Chatwork

訪問看護の現場でChatworkが活躍!残業時間の削減や報告漏れの防止に

東海地区を中心に調剤薬局、在宅調剤、デイサービスなどの事業を展開する協和ケミカル株式会社。同社はChatworkの導入により、スタッフ間のコミュニケーション不足や診療報酬加算の抜け漏れといった課題を改善し、業務効率が大きく向上したといいます。

規模
301〜1,000名
業種
医療・介護・福祉
目的・効果
業務効率化

協和ケミカル株式会社

訪問看護リハビリステーション「寄り添い屋」を7店舗展開。また、愛知県を中心に86店舗を展開するキョーワ薬局の運営もおこなっている。7店舗のうち寄り添い屋東店は小児専門のステーションとなっている。

ステーション責任者
藤川勝章

  • 管理者とスタッフ間のコミュニケーションが不足していた
  • 紙カルテを訪問看護で持ち出すのはセキュリティ面でリスクがあった
  • 診療報酬加算の報告の抜け漏れが目立っていた
  • Chatworkを導入しコミュニケーション量を増やした
  • 情報をChatworkに集約し、ロックできるスマートフォンから参照
  • 訪問看護の詳細をChatwork上で確認することにした
  • シフト調整対応などが迅速になるなど"助け合い文化"が強まった
  • 紙と比べてセキュリティが強固になった
  • 過去の記録を参照しやすくなり、診療報酬加算の抜け漏れが減少

課題

  • 管理者とスタッフ間のコミュニケーションが不足していた
  • 紙カルテを訪問看護で持ち出すのはセキュリティ面でリスクがあった
  • 診療報酬加算の報告の抜け漏れが目立っていた

解決策

  • Chatworkを導入しコミュニケーション量を増やした
  • 情報をChatworkに集約し、ロックできるスマートフォンから参照
  • 訪問看護の詳細をChatwork上で確認することにした

効果

  • シフト調整対応などが迅速になるなど"助け合い文化"が強まった
  • 紙と比べてセキュリティが強固になった
  • 過去の記録を参照しやすくなり、診療報酬加算の抜け漏れが減少

直感的に使用できるChatworkは、多忙な訪問看護の現場にベストなチャットツールだった

まず、貴社の事業について教えてください。

大矢:弊社は1977年に医薬品卸売業としてスタートし、調剤薬局、在宅調剤、デイサービスと事業を展開してまいりました。その後、2014年より「キョーワ訪問看護リハビリステーション 寄り添い屋」を開業し、現在では名古屋市内に7ヶ所の店舗を設けて在宅医療を提供しています。

皆さまは現在、どのような立場でしょうか。

藤川:私は7つある店舗のひとつの責任者をしております。

後藤:藤川と同じで、店舗責任者です。あわせて企画推進グループのリーダーとして全店舗に関わってもいます。

大矢:私は人事総務を担当しております。

Chatworkを導入することになったきっかけは何だったのでしょうか。

藤川:実際にChatworkを使っている訪問看護ステーション様のお話を伺ったことがあり、興味を持ちました。

ほかのチャットサービスと比較検討はしましたか。

藤川:はい。ほかのツールも使用してみたのですが、Chatworkがもっとも使いやすかったことが導入の決め手になりました。説明書を見たり、使い方を調べなくても直感的に使用できることは、忙しい訪問看護業務で使ううえで大きなアドバンテージになります。

医療・看護用のコミュニケーションサービスとしては、業界に特化したサービスもありますが、使っていますか?

