音声録音も駆使し、スタッフ1人あたりの稼働コストは約2時間/日削減!

滋賀県守山市で、医療・福祉事業を展開する株式会社オーバー。Chatworkを導入したことで情報伝達速度が飛躍的に向上し、スタッフ1人あたりの年間稼働コストが約500時間の削減。会議時間の短縮や、コロナ対応の円滑化などのメリットがもたらされたといいます。

規模
1〜50名
業種
医療・介護・福祉
目的・効果
業務効率化 情報共有の効率化

株式会社オーバー

障がい者、シニア世代を対象とした訪問看護・訪問リハビリテーション、訪問介護(介護・障がい者)、生活相談事業を展開。医療・福祉事業所の人事労務運営を中心とした経営支援もおこなっている。(取材:2022年3月)

代表取締役社長
宮川 拓也

  • 利用者様に関する情報を外部も含めたチーム全員で共有する場がなかった
  • 電話やメールでは情報の拡散性が低く、伝達スピードに課題を抱えていた
  • 申し送りのための出勤、移動や会議開催時の時間コストの増大を懸念していた
  • 外部の支援者も含めChatworkを活用し利用者様情報を共有
  • 音声録音や”ポイント文”を利用した、簡単・簡潔なコミュニケーションを徹底
  • 申し送りをChatworkで完結させ、スタッフの直行直帰を可能に
  • 利用者情報をすばやく共有でき、会議時間も圧縮できた
  • 情報が効率的に伝わり、コロナ対応がスムーズにおこなえた
  • スタッフ1人あたりの時間コストの増加を抑制できている

課題

  • 利用者様に関する情報を外部も含めたチーム全員で共有する場がなかった
  • 電話やメールでは情報の拡散性が低く、伝達スピードに課題を抱えていた
  • 申し送りのための出勤、移動や会議開催時の時間コストの増大を懸念していた

解決策

  • 外部の支援者も含めChatworkを活用し利用者様情報を共有
  • 音声録音や”ポイント文”を利用した、簡単・簡潔なコミュニケーションを徹底
  • 申し送りをChatworkで完結させ、スタッフの直行直帰を可能に

効果

  • 利用者情報をすばやく共有でき、会議時間も圧縮できた
  • 情報が効率的に伝わり、コロナ対応がスムーズにおこなえた
  • スタッフ1人あたりの時間コストの増加を抑制できている

Chatworkの理念や想いに共感したことが導入の決め手

まず、貴社の事業について教えてください。

宮川:滋賀県守山市にて、障がい者や、シニア世代を対象とした訪問看護・訪問リハビリテーション、訪問介護(介護・障がい者)、生活相談事業を展開しています。また、医療・福祉事業所の人事労務運営を中心とした経営支援もおこなっています。

Chatworkを導入した経緯について教えてください。

宮川:もともと私がChatworkのことを知っていて、オーバーを創業する前から活用していました。その中で、業務効率の向上や情報共有の円滑さを実感しており、オーバーにも導入することにしました。

導入の目的は、プライベートとビジネスの棲み分けです。現在コミュニケーションアプリというと個人向けチャットアプリが主流ですが、やはりこれはプライベート用のツールです。もちろん、利用者様が希望されれば、スタッフとのやりとりに利用することもあります。ですが、従業員間や他社の支援者とのやりとりについては、ビジネスに特化したChatworkをベースに使うべきだと考えたのです。

宮川様個人としては以前からChatworkをご活用いただいていたということですが、社内に導入するにあたり、あらためて別のツールとの比較検討はされましたか。

宮川:たしかにビジネスに特化したチャットは他にもあります。ですが、私のように全てのアプリを知らない者にとって、それぞれのビジネスチャットの「機能」を判断することは難しいですし、実際、大きく変わらない感覚です。そんな中でChatworkは導入企業も多く、使い勝手がシンプルで満足していましたから、特に別のチャットツールに変えようとは思いませんでした。

また、Chatwork社が創業まもない頃、社長のセミナーや著書により、Chatworkが掲げる理念や想いにとても共感したことも、決め手になりました。機能が同じとはいえ、そういった理念などがツールや使いやすさに反映されている事、それに対し私自身が使い手として共感できることが大事だと思います。

