Chatworkでタスク管理が万全に！会社全体で電話応対力が向上

充実したタスク管理機能を持つChatworkのおかげで重要事項の見落としや業務の処理漏れが無くなりました

貴社の事業内容について教えてください。

笠田：2014年に設立した司法書士事務所です。アルバイトを入れて26名（うち司法書士6名）のスタッフで運営しています。不動産登記業務を中心に、商業登記、家族信託、成年後見、相続業務など司法書士が扱う業務は全て対応しております。

会社の組織体制について教えていただけますか？

笠田：不動産登記業務を行う部門とそれ以外の部門に分かれています。

不動産登記業務を行う部門は自分以外の司法書士5名と事務員13名、その他の業務を行う部門は自身と事務員7名で業務を回しています。

職業柄、不動産登記業務を行う部門は外出して業務を処理することが多いです。一方で私が担当する部門は、私以外を除いた事務員は全員が常時オフィス内で仕事をしております。

Chatworkを導入されたきっかけを教えていただけますか？

笠田：3〜4年前、ちょうどコロナが蔓延しだした頃、当時はメールやプライベートチャットでやりとりを行っていたのですが、重要事項の見落としや業務の処理が漏れることが何度も発生したので、精度の高いやりとりができるようにオフィシャル・コミュニケーション・アプリの導入が必要だと思い、採用を検討しはじめたのがChatwork導入のきっかけです。

Chatworkを知ることになったきっかけは？

笠田：採用を検討しはじめた頃に、とある弁護士の方がChatworkの利便性を説明されているYouTubeを見まして、それで知りました。

プライベートチャットを利用されていたとのことですが、どういった理由でChatworkに切り替えが必要と感じられましたか？

笠田：プライベートチャットはやりとりをする面では便利ですが、タスクを管理するという面では機能が充実していませんでしたので、機能が充実しているChatworkの採用となりました。

他には、業務ごとにグループを作成して情報の管理がし易い、送信した内容の修正ができる。そして、アカウントを一括で管理できるので、従業員が辞めた場合に機密情報の漏れが防ぎ易いといった利点がChatworkにはありました。

他のアプリとの比較検討もなさいましたか？

笠田：比較検討したのはプライベートチャットとChatworkだけです。

Chatworkの機能で気に入っていただいたものがあれば教えてください。

笠田：先ほど申し上げました点に加えて、Chatworkはグループに後から入ってくる方が過去の履歴を確認することができるというのがとても魅了的に感じました。

プライベートチャットの場合は、グループに加入した以降の情報しか確認することができませんので。

Chatworkの導入で電話の情報管理品質、応対品質およびお客様からの満足度が大幅向上！

グループチャットは社内・社外向けでどちらで使われる頻度が高いですか？

笠田：社内で使う頻度の方が圧倒的に高いです。全体、部署、業務内容ごとにグループチャットを分けて使っています。

Chatworkはどんな業務のやりとりで使っておられますか？

笠田：　社内では大きく分けて6つのグループで運営しています。

「全体」というグループチャットで全社的な通達・回覧などを行っています。

「要折TEL」では折り返し連絡忘れを防止するために、担当不在時の着信連絡を各担当宛に発信してタスク化、「電話不通リスト」では、相手方に電話がつながらず、折返しがあった場合の伝達事項の記録を行い、他の社員が折り返し連絡を受けても用件を伝えることができるようにしています。

「日報」では各々の業務進捗を確認し、該当業務をいつ行ったかの確認を行うための業務報告として活用しています。

「備品発注等」では、社内の備品について各自、発注担当に依頼する時に使用。在庫の状況などを共有しています。

そして、最後に、「実印持出記録」では、事務所実印を外に持ち出す際に記録するために使っています。以前はノートで記録していましたが、Chatworkで管理することで、どこからでも実印の所在が分かるようになって非常に助かっています。

社外では、大きく分けて3つのグループで運営しています。

「WP税務申告（後見・相続）」では、業務上、税理士と協同で案件を進めることが多いことから、税理士とのやり取りを案件の担当者以外のグループに入っている社員全員で見ることができるようにしています。

「後見関係・施設探し」では、後見業務において、本人(知的障害者や精神障害者、認知症のお年寄りなどの成年被後見人)の施設探しを行う施設紹介会社とのやりとりに使用しています。誰の件で、施設探しが現状どこまで進んでいるのかを報告や、紹介された施設のパンフレットも画像で一緒に送ってもらっています。　進捗状況の把握と管理が非常にやりやすくなりました。