後藤:外部の関係者や医師の方とはそうした業界特化型のサービスを使ってやりとりすることもあります。そういう意味では、Chatworkは主に社内のコミュニケーションツールという役割ですね。

ただ、ほかの訪問看護ステーションや日頃からお付き合いのある病院ではChatworkを使ってくれることも多いので、その場合は外部とのコミュニケーションにも活用します。ここは使い分けだと思っています。

訪問看護リハビリステーション「寄り添い屋」を7店舗展開する同社では、こどもの信頼関係を築く為に遊びを訪問中に取り入れたり、利用者様に季節を感じて貰う目的で鬼のマスクでの訪問を実施している。

メンターをつけてサポートするなどトライ&エラーを繰り返しながら現場に導入

Chatworkの導入範囲を教えてください。

藤川:訪問看護リハビリステーションの7店舗すべてに加えて、併設しているケアプランセンターでも使用しています。社員はもちろん、パートさんなど非正規の方にも使ってもらっています。

新しいツールを導入することに対して慣れない人や抵抗感を持つ人はいませんでしたか。

後藤:使いこなすのが早いスタッフもいれば、使えるようになるまで時間のかかるスタッフもいました。

新しく入社してくれたスタッフには、看護師またはセラピスト1名をメンターとして任命して、フォロー役を担ってもらっています。新人は、日々メンターにチャットや対面で業務相談をしてく中で、自然と使い方を覚えていけているようです。なので、Chatworkに関する研修などは特にしていないですね。

特に若手は、特に何も言わなくてもすぐに使いこなしているようです。

導入定着に関して、ほかに大変だったことはありますか。

藤川:Chatworkはシンプルですが、使い方の自由度が高いので、全員の使い方を統一するのが少し大変でした。

たとえば「この情報はこのグループチャットに入れてください」と決めても、それがうまく伝わっていないこともあり、そうなると各自の使い方がばらばらになってしまうんです。

また、タスクを設定しても無視されたり、チャットを送っても返事がなかったり、そもそもChatwork自体を見ていなかったり......。同じ店舗であっても、たとえば看護と事務職では仕事の内容も視点も違います。まったく違う職種の足並みをそろえるのは大変でした。

そうした課題を解消し、導入定着するために工夫したポイントはありますか。

藤川:ひたすらトライ&エラーを繰り返しました。

足並みをそろえるのは大変でしたが、メンターを任命したり、現場のスタッフに事務作業の大変さを伝えて請求のために必要な情報をチャットで報告するようにしてもらったり、試行錯誤して整えていった感じです。

使い方次第でいかようにも使える汎用性の高さがChatworkの特徴です。良い使い方があれば積極的に店舗をまたいで情報共有をしていきました。また、現場では使用を定着させるだけでなく、そこから一歩踏み込んで、よりChatworkで効率的に業務ができるかどうかを検討しています。

効率的に業務ができるかどうか、どういったことを検討しましたか。

後藤:たとえば、緊急性と重要度によってコミュニケーション手段を使い分けるようにしています。

  • 緊急性が高く、重要度も高い:電話または対面
  • 緊急性が低く、重要度が高い:チャット

といったようなイメージです。そうすることで、「この場合は、ミーティングを設定した方がいい」、「この場合はチャットで連絡を入れておけばいい」といった共通認識が持てるようになりました。

Chatworkを電子カルテのように活用することで緊急時の対応もスムーズに

Chatworkの具体的な活用内容について教えてください。

藤川:各店舗ごとに若干、使い方は異なっています。利用者様ごとにグループチャットを分けて情報共有している店舗もあれば、そのやり方をしていない店舗もあります。

たとえば、私の店舗では、Chatworkを電子カルテのように利用しています。

というのも、利用者様から緊急のご相談があったとき、その利用者様について詳しいスタッフがいないと対応が難しい面があるからです。利用者様1人ひとりへの対応の仕方をグループチャットで共有することで、どのスタッフでも同じように対応できるのです。

便利そうですね!これまでの方法とどんな点が変わりましたか。

藤川:この使い方で便利なのは、紙カルテと違ってChatworkなら情報がすぐに取り出せるところです。検索すればすぐにほしい情報が出てくるので、コメントをつけて引用したり、以前アップしたファイルを検索で呼び出してリンクを貼ったりと、指示をするのも非常に楽ですし、ブックマーク代わりにもなります。

