士業は、業務効率化をしていないと、1人1,000万でも難しい 

最初に、士業が「売上を上げるコツ」を教えてください。

横須賀 : 士業の場合、売上を上げて成功するために必要なことは、 普段の業務と事務連絡を圧縮することです。 これらを圧縮して営業にかける時間を増やさないと、絶対に売上は上がりません。

1人で1,000万円を売り上げることは、士業にとっては大変です。ご存知の通り、労働集約型の仕事のため、顧客が増えるほど忙しくなるからです。

「天才塾」は8年で1,600人が利用した日本で最大・最長の資格ビジネス専門スクール。

忙しくなった時、まず採用したいのはチャットワーク。その理由は...

具体的には、どのように業務効率化すれば良いでしょうか?

横須賀 : まず、チャットワークを採用してみましょう。実は、先日、ある社労士さんが1人で2,000万円の売上を達成しました。その方はチャットワークを中心に業務を効率化しています。他にも、 「天才塾」の会員で成功している方の中には、チャットワークを使っている人が何人もいます。上手くいっている人はチャットワークを使っています。

つまり、業務効率化をしていないと1人1,000万でも難しいけれど、業務効率化をはかれば1人でも2,000万いけるということです。 チャットワークには、従業員1人分の力があります。

チャットワークは、どのような業務を効率化できるのでしょうか?

横須賀 : 事務連絡・お客様とのやりとりなどの「コミュニケーションにかける手間」や、書類・ファイルなどの「もの」を探す時間を効率化できます。これらを圧縮すると、 商品サービスの企画や営業行為に時間を回せるので自ずと売上は上がっていきます。そのためにチャットワークは有効です。

業務効率化すると、わずか10ヶ月で前年の売上を達成

パワーコンテンツジャパンのチャットワーク活用について教えてください。

基本的なコミュニケーションはチャットワーク

横須賀 : 当社では、基本的なコミュニケーションを全てチャットワークでおこなっています。「天才塾」会員のコンサルティング、セミナー運営、経理などの事務連絡など、目的ごとにグループチャットを作り、案件ごとに発言をグループ化しています。この方法で、コミュニケーションにかける時間がかなり減りました。

また、グループチャットの「概要欄」には、グループの目的と必要資料へのリンクを掲載しています。これで事務の手間や探しものをする時間も減りました。

基本的なコミュニケーションは全てチャットワークでおこなう。グループは「天才塾」会員のコンサルティング、セミナー運営、経理などの事務連絡など、目的ごとに作り、業務を効率的に進めている。セミナー来場者や新しい協業者ともチャットワークですぐにつながりを持ち、次々と業務を発展させている。また、すべてのグループチャットにオリジナルのアイコンを設定して、グループの視認性や帰属意識を高めている。
チャットワーク導入効果を詳しく教えてください。

業務効率化で、わずか10ヶ月で前年の売上を達成

横須賀 : 1番の効果は、売上が上がったことです。チャットワークを入れて1年半で、前年度の売上を10ヶ月で抜きました。売上が上がった理由は、業務効率化で私の時間が増えたことです。

コミュニケーションに費やす時間が半減し、営業に注力できた

横須賀 : 以前はメールを1日中開いており、3〜4時間は使っていましたが、今はメールが約15分と、チャットワークを朝・昼・晩の3回、約1〜1.5時間見るだけになりました。このように、 コミュニケーションに費やす時間が半減したことで、メルマガも腰を据えて書けるようになりましたし、私が外で営業する時間も増えました。

また、チャットワークは話しかける時の敷居が低く、メールより気軽にやりとりできます。このおかげで、 全国各地で出会った方と、より簡単につながりを持てるようになりました。「今度、大阪に行くのでセミナーをできませんか?」といったやりとりが気軽にできるので、営業機会が格段に増えました。

同時進行できるセミナーは3つが限界のところ、5つでも平気に

横須賀 : 当社はセミナーが主な仕事です。セミナーは、企画・プロモーション・会場予約などやることが多いのが特徴です。そのため、メールでは同時に3つ以上のセミナーを進めると、タスクが抜け落ちてしまうことが頻繁になっていました。これが、 チャットワークでは5つ同時進行でも全く問題ありません。

