誤配送コストを1/10に削減！事業拡大に貢献するChatwork

事業の拡大を見据えてDX化に取り組みはじめた

まず、貴社の事業内容について教えてください。

都築：当社は1919年の創業以来、愛知県岡崎市で鋼材・工具を販売してきました。現在では、建設・土木工事の請負、設備製缶への顧客販売など、ものづくりを多面的に全力サポートする工場保全代行商社として事業の幅を広げつつあります。

新規事業にも力を入れていらっしゃるのですね。

都築：はい。当社としてもこれまでの事業を続けるだけでは、企業としての成長が描けないことに強い危機感を感じていました。そこで、創業100年を機に、工場保全でお困りの企業様と当社の協力会社とを繋ぐ新規事業を取り組みを始めたのです。

Chatworkを導入したきっかけを教えてください。

都築：外出が多い営業との「言った、言わない問題」や「言い間違い、聞き間違い問題」、「画像と図面の共有がうまくできない問題」を抱えていました。

Chatworkを導入する前は、電話と紙でのやりとりがほとんどで、全社員がインターネットにつながったパソコンを保有しておらず、フィーチャーフォンを使っていました。

そのため、業務の中で問題が発生すると、責任を誰がとるかで争いが生じて作業が前に進まなかったり、お客様との電話で音質不良や音量が小さかったために、当社と先方の認識にズレが生じるトラブルが発生していました。

電話文化が浸透していたのですね。

都築：はい。これまでは、ほぼほぼ電話で業務連絡を行ってきました。そのため、相手の都合を考慮して報告する文化も社内で定着していました。

その結果、自分がどんなに忙しくても相手の都合の良い時間帯に連絡をしなければならず、連絡するタイミングを気にしすぎて、報告をし忘れてしまいトラブルにつながるようなケアレスミスも発生していました。例えば、受発注業務だと商品の値段や数量が誤っている、スケジュール調整だと参加者や日時が異なっているといったようなミスです。

画像と図面の共有に関してもこれまでは、社外の方から図面はFaxやメールで送っていただいていました。社員は、フィーチャーフォンしか持っていなかったので、内容を確認するには、会社に戻って情報を確認することが必要でした。

すると、社外で作業をしていても、図面を確認するためにわざわざ会社に戻らなければならないこともありました。

事業を拡大する中で、このままではいけないと思い、営業にタブレットやスマートフォンを持たせ、コミュニケーションのインフラとしてChatworkを導入したのです。

最もレスポンスが早かったChatworkを採用

数あるチャットツールのなかから、どのような経緯でChatworkを選んでいただいたのでしょうか。

都築：Chatwork以外にも2,3社資料請求をしましたが、それらの中で、最もレスポンスの早かったChatworkを試しに導入することにしました。

他社さんは、カスタマーサポートへの問い合わせに対して返答がなかったのに対して、Chatworkは問い合わせから数時間後には担当者の方から連絡があり、「非常に早い」と驚いたことを覚えています。

また、後になって、当社が新規事業で経営指導を受けているコンサルティング会社からもChatworkを紹介されました。社内だけでなく、社外との利用も増えてきたことで、今では当社のオフィシャルツールとなっております。

Chatworkを社内に導入するにあたり、ご苦労された点があれば教えてください。

都築：初めてITツールを社内に導入することになったので、定着するか心配でした。また、チャットを使うことで、誹謗中傷や社内で派閥ができたりしてギスギスしないか心配もしていました。

この心配点につきましては、Chatworkの営業担当の方から、当社にあわせてChatworkを運用するための資料とChatwork使用上のルールを作っていただいたおかげか特に大きなトラブルは発生していません。

グループチャットは必ず管理責任者が作ること、チャットのメンバーには管理責任者と社長が入ること、そして個人間でのダイレクトチャットを禁止にした......この3つのルールが良かったのだと思います。

