社員が集まる機会が少ない葬儀会社でも、情報共有ができる

葬儀はいつも急。社員の時間が合わなくても意見交換をしたい

なぜChatworkが必要だったのですか？

松岡 : 葬儀はいつも急なため、社員の時間が合わず、会社の方針を伝えたり、意見交換をする時間が持てないという悩みがありました。「葬儀が入ったので、A君とB君がおりません」という具合です。以前は、メールを使っていましたが、やってほしい仕事がどうなっているのか分からなくなるので困っていました。

これらの問題を解決するために、仕事の依頼・意見交換・情報共有ができる業務連絡系の掲示板をずっと探していたのですが、ピンとくるものがありませんでした。

Chatworkにピンときた理由を教えてください。

稲津 : Chatworkは、脳科学の石川大雅先生の紹介で知りました。2012年12月のことです。タスク（仕事の依頼事項）が、会議室に紐づいているのを見てこれだと思いました。これまでに試したツールは、タスク機能はあっても、会議室とうまくリンクしていませんでした。TODOはスケジューラーのものであって、会議室のものではないのです。

Chatworkのように、タスクと会議室が一緒になっていたら、発生したタスクは、個人のものではなく、チームのものになります。これは便利だと思い、まず幹部で試用しました。結果、「便利だから部下にもすぐに使ってもらいたい！」ということになり、2か月かけて導入する予定を繰り上げ、2週間で導入を完了しました。

仕事がチームの共有物になるという点について詳しく教えてください。

稲津 : Chatworkでは、「自分が参加している会議室」のタスクをすべて閲覧できるので、チーム全員の仕事が見える化されます。これが一番大きいです。これまでは、自分の仕事はスケジュール帳の中でしか管理されていませんでしたが、Chatworkでは、自分のタスクはチーム全員の仕事として管理されます。これは、やらざるをえない状況でもあるので、依頼された仕事をきっちりやり遂げる力になっています。

「周りの意見を聞きながら組織を動かせる」とリーダーが絶賛

葬儀を担当する田口さんの部署では、どのような効果がありましたか？

田口 : 効果は大きく分けて3つあります。

ひとつ目は、部署内の情報共有が簡単になりました。私の部署は葬儀の現場を担当するため、なかなか全員が集まりません。Chatworkを使うと、集合しなくても、部下に伝達したいことを伝えることができ、伝わったかどうかも確認できるようになりました。この結果、仕事のスピードも上がりました。

2つ目は、「周りの意見を聞きながら組織を動かせるようになった」ことです。Chatworkは自分が発信すれば、全員から反応がかえってきます。このようなツールはこれまでにありませんでした。導入直後は、私自身、部下からどんな意見が出るのか楽しみで、意見を募るためのタスクを大量に投げかけていました。今では、自分の思いや意見を伝えることで周りが動いてくれることを期待してChatworkを使っています。

田口 : 3つ目は、業務フローの改善プロジェクトをおこない、供花の受注時に起こっていたミスをなくせたことです。

意見集約効果で「供花」の業務フローを改善

「供花の業務フロー改善」について詳しく教えてください。

田口 : 葬儀では、お供えのお花の注文を大量にいただきます。これまでは、注文を受ける部署と、供花をつくる部署の発注書が異なっており、お互いの帳面の数が合わなくなることがありました。これを改善するために、新しい発注書を作るプロジェクトを立ち上げました。お互いの事務所は20分ほどの距離がありますが、Chatworkで存分に意見をぶつけ合うことができ、表紙を見るだけで正確な注文数がわかる発注書が完成しました。

Chatworkは、教育にダイレクトにつながるシステム

広川さんはどのような効果を感じていますか？

広川 : 2つあります。

ひとつ目は、プロジェクトのゴールをイメージしやすくなることです。メールは、メールボックスの中に、目的がバラバラなものが一同に介しているので、ゴールを意識しにくいです。一方、Chatworkは会議室がひとつの目的に基づいて形成されており、会議室名が目的そのものなので、皆がゴールを認識できます。

たとえば、私の部署では、「価値想像ツール作成プロジェクト」という、われわれのサービスの価値をはっきりさせてツールに落としこむプロジェクトを進めています。プロジェクト専用の会議室では、どんなツールにするか・会議の日程調整・宿題の指示・宿題の報告などをおこなっており、ゴールに向かって着々と業務が進んでいます。

2つ目は、教育にダイレクトにつながる点に価値を感じています。Chatworkには、部下に対する指示の出し方、周りの巻き込み方など、仕事のやり方そのものが出ます。だから、Chatworkによく目を通すことで、自分自身の部下に対する教育のやり方を変えることが可能になります。

たとえば、以前の私は、部下のタスクを確認し、未処理であれば完了するように指導していました。しかし、Chatworkを眺めていて「これは部長の仕事ではない」と気付きました。そこでリーダーに「部下にタスクを完了させるのは上司の仕事」ということを伝え、中間管理職の意識を高めました。結果、リーダーの意識が高まり、部署全体のスピードが上がりました。

教育に使えると分かってからは、「リーダーのための会議室」を設けました。情報は、一気に全体に落とせばいいのですが、あえてリーダーのための会議室に落とし、リーダーから部下に情報を伝えさせることで「連携することが上司の仕事」という意識付けをおこないました。

個々のスキルがChatworkに現れるのですね。

広川 : ええ。質問の投げ方やタスクの出し方に現れます。

たとえば、タスクを出す時、まず自分の意見を述べ、「賛否両論あると思うが皆さんの意見を返信ください」という形で送ると、意見をもって返信せざるをえません。うまい質問の投げ方です。

一方、「〜について伝達してください」というタスクは、どのレベルまで伝達できたのか分かりません。「伝えはしたが、内容を理解できていない者がいる」のか、「全員が完璧に内容を理解できた」のか不明です。このことから、何をもって伝達完了とするか明確にしたほうが良いと気付きます。Chatworkを使っていると、このような点に気付き、上司は指示の出し方が、部下は指示の受け方が鍛えられます。

組織に良い影響を与えてくれる便利なツール

最後に、Chatworkについて一言お願いします。

松岡 : Chatworkは、組織の運営に良い影響を与えてくれます。先ほど発注書の仕様を統一したエピソードがありましたが、Chatwork導入以前は、この問題について話し合う機会を持てない現実がありました。今から考えたらよくやれていたと思います。導入からわずか1か月で成果が出ており、とても便利に使っています。今後はさらに良い変化が起こると確信しています。