Chatworkで円滑な情報共有と人件費10%削減を実現！

コミュニケーションコストが劇的に削減

貴社の事業内容について教えてください。

今井： 社会保険労務士事務所として、顧問先へ労務相談、社会保険手続き、給与計算、人事コンサルティングをしております。他には労働相談や人事システムの導入支援活動も行っています。

Chatworkはどのような理由で導入されたのでしょうか？

今井：元々、社内でのコミュニケーションはメールがメインでした。ただ、社内でやりとりをするのに「メールだと時候の挨拶を書いたり書式を整えたりするのに時間がかかって面倒なので、プライベートチャットのように要点だけ書いて、短時間でやりとりができる方が好ましい」という意見が出るようになりました。また、複数のお客様からも「貴社はチャットを導入しないのですか？」との問い合わせが相次いだため、ビジネスチャットの導入を検討し、最終的にChatworkに落ち着きました。

お客様はどのような理由で貴社にチャットの導入をご希望されたのでしょうか？

今井：コミュニケーションコストを下げる目的で導入を要請されることが多かったです。

お客様の中には結論だけでやりとりができるチャットを好まれる方もおられますので、そういった方達はChatworkでのやりとりを希望されました。

他のビジネスチャットのご利用を検討されましたか？

今井：米国産のコミュニケーションアプリなどを検討しました。実際に無料版を試してみたのですが、ファイルを添付するのが難しかったりフォントで気に入ったものがなかったりして、使いづらかったので採用に至りませんでした。

次にChatworkを試してみたのですが、日本人の嗜好に合わせたインターフェースになっており、非常に使いやすかったので、採用となりました。

以来、ずっとChatworkを社内のオフィシャル・コミュニケーション・ツールとして使い続けています。

Chatworkをオフィシャルツールとしてご利用になられて何か変化はございましたか？

今井：Chatworkを導入したことで社員との垣根が低くなり、コミュニケーションが非常に取りやすくなりました。

また、これまでメールに費やしていた時間を考えると時間を効率的に使えるようになり、コミュニケーションコストが劇的に低くなったことを実感しています。

今では以前の状態に戻ることは考えられません。

Chatworkの導入で社内の雰囲気が変わった

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労されることがありましたか？

今井：Chatworkの導入自体で苦労することはありませんでした。

当事務所は職業柄、業務を進めるのに10個のシステムを利用することが必要で、それらのシステムを使いこなすことが大変なため、意識的に、ビジネスチャットを含めて新しくシステムを導入することを避けてきました。

実際にChatworkを導入することが決まっても、直前までは、導入に対して少しだけ抵抗感がありました。

しかし、導入以降、大変に感じることはありませんでしたし、これまでも使用する上で特に苦しむようなことはありませんでした。

10個のシステムとは大変ですね。どのようなシステムをご利用されておられるのでしょうか？

今井：給与計算用のシステムが何個もあったり、勤怠管理や社会保険の手続きに必要なシステムが何個もあったりします。

クライアントごとに異なる給与計算ソフトを利用をされているので、複数使わなければならないのです。

それらのシステムはひとつだけでも稼働させるために覚えなければいけないことがたくさんあるので本当に大変です。

Chatworkも導入前は使用上で覚えなければいけないことが多くて大変なのではないかと危惧していましたが、良い意味で予想が外れてくれました。

貴社ではどのような年齢の従業員の方が多いのでしょうか？

今井：30代がメインですが、中には50代、60代の方もおられます。

利用上も、特に複雑な操作を覚える必要もありませんでしたので、もし仮に当社の平均年齢がもっと高くても、導入・運用のどちらにおいても問題は起きなかったと思います。

また、当社にはSE系の従業員が存在する訳ではなく、皆、文系ですが、Chatworkの導入はさほど苦になることはありませんでした。

グループチャットはどのように分けて使われていますか？

今井：社内と社外に分けて使っていて、グループの数でいいますと、社内のものが多いです。

社内では役職別でやりとりをしているグループ、顧客別に3人くらいの担当者で業務をこなすためのグループ、個人単位で残業代や交通費の申請や私と個別相談をおこなうグループなどが存在します。

例えば、「社労夢のアカウント確認用」というチャットでは、同時に10人しか使えない、ライセンス数に限りがあるソフトの順番を管理するために使っています。

このソフトはほとんどの従業員が業務に用いるので、常に稼働率が高く、取り合いになります。また、このソフトは、新しく使う人が優先されるように設計されていまして、使用人数をあらかじめ制限しておかないと、誰かの使用中に、新しく使う人がログインすると、使用中の人がソフトを使えなくなってしまうのです。

