独自のチャットマガジンで情報発信しセミナー集客に大きく貢献！

以前に使っていたチャットツールに不満があった

まず、御社の事業について教えてください。

西川：東海地方を中心に全国5支店、グループ企業5社を展開する税理士法人です。Chatworkを活用することにより全国規模で営業を行っています。当社が目指すのは、お客様の売上や利益を増やして100年続く企業になっていただくこと。そのために、会社設立や補助金・融資のサポート、税務調査への対応はもちろん、利益を上げ続けるための施策も行っています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

西川：もともと顧客管理ツールを活用しており、同ツールに付属するチャットを使用していました。しかし、顧客管理ツールのチャットは使い勝手が悪く、検索のしにくさやデータ管理のやりにくさが気になっていました。

そこで別のツールを検討していたとき、Chatworkのことを知って導入することにしました。

使い勝手の良さや税理士法人にふさわしい雰囲気が決め手に

Chatworkのどんなところが良いと思われたのでしょうか。

西川：顧客管理ツールのチャットと比べると、圧倒的に使いやすかったです。UIが見やすく、スマホアプリだけでなくブラウザでの使い勝手も良いと感じました。検索性が良い点も気に入りましたね。

他に比較したチャットサービスはありましたか。

西川：普段使用しているプライベートチャットツールも検討したのですが、やはりプライベート用のツールというイメージが強いことが問題でした。私たちは税理士法人ですから、あまりカジュアルになりすぎず、ビジネスにふさわしい"堅さ"も必要なんです。特に当社では、社内だけでなくお客様との連絡もすべてChatworkを使っていますからね。

すべてのお客様とChatworkでやりとりされているのですか？

西川：はい、当社が契約している1,400社以上のすべてのお客様とChatworkでやりとりしています。新規で契約いただく際の条件として、必ずChatworkの使用をお願いしている形です。最近はお客様がすでにChatworkを導入されているケースも増えてきました。

お客様とのやりとりでChatworkを活用するメリットにはどんなものがありますか。

西川：当社では、お客様1社に必ず2人の担当者がつきます。つまり、チームで対応するわけです。その際、最も重要なのはチーム内での情報共有です。メールだと情報の共有漏れが発生する恐れがあるので、メールは禁止してChatworkを使うことにしています。

また、当社は「SMCグループ/ニュース配信」というチャットマガジンをChatworkでお客様向けに配信しています。全てのお客様とのやりとりをChatworkで行うことで、お客様にチャットマガジンを配信できるというメリットもあります。

セミナー告知やブログの更新情報の配信にチャットマガジンを活用

チャットマガジンでは、どのような情報を配信されているのでしょうか。

伊藤：経営者様向けセミナーの告知や、当社のYouTubeチャンネル、ブログの更新情報などを配信しています。また、書類提出期限等の会計に関する業務連絡もチャットマガジンで通知をしています。

営業担当者の方がいらっしゃるにも関わらず、セミナー告知等にチャットマガジンを活用されるのはなぜでしょうか。

西川：なるべく属人性を排除したいからです。Chatworkを導入する前は、セミナー告知等は営業担当者に任せていました。しかし、営業担当者によっては、お客様にセミナー告知をまったくしない者もいたのです。ちゃんと告知したかどうかを確認できればいいのですが、何しろお客様は1,000社以上いらっしゃいます。営業担当者にいちいちセミナー告知をしたかどうかを確認するのは簡単ではありません。

その点、チャットマガジンなら、Chatworkでつながっているお客様すべてに配信が可能です。営業担当者の属人性を排除できるので、確実に情報を届けられるのです。

お客様には配信情報を確実に見ていただけているのでしょうか。

西川：セミナー告知だけでなく、会計に関する重要な情報も配信していますので、見ていただけていると思います。最近だとインボイス制度に関する通知等ですね。

チャットマガジンの集客効果はSNS以上

チャットマガジンの配信効果はいかがでしょうか。

伊藤：チャットマガジン経由で多くの方にセミナーの申込みをいただいています。配信効果は年々高まっており、今年度は半年間で、すでに昨年度の1.5倍の申込みを獲得できています。高い効果が出ているのは、配信を見てからセミナーに申し込むまでの手軽さも大きいのではないでしょうか。チャットマガジンを見てセミナーに興味が湧けば、そのまま同じChatwork内で当社にご連絡いただければ申し込めるわけですからね。

同じツール内で告知から申込みまで完結できるのは大きなメリットですね。チャットマガジンの集客効果は、その他のチャネルと比較するといかがですか。

伊藤：チャットマガジン以外では、メルマガやFacebook、Twitterでセミナー情報の告知を行っています。メルマガはお客様以外の登録者にも配信しているので、母数が非常に大きく、必然的に申込み数も一番多くなります。その次に申込みを獲得できているのがチャットマガジンとなります。FacebookやTwitterよりも、チャットマガジンの集客効果は大きいですね。Chatworkでつながっているのは経営者の方が多いので、しっかりと届けたい方に情報を届けられているからだと思います。

チャットマガジンの配信は、専用のChatworkアカウントから行われています。西川様や伊藤様のアカウントからではなく、専用アカウントを設けているのはなぜでしょうか。

西川：スタッフ個人からの連絡ではなく、SMC税理士法人として配信する「マガジン」だからです。お客様にもそのようなイメージを持っていただくために専用のアカウントを用意しました。

セミナーやSNSの告知情報の他に、会計等に関する重要な情報も配信されているとのことですが、これらは手動で配信されているのでしょうか。

中野：Chatworkでつながっているお客様のなかには、契約が終了している企業様もいらっしゃいます。そうした方には配信できない情報もあるので、ツールを使って契約中のお客様だけに配信を行っています。具体的には、kintoneで管理しているお客様情報から契約中のお客様のみを抽出し、RPAとChatwork間をAPI連携し、中間納税のお知らせなど、顧問先様毎の情報を各グループチャットに配信しております。

Chatworkで生産性が10％向上

その他、Chatworkの導入効果について教えてください。

西川：体感ですが、Chatworkを導入したことで拠点間のコミュニケーション活性化や移動時間の有効活用ができるようになり、スタッフの生産性が10％は向上したと感じています。現在の売上が8億円なので、8千万円の売上効果をもたらしてくれたことになりますね。

最後にChatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

西川：これからの時代、メールはもうビジネスで使うべきではありません。やりとりが1対1になりがちですし、情報共有がやりにくいからです。Chatworkは情報共有が非常にやりやすい上に検索性も良いです。引き継ぎにも便利ですし、新人が入った際のOJTにも役立ちます。過去情報のストック性がメールとは比べものにならないほど高いのです。Chatworkを使うことで、生産性は大きく上がるでしょう。

ありがとうございました。