経験豊富なスタッフがご利用者様の自宅を直接訪問し、身体介護、生活援助、移動支援などをサポート

チャットに特化したシンプルなサービスだったことが組織浸透の秘訣

Chatwork導入時に心配・懸念された点はありましたか。

宮川:高年齢のスタッフもいるので、こうしたITツールを活用してもらえるかは不安でした。ですが、導入した結果、問題なく活用できています。

導入・浸透がうまくいった要因は何だったのでしょうか。

宮川:Chatworkがシンプルなツールだからだと思います。ITに慣れていないスタッフにとって難しいのは、アプリのダウンロードやパスワードの設定など最初の部分なので、その点は会社の方でサポートしました。使い始めのハードルさえ越えてしまえば、あとは特に難しいこともなく使えたようです。

もし、これがもっと高機能なツールだったら、これほどスムーズにはいかなかったと思います。

たとえば、メールやファイルストレージ、カレンダーなどの別の機能も豊富に備えたチャットツールもありますが、それはITに慣れていない高年齢のスタッフには難しいです。そうではなく、チャットはチャット、メールはメール、ストレージはストレージと、1つの機能に特化していることが重要だと思います。

それでも、どうしても使えないスタッフもいます。しかし、それはそれで周りのスタッフがフォローすれば良いと感じています。現場では、デジタルな部分とアナログな部分が共存します。その共存の手段が個々人が持つ"優しさ"や"配慮"であることは大切にしたいと考えています。

外部の支援者も含むチーム全体での情報共有に活用

Chatworkの具体的な活用方法について教えてください。

宮川:まず、従業員間での情報共有をおこなうグループチャットと、シフト関連の情報共有です。シフト調整チームがシフトの調整をおこなうためのグループチャットと、ヘルパーさんが自分のシフトを確認したり変更を依頼したりするグループチャットの2つに分かれています。

シフト確認のグループチャットには、その日のシフトを記載したスプレッドシートのURLを貼り付けています。もし、ヘルパーさんのシフトが変更になる場合は、スプレッドシートを編集すれば、いちいちChatworkを確認する必要もないので助かっています。

利用者様の通院報告にもChatworkを活用

また、利用者様に関する情報共有のグループチャットもあります。このグループチャットには、他社の支援者の方々も入っていただいています。というのも、1人の利用者様には、ヘルパー、相談員、看護師、リハビリスタッフ、行政、時には医師など、多くの人が関わります。多いときには、10人以上の支援者がチームとなって、1人の利用者様に携わるのです。

多くの支援を必要としている利用者様の場合、それだけチーム内でも綿密な連携が重要です。以前ならオフラインで集まって会議をしていたわけですが、会議の時間を調整するのも大変ですし、1回の会議だけでは発言の時間も限られます。その点、Chatworkであれば、日々リアルタイムで利用者様の情報を共有することができます。会議の目的も結局は支援者さんの情報共有なわけですから、それならChatworkで随時やりとりした方がいいですよね。

利用者様については、利用者様全体に関するグループチャットと、看護師やリハビリスタッフなど各職種ごとのグループチャットを作って活用しています。

他社の支援者の方々にもChatworkを使っていただけるようご依頼されたのでしょうか。

宮川:そうですね。「うちではChatworkを使っているので、そこでグループを作って情報共有しましょう」とお願いしました。Chatworkは支援者の方々にも好評です。

Chatworkをご存知ではない方もおられますが、幸い私たちが連携している支援者の方々は、IT活用における課題や実践方法について意識を持たれている方が多いですね。

連携している支援者の方々との日々の連携にもChatworkが役立っている

長文禁止ルールと音声入力で情報伝達速度を向上

Chatworkの利用ルールなどはありますか。

宮川:ハラスメント対策として、グループチャットで特定のメンバーを糾弾するような投稿は禁止しています。また、他のメンバーに意見を聞くときは、誰を対象に、何の目的かが伝わる投稿ルールを設けています。また「~についていかがでしょうか?」のように疑問文にするルールを設けています。投稿者が"何を得るための投稿か"を意識することは大きな業務改善に繋がります。

また、投稿のメッセージを作成する際は、極力タイピングではなく音声入力するようお願いしています。音声入力の方がタイピングよりも速いし、変換ミスで多少の誤字があっても内容が伝われば問題ないですからね。私自身も移動中でタイピングする時間が十分に確保できないときは、音声入力に助けられています。

また、投稿の内容は「ポイント文」を心がけてもらっています。ポイント文とは、無駄な情報を入れず要点だけを書いた文章のことです。内容に自信がないと、ついだらだらと長文を書いてしまいがちですが、それをChatworkでやってほしくないからです。

そもそも、スマホで手軽に使えるチャットというツールは長文と相性が悪いと思います。紙で印刷した文章は不思議と長文でも読めるのですが、スマホの画面で長文を読もうとすると目が滑ります。

