社員の1/4を占めるシニア社員・製造現場にも定着した推進のポイントとは

ばらばらだった社内の連絡手段を一本化したかった

Chatworkを導入しようと考えたきっかけについて教えてください。

可部：きっかけは、それまでばらばらだった社内の連絡手段をなんとかして一本化しようとしたことです。

以前はそんなに多くの連絡手段が併用されていたのですか？

可部：はい。口頭、手書きメモ、FAX、Eメール、電話、携帯メール、ショートメッセージ、LINE......ときには手書きメモがさらにFAXされ、届いたけれど手書きのせいで読めない、なんて笑い話もありました。

どの連絡方法をどんなときに使うのかというルールもなく、各自が思うままに情報を発信していたので、相手が確認したのか、必要な関係者にちゃんと行き届いたのかもわからないことが多々ありました。

それは、たしかに混乱しそうですね。

可部：こういった状況に陥った背景には、弊社ならではの事情もあります。弊社は1936年に創業した木専門の塗料・開発・製造・販売メーカーです。東京、大阪、熊本に約100名の社員が勤務しています。弊社の特徴は、社員の年齢層が10代から70代までと非常に幅広いこと。多様な世代の社員が働いていることは利点でもありますが、昔ながらのやり方がそのまま残り続けた結果、先ほど申し上げたような連絡手段の煩雑化が起きるといったデメリットも生まれています。

連絡手段を統一する際、チャットではなく別の手段、たとえばメールに統一することは考えなかったのでしょうか。

可部：メールは1対1が基本となります。また、営業メールなども含めて毎日不要なメールも大量に届きます。その中で必要なメールをいちいち探し出して、流れを確認し、返信するのは非常に手間がかかるのです。それに比べてChatworkはやりとりの流れを簡単に見られるし、複数でのやりとりも簡単です。Chatworkのリアクション機能を活用すれば、最短最速で返信もできます。そういったチャットのメリットを考えると、メールは考えられませんでした。

また、チャットに統一するということは、そもそも副社長の意思でもありました。副社長からChatworkを導入したいという話を聞いて、私と2人で導入を進めていったのです。

セキュリティ面やインターフェースの使いやすさでChatworkを選択

普段からChatworkのようなITソリューションの導入を主導されるのは可部様でしょうか。

可部：そうですね。私は3年半ほど前に中途入社し、総務課長 兼 総合企画室長として社内の改革を進めている立場です。HPの改定・社内システムを担当している者もいましたが、彼らも兼務という形なのでなかなかITによる改革が進んでいなかったのです。

競合ツールの導入も検討しましたか？

可部：ほかのビジネスチャットも検討しました。しかし、検討していたビジネスチャットは多くの人が外部ともつながっているツールです。あくまでも社内でクローズドに使用したかったので、その点が気になりChatworkを選びました。また、資料の添付などもChatworkの方がやりやすかった印象です。セキュリティとインターフェースの両面から、Chatworkを選びました。

Chatworkのメリットを地道に伝えることでシニア層にも定着

Chatwork導入時に心配や懸念していた点はありますか。

可部：1番心配していたのは、60歳以上のシニア層が使ってくれるかどうかでした。弊社では毎日のように20代の社員が60代の社員にスマートフォン操作の講習会を開いているような会社であり、ITツールの導入とはほど遠い状況でしたから。

Chatworkを導入してみて、その懸念はいかがでしたか。

可部：やはり、最初はシニア層がまったく使ってくれませんでした。ただ、これは予想していたことでもありましたから、地道に働きかけを続けていきました。

どのような働きかけをされたのでしょうか。

可部：たとえば、あるシニア社員は、「自分が書いている週報を全社員に見てもらいたい」という不満を持っていました。そこで私は、これはチャンスだと思い、すかさず「Chatworkの『日報・週報』というグループチャットにアップするとみんな見てくれますよ、反応もありますよ」と伝えました。すると、すぐにとはいきませんでしたが、そのシニア社員は1ヶ月後にはグループチャットの『日報・週報』に週報をアップしてくれるようになったのです。

また、別のシニア社員はそれまで手書きのメモをFAXしていました。これもチャンスだと思い、「それなら、メモをスマートフォンで撮影してグループチャットにアップしてください。みんなが『見たよ』『理解したよ』とリアクションしてくれますし、質問がある人もグループチャットで聞いてくれますよ」と伝えました。

このように、「Chatworkを使うとどう便利になるのか」というメリットを伝え続けることで、シニア層にも少しずつ使ってもらえるようになっていったのです。今やこの2人はChatworkのヘビーユーザーです。

シニア層への働きかけの際に注意したことや意識したことはありましたか。

可部：「とにかく使ってください」や「なんで使ってくれないんですか」のように、強制することはしなかったのがポイントだったと思います。シニア層に自ら「使ってみたい」「お、こんなに便利なんだ」と思ってもらうことが大事なんです。

グループチャットを5つのカテゴリに分けて活用

普段、どのようなやりとりに活用していますか。

可部：これまでの連絡方法（口頭、手書きメモ、FAX、電話、Eメール、携帯メール、ショートメッセージ、LINE）をやめて、社内情報共有ツールをChatworkに統一し、活用しています。情報共有にスピード感を持たせるために、極力1対1のやりとりをなくし、グループチャットの使用を奨励しています。グループチャットは目的別に5つのカテゴリがあります。