また、最新情報は利用者様ごとのグループチャットの概要欄に書き込んで共有するようにしています。

後藤:電子カルテとして活用する方法はセキュリティ面でも役立っていると感じます。

一般的に訪問看護では利用者様の情報を紙で持ち歩くことが多いのですが、個人情報を紙のまま外に持ち出すのはリスクがあります。ロックがかけられるスマートフォンの方がセキュリティ対策として理にかなっていると思います。

電子カルテのようにChatworkを使うのはユニークなアイデアですね。概要欄はグループチャットを開くと必ず目に入るので、チャットが流れてしまっても確認しやすいというメリットがありそうです。

藤川:その他、事業部をまたいだやりとり用のグループチャットや、連携先の医療機関とのグループチャット、業務連絡専用のグループチャット、研修会案内用のグループチャットなど、項目を分けてグループチャットを活用しています。

後藤:若いスタッフは同世代だけで話ができる同期会のようなグループチャットも作っているようですね。

"助け合い文化"が生まれたり、月間の残業時間が3時間を切る好事例も

Chatworkを使ってみて良かった点を教えてください。

藤川:とにかく操作や表示がシンプルで、どの年齢層であっても抵抗なく使用できる使いやすさが良いですね。「あの時の〇〇のやりとりって、どんな内容だったっけな」と思った時に、検索機能で簡単に過去のやりとりを見返せるのも便利です。

また、過去にやりとりしたメッセージのリンクを貼れたり、宛先指定で誰に対して送ったメッセージなのかがわかりやすくなったりと便利な機能がそろっています。

これまでのやりとりが資産として残っているということですね。コミュニケーション量の変化はありましたか。

後藤:訪問看護では管理者とスタッフとのコミュニケーションが非常に重要なのですが、Chatworkでコミュニケーション量は確実に増えました。その結果、特にスケジュールに関する連絡が円滑になり、誰かの急な休みにすぐ対応できるなど"助け合い文化"が生まれたと感じています。

Chatwork導入前後でスタッフの皆さんの働き方に変化はありましたか。

後藤:店舗にもよりますが、Chatworkで業務を効率化できた結果、残業が大きく減ったスタッフも少なくありません。

藤川:実際に、私の店舗ではここ数年のスタッフの平均残業時間が3時間を切っている状況です。スタッフが現場に集中できるように業務を最適化していることで、生産性の向上につながっていると感じています。

訪問看護の記録を参照しやすくなり、診療報酬加算の抜け漏れが減少

Chatworkの導入で診療報酬の加算に取り組めたということはありましたか。

藤川:グループチャットに看護記録をアップするようにしているのですが、それにより長時間訪問回数などを確認できるようになったのが大きいですね。若いスタッフの中には診療報酬加算の制度を知らなかったり、知っていても報告を忘れることがあったりして、これまでは抜け漏れを完璧にチェックするのが難しかったのです。Chatwork上の記録を見ると、「この訪問は長時間になったんだな」とわかるので、抜け漏れがなくなりました。

監査対応でChatworkを導入しておいて良かったと思う点はありますか。

藤川:監査対応に限ったことではありませんが、Chatworkは検索機能がかなり優秀なので、監査の際に確認したい事柄があればすぐに情報を引き出せるのが便利です。さまざまな場面で大いに役立っています。

新型コロナウイルス感染症の対策としてChatworkが役立ったことはありますか。

藤川:2020年の4月の緊急事態宣言までは毎月、管理者とスタッフで1on1ミーティングをおこなっていたのですが、コロナ禍により中止となりました。以降はChatworkのダイレクトチャットを活用してスタッフとやりとりをおこない、体調の変化を確認するなど細かくフォローしていきました。

後藤:スタッフとのやりとりでもできる限り三密を避ける必要があるので、今まで事務所で顔を見ながら話していたような些細な内容に関するやりとりがChatworkに置き換わったようなイメージです。

これからChatworkを使おうと思っている企業へメッセージをお願いします。
後藤:工夫次第で様々な事業に寄り添ってくれるサービスです。自由度が高いので、いろいろな使い方を試してみると良いでしょう。細かいアップデートも頻繁におこなってくれるので、企業としても信頼できます。安心して導入できるツールだと思います。

ありがとうございました。