ITに不慣れな会社を変革し、ペーパーレス化と業務効率化を実現

ITリテラシーが低く、営業と事務スタッフの連携がとれていなかった

まず、御社の事業について教えてください。

谷口：当社は愛知県名古屋市にて、住宅設備の卸販売やBtoCの不動産仲介、ヴィンテージマンションのリノベーションなどの事業を手がけております。住宅設備事業はリフォーム店や工務店、建築設計事務所様へ住宅設備商品の卸販売を行っており、キッチン・浴室・トイレ・水まわり設備から太陽光発電システム、ホームエレベーターまで豊富なラインナップを取り揃えており、関連施工工事も承っております。その他、BOSCH食器洗い機や蓄電池事業、木材事業なども展開しております。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

谷口：私が入社したのが8年前の2014年だったのですが、当時のナカトウは社内外の連絡をする方法が電話かメールしかなく、情報の迅速な共有がうまくいっていませんでした。私自身は入社前、ロサンゼルスでITを活用した仕事をしていたこともあり、入社したときはあまりのギャップに驚きました。

当時は社内にWi-Fiすらなく、PCも有線のLANケーブルで接続しており、コピー機とFAXが活発に稼働している状況でした。外出中の営業と社内スタッフがうまく連携をとることができず、業務の効率化もできていませんでした。

営業の方と社内スタッフの方の連携ができていなかった点について詳しく教えてください。

谷口：たとえば、営業が外出中にお客様から電話がかかってきたとします。電話を受けた社内スタッフは営業に電話をかけて「お客様から電話があった」ことを伝えるわけですが、営業もいつでも電話に出られるわけではありません。運転中だったり、別のお客様と電話中だったり、商談中だったりします。そうなると、留守電を残すか、再度かけ直すことになり二度手間になります。Chatworkなら、電話を受けた社内スタッフがチャットで内容を残しておけば営業が自分のタイミングで確認できるので、社内スタッフからかけ直す必要も、営業から折り返す必要もなくなります。

パソコンに慣れていない年配社員でも使えるツールはChatwork一択

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

谷口：いくつかのビジネスチャットを検討しましたが、情報共有のスピードやグルーピング機能、そして新しいものに対して拒否反応を示しがちな年配社員にとっても使いやすいツールであることを重視すると、Chatwork一択でした。私自身は入社前からChatworkを使用していたので、その良さは十分にわかっていました。

懸念されていた年配社員の皆様の反響はいかがでしたか。

谷口：やはり最初は反発もありました。主な理由としては、「新しいツールなんて使うと余計に時間がかかる」というものです。そうした声に対しては、Chatworkを導入することでいかに仕事が楽になるか、煩わしさや工数が減らせるかという点を強調して伝えました。

また、Chatworkなどのデジタルツールを得意としている若手社員から先に育成して、そこから1人、また1人というふうに広げていきました。

Chatworkの導入に限らず、私は常に20代や30代の若い社員に目線を合わせて考えるようにしています。この先、Chatworkを活用して情報共有を効率化していく会社はどんどん増えるでしょう。そのとき、デジタルツールの活用すらできていない会社が若手にどう映るかを考えなければなりません。将来を見据えたとき、会社の未来を担う若手の人材は必要です。そうした若手に選ばれるためには魅力的な業務環境を整えておかなければならないのです。私が社長に就任してからは、デジタルツールだけでなく、ワークライフバランスやSDGsへの取り組みなど、時代に合った企業経営を心がけています。

事業部やプロジェクトごとにグループチャットを作って情報を管理

まさに会社そのものが変革する過渡期にあるのですね。では、ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

谷口：全体連絡、事業部ごとの連絡、日報報告用、プロジェクトごとにグループチャットを作って使っています。まず、全体連絡グループチャットでは、全社的な通達を行っています。たとえば、当社は住宅設備機器メーカーとの取引が多いので、そうしたメーカーの営業スケジュールや、コロナの濃厚接触者情報、社員の休暇の情報などを共有しています。以前ですと伝言だったり、ホワイトボードに書いておいたりといった手段しかなかったので、直行している社員には伝わらないこともありました。Chatworkのおかげで伝達のスピードはかなり速くなったと思います。

次に事業部ごとのグループチャットですが、たとえば「住設事業部（営業）」グループチャットでは日々の売上報告や入金の連絡を行っています。これも以前ですと、一度帰社して紙にメモ書きのような形で行っていましたが、Chatworkに集約したことで情報が一箇所にまとまり、外出先からでも簡単に報告できるようになりました。

「リノベーション事業部」グループチャットでは、ショウルームの進捗や来客情報、新規物件情報などを共有しています。たとえば、「今日はお客様がお見えになるので、駐車場を空けておいてください」といった具合です。これも以前は電話で連絡していたので、うまく伝わらないケースがありました。

「日報」グループチャットでは、社員の日報を上げてもらっています。ある程度のテンプレートを用意して、それをグループチャットの概要欄に記載しておき、すぐに使えるようにしています。以前は紙で日報を上げていたので確認するのは上司だけでしたが、今は日報グループチャットで全社員に公開されているので、出していないと他の人にもわかってしまいます。そのため、日報の提出率が上がりました。

「事業方針発表会」は、各事業部で事業方針についての資料をまとめる際に、プロジェクトの進捗や情報共有を行うためのグループチャットです。これも全社員に公開して見える化しています。

この他にも、名刺の増刷を依頼する専用のグループチャットや社内の各種申請を行うグループチャット、Webサイトを制作する際の進捗を管理するグループチャット、税理士や社労士とやりとりするグループチャットなどがあります。

Chatworkを中心にIT活用を進め、若い世代にとって魅力的な会社へ

Chatworkを導入した効果について教えてください。

谷口：紙ではなくChatworkを活用したデータでのファイリングを推奨した結果、ペーパーレス化が進みました。また、以前はメールを整理するのにフォルダ分けする手間があり、相手がメールを開いているかどうかを確認するのにわざわざ電話で確認していましたが、Chatworkはリアクション機能のおかげで既読がわかるため確認の手間がなくなりました。タスク機能も便利です。期限付きの業務指示ができ、タスク完了についてもいちいち本人の口から報告を受ける必要がありません。グループごとにタスク管理ができることで、メンバー同士でフォローしあえるようになり、業務遂行に遅延がなくなりました。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

谷口：これからの社会、そして会社の変化に対応し続けられるスピード感はChatworkならではです。メールや電話、FAXは依然としてビジネスシーンに残っていますが、咄嗟に使えるコミュニケーションツールとしてChatworkはとにかく使い勝手がいいと感じています。

ついつい個人プレーになりがちな業務ですが、本来はチームで連携して行うほうが効率的ですし、モチベーションアップにもつながります。その点からも、グループごとにタスク管理や情報管理ができるChatworkは、組織力を上げるツールとして大いに期待できるのではないでしょうか。実際に当社では導入後に明確な効果が出ています。

ありがとうございました。