メール1,000通が0に、登録者の稼働も5割から8割になりました

250人の在宅テレワーカーを統括している会社

Chatwork導入のきっかけを教えてください。

安里 : 沖縄を拠点に250名の在宅テレワーカーを統括している会社です。当社が仕事を受注し、在宅テレワーカーに仕事を発注しています。かりさら本体の登録者に加え、沖縄県在宅就業支援センターでも人材教育をおこなっています。

在宅テレワーカーの皆さんにとってChatworkは受け入れやすいツールでしょうか？

安里 : Chatworkはインストール不要なので、新規の参加者も気軽に導入できました。使い始めて、まだたったの1か月ですが、皆慣れました。ここまで人が慣れたということは、感覚的に使えているからだと思います。うちは新しいITツールに弱い人もいるけれど、Chatworkは慣れるのが早かったです。

Chatworkで「プチ登録試験・面接」を実施

かりさらでは、Chatworkをどのように役立てていますか？

安里 : 在宅テレワーカーとして登録する人の9割は、登録時に働くためのスキルを持っていません。そのため、ITスキルを確認する目的で、Chatworkで「プチ登録試験」をしています。試験は、かりさらが割り当てた「Chatwork ID」を、登録者が正しく登録できれば合格です。これにより、「半角と全角の違い」・「アンダーバー」・「コピーペースト」を理解しているかを確認できるようになりました。

仕事をしていただくには最低限必要なことなので、これまでは口頭確認をしていました。しかし、口頭では、実際にはできないにも関わらず「できます」とつい言ってしまう人が多くいました。ID登録を利用してスキルを完璧に見分け、分からない方には教えられるようになりました。

さらに、Chatwork面接を取入れました。1次試験としてマネージャー面接を終えたのち、私がChatworkで面接をおこなうという仕組みです。これにより、入力スピードやコミュニケーション能力もチェックできるようになりました。

かりさらでは「コピーペースト」ができない方も登録できるのですね。

安里 : はい。かりさらは、私が子供を産み、外では働けず、在宅で働こうと考えたものの、技術が何もない絶望的な状況からのスタートでした。Chatworkの登録はとても簡単ですが、かつての私がそうだったように、指定されたIDを正しく登録できない人がいます。しかし、これまでの経験上、どんなに技術が無くても「やる気」と「根気」がある人には技術は後からついてくると分かっています。そんな人をかりさらは応援しています。通常業務に使うツールで、スキルチェックや面接ができて便利になりました。

1日に1,000通処理していた社内メールが「0」に

管理者である安里さんにはどのような効果がありましたか？

安里 : 1日に1,000通処理していた社内メールが「0」になりました。これまでは社内の主な連絡手段がメールでした。私は日に6,000通のメールを受け取り、そのうち1,000通が請求書・支払い・名簿の提出といった処理すべきものでした。文字を読むのは早い方ですが、メールチェックに1日2～3時間程度かかっていました。

この作業が全てChatworkに移りました。1つの要件に対して返事をする手間が、チャットは格段に少ないです。毎日250人分の業務連絡が飛び交っているので、この効果は大きいです。

メールの場合、1,000通に対して「確認しました」と返事をするだけでも大変です。そこで私からは「確認しました」という返事は出さないルールにしていました。それでも「確認しましたか？見ましたか？」と返事をもらわないと不安な人も沢山いました。Chatworkにしてからは確認済みの通知も簡単なので、とても楽になりました。

懸案だった「稼働していないスタッフ」を見える化

マネージメント面で改善された点を教えてください。

安里 : 何らかの理由で「業務連絡を確認していないスタッフ」を見える化できました。機器の調子が悪かったり、仕事を甘くみたりという理由で何日も業務連絡が放置されることがあります。メールでは、業務連絡が確認されたか把握できませんでしたが、Chatworkでは、「確実に伝えたいことをタスク形式で発信」すれば、確認されたかすぐに分かります。タスクが完了されない人が読んでいない人です。未完了タスクがたまっている人には個別でフォローします。フォロー面でもチャットの方が簡単にでき重宝しています。

急ぎの仕事募集に、外出先からスマホで応募

在宅テレワーカーさんにとってはメリットがありましたか？

安里 : はい。隙間時間を活用できるようになったと好評です。沖縄は車社会なので、子供を持つ家庭では家族の送り迎えが日常茶飯事です。子供の部活が終わるのを待っている間に、スマホで業務連絡をチェックできるようになったと好評です。これまでは外出中に仕事の募集があり、家に帰ると仕事が無くなっていることもあったそうです。今では「やります」と宣言しておけるようになりました。

在宅テレワーカーの稼働率が5割から8割にアップ

事業全体では一番の収穫は何でしたか？

安里 : これは感覚値ですが、在宅テレワーカーの稼働率が5割から8割まで上がっていると感じています。メールではスタッフの顔が見えませんでしたが、Chatworkでは人の顔が見えるようになりました。

なぜ顔が見えるようになり、稼働率アップにつながったのでしょうか。

安里 : 「雑談部屋」の効果です。雑談目的のグループチャットを作って運用しているのですが、例えば私が夜中に「眠いけど頑張る。」とつぶやくと、みんなが反応します。「安里さんも頑張っているから私も頑張らないと！」という気持ちになるそうです。この仕組みはメール時代から取り組んでいましたが、やはりChatworkの手軽さが最もプラスに影響している部分です。見えなかった仲間の顔が、Chatworkを入れたことでお互いに見えるようになりました。

雑談に積極的に参加する人は仕事もよくやってくれる人が多く、最近では雑談から仕事が生まれるケースも出てきました。そして仲間の動きをみて、「私もやろう！」という人が増えて稼働率が上がっています。「話しやすい」というChatworkのメリットを活かせています。

組織運営のパートナーとして共に進化を期待

最後にChatworkへの今後の期待をお願いします。

安里 : 250名の在宅テレワーカーのパートナーツールとしてこれからも使い続けるために、日々進化を期待しています。私たちも開発会社にもメリットがある方法で、改善要求や現状報告をおこないたいと思います。