メールは郵便、チャットはコミュニティ

なぜチャットワークを導入しようと思ったのでしょうか。

岩崎:私は神田昌典さんのビジネス実践会に入っているのですが、そこでチャットワークが使われていたんです。レスポンスも早いし、テーマごとにグループを作って気軽にやり取りできるので、「これはいいな」ということで自分の会社にも去年から本格導入することにしました。

それまで何かコミュニケーションのツールは使っていらっしゃいましたか。

岩崎:メールとFacebookメッセンジャーです。それまでほとんどのお客様とはメールでのやり取りでしたが、今はチャットワークを使うこともご提案しています。クラウドツール自体がNGだというお客様もいらっしゃるので、その場合はメールになりますが、すでに1割くらいのお客様とはチャットワークでやり取りするようになっています。

メールやFacebookメッセンジャーと比べてチャットワークのよいところは何でしょうか。

岩崎:まず誤送信という概念がないのがいいですね。間違えて送っても後から修正や削除ができます。メールはどちらかといえば郵便ポストの電子版という感覚で、ポストに手紙を入れたらもう戻せません。

一方で、チャットワークは手紙ではなくコミュニティです。特定のグループを作り、メンバーでやり取りするという発想がメールにはないものです。CCやBCCという機能がないのもいいですね。チャットワークだと「BCCにしないといけないのに、CCに入れて送ってしまった」といった、そういうわけのわからない失敗がありませんよね。非常に設計思想がシンプルだと思います。

写真:インタビューを受ける岩崎様
岩崎様は働き方改革に対応した人事評価制度、労働時間管理に関するコンサルティングを数多く手がける。

レスポンスが早くなり、どこからでも仕事の指示が出せる

普段はどのような方々とやり取りをされていらっしゃるのでしょうか。

岩崎:社内でしたら職員への指示出しと、職員からの報告が主な使い方です。コンサル業務がメインなので、日々突発的な仕事が入ることが多く、あまりルーチンワークがありません。ですから私が指示を出す必要があるのですが、外出が多いものですから、外から指示を出せるチャットワークはとても便利です。出張先でもスマートフォンから確認できますし、この会社で何が起きているのかが常にわかるのです。

また先ほど申し上げたように、一部のクライアントとも連絡に使用しています。たとえば弊社が人事評価制度のコンサルをおこなっているクライアントの場合、職員を全員入れてコンサルティングの進行や日程調整をおこなうグループと、幹部や社長だけを入れてもう少しセンシティブな話をするグループと、2つのグループを作っています。それによって、役職や権限ごとに切りわけて情報を提供できていますね。

チャットワークを使ってみてよかった点を教えてください。

岩崎:とにかくレスポンスが早く、どこからでも仕事の指示を出せるのがいいですね。気軽にグループを作ってプロジェクトが開始できますし、職員から報告が上がってくるので仕事の進行具合も常に確認できます。タクシーに乗っている間にプロジェクトチームができあがってしまったこともあるんですよ。

具体的に教えていただけますか。

岩崎:弊社は今、Webサイトをリニューアル中なのですが、大阪出張のときにそれを知人に相談したんです。そのとき「こういうスキルを持った人が必要だね」という話になったのですが、打ち合わせの後、私がタクシーに乗っている間にもう知人が必要なスキルを持った人たちを集めてグループを作っていたのです。「岩崎さんの会社がWebサイトを作るのでご協力お願いします」みたいな感じで、あっという間にプロジェクトが始まりました。

ものすごいスピード感ですね。

岩崎:これはチャットワークならではだな、と思いましたね。それから、グループ全体を見渡すことでプロジェクトの全容が把握できるのもいいですね。メールはログが見づらいですし、Facebookメッセンジャーだと途中から追加したメンバーがログを追えないですよね。チャットワークは途中から追加されたメンバーでも履歴が見えますし、逆に抜けると見えなくしてくれる。職員が辞めたときなどはアカウントを削除するだけで履歴が全部見えない状態にしてくれるので、セキュリティ面での安心感があります。チャットツールの中でも特にビジネスに向いているツールなんじゃないでしょうか。

図:メールとチャットワークの比較

社内コミュニケーションが改善し、業務が効率化

社内のコミュニケーションについて変化はありましたか。

岩崎:圧倒的にコミュニケーションが増えました。職員に毎日メールを何通も送るのって心理的にちょっと重いんですよ。チャットワークだとタイムラインなので、サクサクやり取りできます。タイムラインだと一連のやり取りが見やすいので、この用事が私に向けて飛んできたんだなということもわかりやすいのです。

業務が効率化したという印象はありますか。

岩崎:職員がこなせるタスクの量は増えたと思います。また、弊社はフルタイムで働く職員以外にも、週2や週3で出勤する職員もいます。そうした職員が何日かぶりに出社した際、チャットワークならタイムラインを追えばプロジェクトの状況がわかるので、流れに追いつけないということがないんです。私自身も会社にいなくても状況が把握できるのは助かりますね。

そう考えると士業の方にはチャットワークは向いているのでしょうか。

岩崎:そうですね。士業、特にコンサル業務はチャットワークで格段に楽になるでしょう。

図:チャットワークのキャプチャー画面

BOXとの併用でファイルのやり取りがさらにスムーズに

チャットワークを使用する前は想定していなかったメリットなどはありますか。

岩崎:今はクラウドストレージのBoxと併用していて、ファイルを共有するときはBoxのURLをチャットワークに貼ることにしています。BoxはファイルのURLが基本的に変わらないので、チャットワークでやり取りしてファイルの内容を修正したりしても、同じURLのまま最新の状態に保たれるのがいいですね。

チャットワークの運用ルールなどはありますか。

岩崎:これから作っていこうかなと思っています。たとえばお客様に送るメールなども、私が一通り見るようにしていますので、そのメール文章を貼るためのグループを作ろうかなとか。今後は日報や各種申請などにも活用していきたいですね。

これからチャットワークの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

岩崎:連絡やコミュニケーションのツールはメールしかないという固定観念がある方に、チャットワークのような全体を見通せる便利なツールがあるんだってことをお伝えしたいですね。使用するのに不安があるかもしれませんが、まずは使ってみるのが大事です。不特定多数とつながるツールではないので、心配はいりません。これからビジネスではメールはなくなって、こうしたチャットツールが中心になると仰っている専門家もいるくらいですからね。

写真:岩崎様