkが連動しており、勤怠データが入ったら通知がChatworkの「勤怠管理」グループに飛ぶようになっています。ここは全員が入っているグループチャットですが、Googleの方で権限設定をしていますので、自分のデータしか見られないようになっているのです。

勤怠データは各院長がチェックして修正がなければ、給与計算事務所に提出します。これはかなり便利な活用法だと思っています。

Webサイトと連携して予約を管理

Webサイトとの連携については、どんな活用を？

阿部 : 弊社が運営する鍼灸院・整骨院の予約は、Webサイトのフォームから受け付けています。 WebサイトとChatworkが連動しており、予約が入るとChatworkの「予約管理」グループチャットに通知が入るようになっています。

勤怠管理や発注、予約などは専用のソフトを利用する企業が多いですが、Chatworkの連携機能でここまで自動化できるというのは驚きです。

重要なのは情報をインプットするだけでなく、フィードバックすること

「コミュニケーション」におけるChatworkの使い方についても教えてください。

阿部 : パート・アルバイトを含む会社全体が入るグループチャットの他に、 正社員のみ、主任以上、院長以上、幹部といった役職別のグループチャットと、各院別のグループチャットを作って運用しています。

また、「読書推薦情報シェア」というグループチャットもあり、ここでは会社全体で読書の感想をアウトプットするようにしています。

読書の感想ですか。

阿部 : はい。この業界は職人気質なところがあり、筋肉や神経など仕事に関わる分野については誰もが勉強熱心なのですが、一方でマネジメントなどについては勉強不足な点も多いのです。しかし、これからはそれではやっていけないので、本を読んで勉強することを勧めています。

ただ読むだけでは意味がないので、本の感想などをグループチャットに週1で書き込み、他の人にフィードバックするようにしています。

現代は情報化社会であり、経営者や幹部はそれぞれが仕入れた情報を共有して自社にフィードバックしていかないといけません。 組織が伸び悩む原因のひとつはフィードバック不足で、弊社にもそうした時期がありました。それを 克服できたのはChatworkのおかげだと思っています。

なるほど。組織の上下で意識に差が生まれるのもフィードバック不足によるズレかもしれませんね。

阿部 : インプットしたらアウトプットして組織にフィードバックするという社風を作り上げるのに、Chatworkはぴったりのツールですね。というのも、Chatworkは「見る習慣」ができやすいのです。これがメールだと、後で見ようと思ってしまうのか、意外と見てくれません。

情報を正確に伝えることと同じくらい「伝え方」が大事

役職についても細かくグループチャットを分けていらっしゃいますね。「正社員のみ」や「主任以上」、「院長以上」など。

阿部 : はい。伝えるべき情報が役職ごとに異なるのはもちろんですが、経営者の思いの受け取り方が社員それぞれでまったく違うということも大きいです。たとえば「売上必達のアクションのやり取り」を見せる際、院長以上の人間であれば受け止めて対応できます。しかし、入社したばかりの社員にそのやり取りを見せたところで、ひるんでしまうだけなんですね。 情報を正確に伝えることは大事ですが、同じくらい「伝え方」も大事だと思います。

Chatworkの導入を検討している方にメッセージをお願いします。

阿部 : Chatworkは社員目線で使いやすいという意見をもらっています。Chatworkによりアウトプットする習慣が生まれ、それが形になるまで上司が進捗確認できる組織になれば、圧倒的な成果が上がるようになるでしょう。 Chatworkは組織にイノベーションを起こすのに、もっとも適したツールです。