使い勝手と検索性は他にないメリット 社外からの情報共有スピードが大幅向上

社外からの連絡事項の共有に手間がかかっていた

まず、御社の事業について教えてください。

髙田：リーガルプロフェッションは、宮城県仙台市と福島県福島市を拠点とする総合法律事務所です。中小企業法務・知的財産・税務から、交通事故・労災事故他各種事故、離婚、相続、労働問題、医療過誤、消費者被害、インターネット関連問題、債務整理・過払金回収、不動産・建築問題、犯罪被害、刑事・少年事件まで、あらゆる法律問題に12名の弁護士が対応します。

Chatwork導入のきっかけは何だったのでしょうか。

髙田：Chatworkを導入する以前、別の業務管理システムを使っていました。ただ、そのシステムに社外からアクセスするにはリモート接続サービスを利用して社内のPCを操作する必要があり、毎回PCを立ち上げてインターネットに接続して...という作業が発生してしまっていました。

そうした煩雑な操作が必要なく、社外から連絡事項の共有が簡単にできる方法を検討していたところ、たまたまコンサルの方が使われていたChatworkを勧めていただき、使ってみることにしたのがきっかけです。

Chatworkの印象はいかがでしたか。

髙田：Chatworkなら社外からでもスマホ1つで業務連絡が簡単に行えますし、必要に応じてメッセージを検索できる利便性も気に入りました。セキュリティについても、すでにChatworkは多くの弁護士が活用されていますから懸念はありませんでした。

シンプルでわかりやすい使い勝手と国産サービスの安心感が決め手

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

髙田：Chatworkの他には海外のチャットサービスも検討したのですが、Chatworkの方が使い勝手が合っているように感じました。やはり国産のサービスということもあるのか、インターフェースや使い勝手がよりわかりやすいと思います。また、海外のサービスはサポートも心配です。問い合わせのフォームにしても英文をそのまま翻訳した印象があったりもしますからね。もっとも、Chatworkは使い勝手もシンプルでわかりやすいので、使い始めてから今に至るまで、実際にはサポートをお願いするようなこともなかったのですが。

使い勝手のいいチャットというとプライベートで使用しているチャットツールもありますが、それだとやはり個人用のツールですから、ビジネスとはしっかり分けるべきだと思いました。

なお、Chatwork導入後、本格的な業務システムのDXに取り組むことになり、SalesforceやGoogle Workspace、Evernoteなども導入しました。これらのサービス内でChatworkを代用できるか検討したこともありましたが、やはり使い勝手や検索性の高さなどからChatworkがベストだと判断して使い続けています。

Chatworkの導入について、社内外の反響はいかがでしたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

髙田：新しいツールを導入する際は、必ず一定数の反対意見が出るものです。ただ、そこは実際に使ってもらって、使い勝手の良さや操作の簡単さを体験してもらい、理解を得ました。実際、Chatworkは使用方法で困ったこともありませんし、費用も高くないので、導入しやすいツールだと思います。

Salesforceとの連携で新規相談案件を管理

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

髙田：社内については、事務所の全スタッフ向けグループ、仙台事務所グループごと、福島事務所グループごと、弁護士のみのグループ、事務局のみのグループ、新規相談グループ、新規相談以外の連絡用グループ、事務所内の各種プロジェクトグループなどに分けて運用しています。

新規相談グループは、その名の通り電話やメールフォーム、公式LINEなどから新規のご相談が入った際に内容を共有するグループチャットです。このグループチャットの概要欄には相談内容をまとめるためのヒアリングフォームを記載していて、相談を受けた職員がフォームに沿って相談内容を記入します。こうすることで、相談を受ける媒体が複数あっても形式がそろうというわけです。

相談の内容に応じて、日程調整や担当弁護士の選定をChatworkで行い、最終的に決定した内容をSalesforceに移行して管理するといった流れです。

一方、新規相談受付以外にも事務所には様々な連絡が入ります。そうした連絡については、「相談外連絡」グループチャットでやりとりを行います。

Chatworkの高い検索性が過去の事例を参照する際に便利

「各種プロジェクト」とは具体的にどのようなグループチャットでしょうか。

髙田：たとえば、デジタルシフトPTです。当事務所で活用しているデジタルツールに関する質問をしたり、それに回答したりと、事務所がデジタルシフトを進める上でのやりとりが行われています。他にも弁護士の報酬に関するやりとりをするグループチャットや、Webサイトの改修に関するやりとりを行うグループチャットなどがあります。

顧客との活用に関してはいかがでしょうか。

髙田：一部の法人のお客様については、Chatworkを活用してやりとりしています。案件の多い顧問先については、案件ごとにグループチャットを作成することで情報が整理しやすいと感じています。

Chatworkのメリットに「検索性」を挙げていらっしゃいましたが、どのようなときに検索を活用されるのでしょうか。

髙田：弁護士の業務は過去の事例を参照することが少なくありません。たとえば、以前と同じ方からご連絡をいただいたときは、その方のお名前で検索すれば当時の情報が簡単に見つかります。他にも、文書を検索することも多いですね。キーワードを検索窓に入れるだけで、関連する文書がすぐに見つかるので重宝しています。

情報共有の時間が圧倒的に短縮でき、意思疎通のスピードも向上

Chatworkを導入した効果について教えてください。

髙田：Chatworkは社外からでも簡単に情報の確認や発信が行えるので、導入以前に感じていた課題は解消できました。チャット形式なのでレスポンスも早く、意思疎通がスピーディーになり、クライアントをお待たせする時間や意思決定の段階でロスする時間が少なくなったと思います。たとえば、以前ですとメールで連絡してもリモート接続の手間などがあり返信が翌日になってしまうこともありましたが、Chatworkならものの10分で返信がくるといった感覚です。1回のやりとりではなく、何度も返信をするようなケースだと、ロスする時間はさらに多くなってしまいますから、これは大きな違いです。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

髙田：現代は意思疎通のスピードが重要な時代です。スピードを速めるには、情報を整理して、いつでもどこからでもやりとりできる環境を整えることが必要になります。Chatworkは操作性がわかりやすく、かつリーズナブルで使いやすいサービスなので、ぜひ導入をおすすめします。

リーズナブルとはいえ、コミュニケーションにコストをかけることに躊躇されるかもしれません。しかし、情報共有や意思疎通のスピードについては、他社もどんどん速めているはずです。他社よりも遅れてしまうと、顧客を奪われてしまい、ビジネス機会の損失にもつながる恐れがあります。

Chatworkはメールでは決して代替できないツールです。宛先だけで情報を整理するのは難しいからです。情報を整理するには、テーマごとにグループを分けて管理するChatworkの仕様が最適なのです。情報の共有だけでなく、情報の整理・管理にコストをかけるのだと考えましょう。

ありがとうございました。