創業80年のレーザックスがチャットで育む製造現場の心理的安全性とは

組織の合併や分断に伴う意思疎通の質の低下が課題だった

貴社の事業内容について教えてください。

近藤：当社は1941年創業の80年以上の歴史があるメーカーです。

産業用レーザー機器を使って、溶接や切断、表面改質などの特殊なレーザー加工をお客様の製品や開発中の試作品に対して施すことが主要事業です。また、それらのレーザー加工に使われる周辺機器も開発・販売しております。

伝統的な鋳造技術を保有しているため、そのノウハウを活かして工作機メーカー様の鋳物調達の手伝いも担っています。

最先端の技術と歴史がある企業なのですね。そのような企業がChatworkを導入することになった経緯を教えていただけますか。

近藤：10年ほど前から、会社の合併・分割やそれに伴う大きな組織変更が続き、社内の意思疎通の質の低下を懸念していました。

阿吽の呼吸といった言葉があるように、お互いに気心が知れている、ちょっと何か言うだけでも通じ合う間柄ではなくなり、社員間で「いったいわない」「本音と建て前」といったバックグラウンドの違いによるミスコミニュケーションが少なからず起こっていたのです。

組織が変わるタイミングでは、致し方ない部分もあるように感じます。

近藤：そこで当社では、5年ほど前から、「情報の受け渡しを相手の立場に立って丁寧におこなうように」という意味の「LASERX WAY」という標語を掲げてコミュニケーションの改善に取り組んできました。

その活動の一環で、業務上のこまめな連絡を取り合うために、社員がさまざまなチャットツールを利用するようになったのです。ただ、社員それぞれが個人単位で好きなツールを使い始めたので、逆にコミュニケーションを取るのが難しくなることもありました。

そんな中、コロナ禍でテレワークを推進することとなり、当社としてもセキュリティ管理ができるコミュニケーションツールへの投資をするといった意思決定をしました。そこで、複数のコミュニケーションツールを検証した結果、Chatworkを導入することとなったのです。

営業担当のサポートの手厚さがChatwork導入の決め手に

Chatworkが選ばれた経緯について詳しく教えていただけますか。

近藤：国内外の有名なコミュニケーションツール7つを比較検討した結果、Chatworkを選ぶことになりました。

安全性、実績、費用等を考慮はしましたが、最終的に決め手となったのは、サポートの手厚さでした。

サポートの手厚さとは具体的にどういったことでしょうか。

近藤：ツールの使用方法でわからないことがあれば、マニュアルを読んで解決策を探すのが一般的です。

しかし、Chatworkの場合、導入をサポートしてくれる営業担当の方に「マニュアルを見る前にまず聞いてしまおう」「こういった場合、他社ではどうしていますか？」と気軽に聞きやすい雰囲気があって、いつでも質問することができました。

社内浸透を進める中でも、営業担当の方からChatworkの使い方やグループチャットの作り方を説明いただく際に、「こうやったら作れます」といった操作方法だけではなく「製造業だとこういう事例があります」とか「こういうグループを業務ごとに作るといいですよ」など、わかりやすく提案していただきました。

毎回丁寧に対応してもらえたことと、使い方に留まらず本来であれば自社で決めなくてはいけない運用面まで伴走いただけたことで、Chatworkを業務に活かすためのポイントと自由度を理解することができました。

ツール選定後は、どのように進んでいったのでしょうか。

近藤：数名で数ヶ月試しに利用した後、ビジネス版の無料トライアルに申込みました。

トライアル時点で、ほぼChatworkを採用することに決めていたので、「予めグループチャット作成ルールを定めること」「リアクション・TOの活用を徹底すること」「プロフィールに自分の個性を表すアイコンを設定すること」などといった社内運用ルールのβ版を作成して、20名ほどがトライアルに参加することに。私と購買部、品質保証部、周辺機器部、製造部で運用方法を検証していったのです。