コロナ前は10本の旗を準備し、ソフトを使う従業員には利用中を示す旗を1本持たせて、旗がない人はそのソフトにログインができないというルールで運営していました。

現在は、Chatworkのタスク管理で番号づけをし、10のタスクのいずれかに携わっていない人はそのソフトにログインできないように管理をしました。

電子システムの管理は管理札や旗を使用するよりもChatworkで管理するほうが、わざわざ確認を人にすることもなく、チャットを確認するだけで済みます。以前はこのシステムの取り合いでよく揉めてましたが、現在は、そのような揉め事はおこらなく、大変助かっています。

他にも貴社ならではのユニークなChatworkの使い方をしていることがありますか？

今井：残業申請と実労働結果報告というグループチャットがありますが、こちらで従業員の勤怠管理をしております。

従業員から申請された残業と実態を照らし合わせる業務を外注しておりまして、管理が徹底できてない従業員にこの仕組みを使って周知することを行っています。

当事務所では、労務管理や残業削減のコンサルティング業務も行っておりまして、勤怠管理が出来ていない方の多くは周知が徹底されていないことが経験上わかっております。

職業柄、当事務所でも、勤怠の報告と実態がかけ離れることがないように、毎日、勤務実績と報告が異なる人にはグループチャットを使って周知しているのです。

このグループチャットのおかげで、以前よりもかなり従業員の勤怠管理が徹底できるようになりました。

他には、「toaster team通知」というグループチャットでは、当社のマニュアル類を連携し、新入社員などに仕事の進め方を確認してもらえるようにしています。

今の若い世代にはマニュアルに沿って仕事を進める方が、先輩の背中を見て仕事のやり方を盗むよりも合っているみたいで、このグループチャットは当社の若手社員の業務効率を向上させるのに非常に役立っています。

法改正がおこる度にマニュアルが増えますが、このグループチャットは重宝しています。

Chatworkの導入で人件費を10%ほどおさえられるようになり助かっています

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

今井：Chatworkの導入でより充実したサービスを提供できるようになったと感じています。

先ほどの法制度に関するマニュアルの整備と関係があるお話ですが、社会保険労務士の仕事は他の士業と比べると、知名度が低いため、お客様に利用していただく割合があまり高くありません。

もっと多くのお客様に社会保険労務士を採用しようと思ってもらうには、付加価値を提供することが必要で、そのためには、法改正による変化点の解説など出来るだけ多くの情報を提供することが欠かせません。

そのためには、従業員には、法制度に詳しくなってもらうことが必要で、当事務所では「toaster team通知」のグループチャットを用いて社員と法制度に関する情報を共有することで、より付加価値がついたサービスを提供できるようになりました。

Chatworkの導入で数値面での貢献も何かありましたでしょうか？

今井：朝の勤務に関する突発的なやりとりやメールの署名や挨拶文がなくなりました。また、お客様との対面の打ち合わせも減ったので交通費も減りました。これらにかかる労働時間がなくなりましたので、ざっくりと見積もっても、10%ほど人件費をおさえられるようになったのではないかと想像しています。

Chatworkの機能で気に入っておられるものがあれば教えてください。

今井：リアクションマーク機能が素晴らしいです。メールだと些細なことで共感したとしても返すのが大変ですが、リアクションマーク機能があれば、お客様の書かれたことに共感したら簡単に返すことができますし、また、手をあまり煩わすことなくお客様とコミュニケーションをとることが可能です。

この機能のおかげで、より多くのお客様と短時間でコミュニケーションが取れるようになり、親密な関係になることができるようになったと思います。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

今井：Chatworkの導入で社内のやりとりが簡単になり、従業員から気軽に相談を受けることも増えました。

従業員には子育て世代の女性が多く、子供が病気になった時など急に休みを取らなければならないことがよくあります。

Chatwork導入前は、当日欠勤の場合、電話で連絡をしていましたが、電話だとつながらない時もあり、また、電話を受けている人の時間もとられて、非常に作業効率が悪かったように思います。

Chatworkが導入された今は、出社している人達と大差なくやりとりができています。

社員の知識を平準化をするのが会社経営者の責務であり、一人の優秀な社員を育てるのではなく、社員全員が優秀になるべく情報の共有化を効率的に行うことが昨今の日本では求められています。

その実現を手助けしてくれる最適なツールの一つがChatworkだと思います。

プライベートチャットとも似たインターフェースで使いやすいですし、社員数が少ない事業者様でも早い段階からご利用になられることをおすすめします。