緊急的な業務内容の申し送りで、結果的に長文になることはありますが、Chatworkでは伝えたいことを端的に伝えて、その背景となる話があるなら、それは電話など別のツールで伝えてもらうことにしています。

情報の多角的な拡散力と、整理のしやすさが魅力

Chatworkとメール、電話の違いについてどう感じられますか。

宮川:情報の伝わるスピードがまったく違いますよね。Chatworkであれば、スマホのアプリを立ち上げて、グループチャットを選んでタップして、音声で入力して送信すれば完了です。昔は、メールを送ったら、電話をかけて届いたかどうかを確認するのがマナーと言われていたり、送ったかどうか分からないから電話もして(笑)。もちろん、メールは誤送信が怖いので、念のための確認ということもあると思いますが、スピードや利便性を考えると非効率だなと思います。

チャットなら後からでも編集したり添付ファイルを削除したりできるので、セキュリティ上も安心です。また、Google Driveと連携してフォルダのURLを貼る場合もありますが、この場合も後からいくらでも修正できます。

それから、1つの情報を多角的に拡散できることです。電話は1対1のやりとりになってしまいますが、チャットなら一度の投稿で関係者に情報が一気に行き渡ります。また、同じ情報を少し粒度を変えて別のメンバーに伝えたいときも、コピーしてから内容を少し変更して、該当のグループチャットにペーストすればいいだけですから簡単です。情報の出し先や内容をコントロールしやすいのもチャットの良さです。

メールよりもストーリー性がわかりやすいのもチャットのメリットです。Chatworkはグループチャットごとにスレッド形式で表示されますから、自ずと経過ベースで情報を整理できます。新たに入ったスタッフも、グループチャットを追うだけで今までの経過を簡単に把握できるのはとても便利です。

検索機能が使いやすく、過去の情報を参照しやすいのもいいですね。過去の似た事例を検索すれば、対処法にすばやくたどり着けます。これがメールだと、検索しても大量の情報が出てきてわかりにくいですから。

スタッフ1人あたりの無駄な時間を2時間/日 削減

Chatworkを使ってみてよかった点を教えてください。

宮川:情報共有に関する課題が改善されました。たとえば、コロナ禍では、随時、感染者の状況や自社の対応、営業の継続・休止に関する内容などを共有する必要がありますが、その際にもChatworkは非常に役立ちました。グループチャットなら当事者以外の人も情報を共有できるので、お互いにサポートし合ったりと、すばやく確実に対応できます。Chatworkがなければどうしても情報共有が遅れて、もっと大変だったと思います。

もう1つは、情報伝達に関する時間コストが大きく削減できたことです。具体的には、ヘルパースタッフが出勤して申し送りをおこなってから利用者様を訪問する運営から、情報共有がChatworkで完結できるようになったことで、利用者様への直行直帰が可能になったのです。

ヘルパーの業務は朝の早い時間帯、夕方の時間帯に集中しますので非常に助かっています。また、移動時間が情報確認に使えるので、さらに情報伝達の時間コストは下がります。

Chatworkのおかげで、1日2時間くらいは無駄な時間を削減できていると思うので、年間にするとスタッフ1人あたり500時間くらいの時間コスト削減になっているのではないでしょうか。非常に大きな効果だと感じています。

最後に、Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

宮川:私が医療・福祉事業に携わるようになって約20年になりますが、特にここ数年は、業務の効率化や質の向上の加速化が求められていることを実感しています。業務効率化やサービスの質の向上は、ITツールを使えば実現できることも多いのですが、とはいえそう簡単な話ではありません。

また、私はコンサルタントという立場で医療・福祉事業所を中心とした企業の支援を行っていますが、豊富な機能を備えたITツールが、逆に企業の成長を阻害する場面も多く見てきました。

それは、医療・福祉事業が、人と人が織りなす職場だからです。単に高機能なITツールを導入すれば成功するわけではなく、その職場にマッチするITツールを選ぶことが重要です。ITツールによって「何がどのように変わるのか」というイメージを持てることが実務的には大きなポイントになります。私自身、様々なITツールをご提案いただきますが、具体的に「誰の、どのような部分が、どのように改善され、どのような感情を」供給してくれるのかを想像しています。

Chatworkは、この「イメージ」がしやすいシンプルさの中から、しっかりと組織に、そして支援に馴染むコミュニケーションツールであると実感しています。

ありがとうございました。
※記載の内容は取材時点の情報です。現在のChatworkの機能や料金プランとは異なる可能性がございますのでご了承ください。