特に製造部は、時差勤務をしているため情報共有に課題があったことから、積極的に参加してくれました。

製造の現場でも使っていただいているのですね。工夫していることなどはありますか。

近藤：個人所有のスマホを使うことを特別にBYODとして認める運用を決めました。

また、社内で使って良い場所を「OKエリア」として決めて表示し、そこでは本来業務中触っていてはいけないはずのスマートフォンを操作しても良い、というルールを定めています。

今まで半日〜1日かかっていた確認業務が数時間に短縮し、生産工程の調整や製品の納期管理が容易に

普段、どのようにChatworkを活用していますか。

近藤：当社では、全社・部門・業務・プロジェクト・社外といったグループに分けています。

部門別というのは、品質保証部、設計・開発担当が所属する技術グループ、周辺機器部、営業部と5つの部門別に分けたチャットグループです。部門内の業務連絡に使っています。

例えば、製造部では、製造関連の知識の集約・相談に使っています。

製造部は、時差出勤制度が取り入れられているため、一人で組み付けや加工をおこなうことも良くあります。

そのため、経験が浅い従業員が一人で作業をしている時に、通常とは異なる処理が必要になると、経験不足で知識が少ないために、その対処方法を確認するのに時間がかかり、生産スピードが落ちて納期までに加工が終わらないというリスクがありました。

今ではチャットで一度に複数の方からアドバイスを受けることができるようになり、最適解を得る時間が大幅に短縮しました。半日から1日かかっていた確認や問題解決が数時間でできるようになったのではないでしょうか。

そのため、タイムリーに適切な対処方法を知ることができるようになり、イレギュラーな出来事が起こっても、生産スピードが落ちることを防げるようになりました。

社内の知見を一斉に集められるようになったのですね。また、業務別の使い方はいかがでしょうか。

業務別というのは、検査依頼、生産計画、人員手配、図面や取扱書の手配、受入検査連絡、レーザー加工などの業務ごとに分けたグループチャットで、部門別と同様に、そのグループの中で生産スケジュールやタスク管理、従業員間での情報伝達目的で使っています。

例えば、「入荷連絡」という業務の場合、購買、生産管理、組み付け担当者の間で　入荷日の確定や入荷場所の連絡をする際に使っています。

業務ごとに分けることで各業務の進行がわかりやすくなりますね。

近藤：そうですね。あとは、どのようなグループチャットを作成したか、Excelで一覧化して全社に共有しながら、「この部門ではこんな使い方をしています」と部門ごとにいるChatworkの導入推進者グループチャット内で報告しあっています。

他部門の様子を見てお互いヒントになればという期待と、部下が他部門との共通グループに参加している状況を上司が把握するための工夫の1つです。

Chatworkは職場に心理的安全をもたらす究極のコミュニケーションツール

社内に導入浸透させるために色んな工夫をしてこられたのですね。

近藤：社内のコミュニケーションは業務を進める中で非常に重要です。

特に、製造の現場ではスケジュール通りに進むことばかりではないので、こまめに連絡を取り合って連携していく必要があります。

元々はChatworkを導入することに反対だった社員も、使っていく内に使いやすさを実感し逆に気に入ってもらえて、今ではChatworkのヘビーユーザーで部門の推進リーダーになって頂くほどになりました。

社内の中には、一部で変化を嫌う意識が蔓延していたのですが、業務が楽になる仕組みの導入だとわかると、意外に簡単に受け入れられることを実感しました。

Chatworkを使うことで、コミュニケーションがどう変わったと感じていらっしゃいますか。

近藤：まずは、メールが主流だったのが、Chatworkに一本化することで、メールが100件/日減りました。製造計画の変更も、半日〜1日単位でしか修正・変更が立てられなかったのが、その場その場で修正していけるようになりました。

また、Chatworkのリアクション機能は100％肯定的な表現しかできないようになっているので、コミュニケーションをとるたびにポジティブな雰囲気が醸成されています。こういった細かい機能にも、強い企業理念を感じます。

当事者でなくても誰かの発言に対してリアクションをひとつとるだけで、それが自動的に発言者に対する励ましや感謝といったポジティブなメッセージを送ることになります。

Chatworkは、人間関係を良くし職場に心理的安全をもたらすものだと思います。