情報伝達がスムーズになり、お客さまへの対応が早くなった

グループチャットはどのように分けておられますか？

都築：社内では、部署、業務、プロジェクトごとに分けています。

例えば、部署ごとでは、「全社共通」「業務部」「総務部」「営業部」と言った部単位のグループが存在します。

業務ごとでは、「倉庫＋業務部」「営業＋業務部」「営業＋総務部」といった業務単位のグループが存在し、プロジェクトごとでは、「ホームページ刷新プロジェクト」「名大転職フェア」などプロジェクト単位でグループチャットが分かれています。

Chatworkはどんな業務のやりとりで使っていらっしゃいますか？

都築：代表的なものでは以下の通りです。

「全社連絡用」では、全社員へ事務連絡を行う際に使用しています。紙で伝達していた時よりも、早く正確に伝わりますしペーパーレス化に貢献してくれています。

各会議では「営業担当」「幹部」「取締役」などの階層ごとにグループを構築し、事前に議題を報告し付随資料を共有しています。会議が始まった時点で議論ができ、時間を効率的に使えるようになりました。

Chatworkの導入でペーパーレスと時間の有効活用が実現したということですね。他にも目に見えた効果がありましたか？

都築：　これまで、発注・見積・顧客との連絡を電話を使ってやっていましたが、Chatworkでやりとりを行うようになりました。これによって、言い間違いや聞き間違いが解消されただけでなく、スムーズなコミュニケーションが実現し、お客さまへの対応が早くなったと実感しています。

他にはどんなやりとりで使ってらっしゃいますか？

都築：「コロナ体温測定」といったグループチャットがあり、そこでは従業員・役員全員の日々の体調管理を行っております。人と接触せずに体温を確認できるのが嬉しいです。

また、社外では、「税理士」「社労士」「コンサルティング会社」ごとのチャットグループで、それぞれの専門分野での情報のやりとりをさせていただいております。時系列で整理して情報を管理することが出来るので、後になってさかのぼって情報を探す時に便利ですし、業務指導やアドバイスが受けやすくて重宝しています。

Chatworkの導入で誤配送で発生する輸送コストが1/10に削減

Chatworkを導入することで何か変化を感じられたようでしたら教えてください。

都築：これまで電話による報連相を行っていた時と比べると、連絡漏れ・誤解・聞き間違いなどのトラブルがほとんどなくなりました。そして、情報共有が効率的に行えるようになり、その分生産性があがっています。

体感値ですが、これまでに誤って部品や鋼材を手配していたために発生したトラックの手配コストがChatworkの導入で1/10程度に削減できたと感じています。

取引先などの反応はいかがでしょうか？

都築：取引上のトラブルは減ったと感じております。また、電話の時よりも文字でやりとりをすることで、取引先に問い合わせをしてもこれまで半日・1日かかっていたやりとりが数時間で終わるようになったことから、評価は上々です。お客様も喜んでおられます。

他に感じられたことがありますか？

都築：会議の前に紙を印刷して配る作業がなくなりました。FaxもすぐにChatworkで転送できるようになり、本当に便利になりましたね。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

都築：予想していたよりも早く「便利だな！」と思いました。Chatworkはやりとりの履歴が明確に残るので、いったん利用し始めると、「言った、言わない」とか「伝えたはず」といった思い違いから来るトラブルがなくなり、コミュニケーションが円滑になります。

一方で、会話が減るかと思いきや、そうはなりませんでした。Chatwork を使うことで会話もよりスムーズになり、社内では朗らかな会話が増えているように感じます。

新しいものを導入すると反対する人が出てくることが少なくありませんが、あらかじめ何名か推進者を探し出しておいて、いつでも協力を仰げる状態にしておくと、よりスムーズにChatworkを受け入れてもらえるようになると思いますので、導入する前に準備しておくと良いと思います。

コミュニケーションの利便性が劇的にあがり、効率的に時間を使えるようになった今、Chatworkは当社の必須アイテムです。