①全社員共有用

全社員に通達、または大至急伝えないといけない場合に使用しています。たとえば今でしたらコロナ関連の連絡などです。ただ、Chatworkを使い始めた当初は、何でもこの全社員共有用グループチャットに集まりすぎて収拾がつかなくなったので、現在は目的別にグループチャットを作成して、そちらを優先することにしています。

②拠点内（東京・大阪・熊本等）、部署内（工場・営業・事務・技術・総務等）

拠点内や部署内における指示や連絡に使用しています。基本的にその拠点、その部署だけで共有が済む話題に使います。

③拠点、部署をまたぐやりとり

異なる拠点や部署の中から、日頃より接点の多い関係者を集めたグループチャットです。たとえば弊社の製造現場は熊本ですが、技術チームは大阪、営業は各拠点にあります。製品を作って販売するには、製造と技術と営業がコミュニケーションを取り合う必要があるため、拠点や部署をまたいだ日常的なやりとりが発生するのです。

④テーマ別

『日報・週報』『若手社員教育用』『要望』など、テーマ別に作成したグループチャットです。『日報・週報』には報告がPDFでたまっていくので、そのグループチャットを見れば情報が一覧できます。『若手社員教育用』は社員教育に活用するグループチャットで、教育側が課題を出して若手社員が答えたりしています。グループチャットにする事で、個別にする必要がなくまとめて出来るので便利です。

⑤プロジェクト別

プロジェクトが立ち上がったときに作成し、プロジェクトが完了すれば削除となるグループチャットです。たとえば直近ですと、抗菌抗ウイルス塗料の開発をおこなった際に作成しました。新製品の開発・製造では不明なことも多いので、営業・製造から技術に頻繁に質問が入ります。技術から営業・製造にも情報共有と指示があります。関係者全員で共有できるように「抗菌抗ウイルス」グループチャットを立ち上げました。

連絡の二度手間がなくなり、社内電話が9割減

Chatworkを使ってみてよかった点を教えてください。

可部：狙い通り、これまでばらばらだった情報発信方法がChatworkで一本化できました。また、Chatworkなら電話などと違って好きなときに確認できますから、受け手側が外出や別の対応をしていても後から折り返す必要がなく、二度手間がなくなりました。

情報を整理できたのもメリットです。カテゴリ別のグループチャットを活用することで、情報がタイムリーにきちんと行き渡るようになりました。情報の内容も明確化されるため、関係者内での深い議論にもつながっています。

Chatworkを使ったことで削減できた時間などはありますか。

可部：社内の電話でのやりとりが9割削減できました。メールも外部とのやりとりにしか使われていません。社内のやりとりはチャットでおこなうという意識統一がシニア層までしっかりとできています。

スムーズな情報共有から新たなアイデアも誕生

使用する前は想定していなかったメリットや活用例はありましたか。

可部：コロナ禍で生まれてしまった社内の閉塞感の解消に役立ってくれたことです。特に製造現場は、コロナ禍以前から他拠点・部署との情報共有に不満を持っていました。「自分たちには情報が共有されていない」と感じている社員が多かったのです。そこで、当時は私が毎月現場に足を運んで製造現場と他拠点・部署を橋渡ししていたのですが、コロナ禍でそれも難しくなってしまいました。

このままではまずいと感じて、製造現場にもChatworkを導入した結果、情報共有がスムーズにおこなえるようになっただけでなく、製造現場からもタイムリーに意見が出されるなど社内の一体感の醸成につながっています。

もう1つの予想外の取り組みとして、社員から出てきた新しいアイデアである「動画倶楽部」「漫画倶楽部」があります。動画倶楽部は、塗装方法や塗装の活用方法を動画にしてYouTubeにアップするという取り組みです。漫画倶楽部は、漫画を描くことを趣味にしている社員2名が、塗料や塗装についてわかりやすく説明した漫画を描いて、メルマガやSNSで発信するという活動です。弊社は海外とも取引がありますが、漫画倶楽部は今や海を渡り台湾でも読んでもらえるようになりました。これも、Chatworkで瞬時に情報共有できるようになったからこそ生まれた取り組みです。

また、これまで不十分だった若手社員とシニア層の交流にも役立っています。若手とシニアが参加したグループチャットを作成して、気軽に相談できる環境を整えた結果、シニアも若手を気にかけてくれるようになり、若手も気兼ねなく質問できるようになりました。また、グループチャットなのでほかの社員もやりとりを見られますから、全員の知識向上にもつながりました。これもグループチャットだからこそできたことだと思います。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

可部：弊社ではChatworkのみならず、スケジュールアプリや顧客管理システムなど、この3年間でIT化を進めてきました。そうした新しいシステムを迅速かつ着実に定着させるために、情報共有をすばやくおこなえるChatworkは不可欠なツールです。

Chatworkは社内の機動力を最大まで高めてくれるツールであり、もはや弊社になくてはならない最重要ツールといえます。

ありがとうございました。