そして、「WP経理関係」では、当法人の税務申告を依頼している税理士と当所の経理とのやり取りをするために使用しているグループです。経理の担当者が分からないことを代表に質問すると、代表者から折り返し回答がされるように運営しております。これまでよりも業務効率があがり、担当者の間では好評です。

これらのグループチャットの中で笠田様が特に愛用されているグループチャットは？

笠田：特に「要折TEL」と「電話不通リスト」を良く使っています。

「要折TEL」の本来の使用目的は、折り返し連絡忘れを防止するために、担当不在時の着信連絡を各担当宛に発信してタスク化することです。しかし、私はこれを個人の備忘録にも使用しています。私自身が電話でたくさんの人と話すものですから、折り返し連絡をした後に、話した内容を概要欄に記録して後に振り返る時に役立てています。

一方、「電話不通リスト」は自分が掛かってきた電話に折り返しても電話に出てもらえなかった時の相手の要件や電話番号を記録し、後で折り返しの電話が掛かってきた時に相手を確認するために使用しています。

私が会社にいない時は、会社にかかってきた自身あての電話を携帯に転送されるように設定しているのですが、着信番号だけだと相手がわからない時があります。

そんな時に、「電話不通リスト」を見て電話を受けるかどうか判断するのです。営業の売り込み電話がかかってくることもたまにありますので、「電話不通リスト」に載っていない電話番号からかかってきたら出ないようにしています。

携帯に掛かってきた電話番号は「電話不通リスト」と照合させることで、対応することが必要かを確認するのですが、その確認作業はスマートフォンで非常に簡単にできるので大変重宝しています。

他にはどんなやりとりでChatworkを使っておられますか？

笠田：外出する社員に何時に帰社する予定なのかをグループチャットで報告させています。

また、日報の報告ですが、業務の報告以外に事務員の退社時間の管理にも使用しています。

提出している事務員は帰宅済みで、していない事務員は所内にいるということですから、提出状況を確認し、提出していない従業員には早く提出して帰宅を促すようにしています。

Chatworkの導入で留守電への対応が外出先からでも簡単に！

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

笠田：これまでにやらなければいけなかったことをやれていないことがありましたが、業務進捗を管理しやすくなり、業務処理漏れがなくなりました。

また、体感的にも従業員の業務の処理速度があがった気がします。

取引先などの反応はいかがでしょうか？

笠田：当所はクライアントから電話を受けることが非常に多いです。そして、クライアントからすると、担当者と異なる者が電話に出たとしても、何の要件で電話をしているか、その従業員はわかっていて当たり前のように期待されることが少なくありません。

そのため、グループチャットで誰から何の要件で電話がかかってきたかを従業員全員で共有できるようになっていると、どの従業員が電話に出ても同じようにクライアントに対応することができますし、応対品質が向上して、クライアントからの安心感も得られて、大変満足しております。

他に感じられたことがありますか？

笠田：これまでは、留守中に自身あてで受け取った電話を従業員が紙にメモ書きをして、外出先から戻ってきた自分がまとめて処理していて、多い時は数十件の電話に対応しなければならず大変でした。

ですが、Chatworkのおかげで外出先からもかかってきた電話について内容確認ができるようになって、簡単な内容ならば、事務員から直接折り返して貰う指示も出来るようになりましたし、まとめて折り返しの電話をかけるということもなくなりまして、非常に助かっております。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

笠田：とにかく業務の効率化が非常に図れるツールです。また、業務量が増えると、やらなければいけないことがどんどん増えますが、万が一、漏れてやり残すようなことが起こると会社の信用問題にも関わってきます。

ですから、インストールも簡単で使い勝手が良く、タスク管理機能が充実しているChatworkは当事務所のような業務量が増加の傾向にある組織や業務完了の達成率を向上させたい会社様などにおすすめします。

業務を完遂する能力はクライアントからも評価されますし、達成度が低い会社は競争が激化する市場の中で淘汰されてしまいかねません。

市場で生き残るためにもChatworkのようなツールを使うことがおすすめです。

全てにおいてスピードが求められる時代に、業務のタスク管理や部署を超えた情報共有をどれだけ正確かつスピーディーにできるかは事業の成長には欠かせません。今後さらに事業を拡大する予定であればこのようなツールは必須かと思います。