やることの多い「セミナー企画」の仕事は、効率が上がったことで同時に進行できる数が3つから5つに増えた。

「天才塾」会員相談をチャットワークに変えると、相談数・継続率が増加

「天才塾」の運営でのチャットワーク導入効果を教えてください。

「天才塾」会員からの相談数は増える一方、対応時間は減少

横須賀 : 「天才塾」では、お客様向けに2つのグループチャットを作っています。一つ目は、私が顧客の相談を受けるための「コンサルティングチャット」です。もう一つは、「次のセミナーお休みします」などの事務連絡をおこなうための、スタッフ全員が入っている「事務連絡チャット」です。

横須賀 : このやり方にしてからは、会員からの相談数が増えました。メール相談では2〜3件/日でしたが、チャットワーク相談では7〜8件/日と、約3倍です。しかも、 相談が増えたにも関わらず、私が対応している時間は減りました。メールは「この前の件ですが」と言われても、「何ヶ月まえでしたっけ?」と、以前のやりとりを確認する手間がありましたが、チャットワークではグループチャットを見るだけで前後の関係性が一覧でき、すぐに何のことを指しているのかが分かります。会話を始めるときも挨拶ぬきで本題から入れます。これらの煩わしさが無くなった結果、対応時間が減りました。すごくありがたいです。

9割以上ある「会員継続率」がさらにアップ!

横須賀 : 「天才塾」の退会者が減りました。もともと9割以上の方が継続する、継続率の高い会なのですが、さらに残るようになりました。 要因は、相談しやすくなり、会員との接点が増えたことです。私からも声をかけやすいし、声をもらうとすぐに返せるので、コミュニケーションの量が増えています。相談しやすいということが継続率アップに効いています。士業の顧問契約では「顧客接点」の多さが契約継続の秘訣なので、この方法は士業全般に有効です。

「天才塾」会員の個人相談を受けるグループチャット。「天才塾」では、会員のコンサルティング用・事務連絡用の2つのグループチャットがある。チャットワーク相談にしてからは、声をかけやすいことから、相談件数が1.5倍に増え、満足度が上がったため会員継続率がアップした。一方で、メールより応答の手間がかからないことから対応時間は減少した。

「現状のツールを変えたくない」という雰囲気を乗り越え、6ヶ月後に完全導入

多くの成果が出ていますが、チャットワークの社内への導入はスムーズにできましたか?

横須賀 : チャットワークを完全に導入できたのは、使い始めから6ヶ月後でした。最初は「現状を変えたくない」という理由で、あまり導入を思わしくないと感じているスタッフもいました。

メールよりチャットワークのほうが明らかに楽だと分かっていたのですが、社内のルールを変えるというのは非常にやりにくいものです。

「現状のツールを変えたくない」という雰囲気が、どのように変わっていったのですか?

社員に「チャットワークを見る癖」をつけてもらう

横須賀 : まずはチャットワークを見る癖をつけてもらおうと思い、「社長が考えていることチャット」を始めました。「社長の考えを毎日書く」というもので、 「何のために変えるのか」という意味を伝え、ちょっとずつ業務をチャットワークに移していくと言い続けました。そして、メーリングリストでおこなっている連絡や、毎月開催している「定例セミナー」の事務連絡を少しずつチャットワークに移していきました。新人が入ると「うちはメールではなく、チャットワーク主体だからね。」と伝えてチャットワーク以外のツールに触れさせませんでした。

最終的にトツプダウンで「2013年の7月末で完全に移行します!」と宣言し、約6ヶ月で基本的なコミュニケーションを全てチャットワークに移しました。すると、業務連絡に時間がかからなくなり、みんなが残業せずに早く帰れるようになりました。

業務効率化をはかっていけば、一人でも2,000万円稼げる!

士業の場合、具体的にはチャットワークをどのように活用したら良いでしょうか?

士業の売上を伸ばすチャットワーク活用法

  • 業務と事務連絡をチャットワークで効率化
  • 顧問先との接点を増やし、顧客継続率アップ
  • セミナー後のサポートで見込み客フォロー

横須賀 : このような使い方ができます。

お客様にチャットワークを使っていただくのに効果的な伝え方があれば教えてください。

横須賀 : 私の場合、行政書士の仕事の問い合わせがくると、まずチャットワークでやりとりをお願いします。アカウントの無い方には「メールやファックスは危険です。チャットワークのほうが安全なのでどうですか。」と提案します。実際メールの方が危ないので、これでほぼ利用してもらえます。

最後に、士業の方にメッセージをお願いします。

横須賀 : チャットワークは、士業の売上を上げるサポーターです。チャットワークでコミュニケーションが効率化されると、余裕ができて企画や営業に時間を使えるようになります。私も、業務効率化で自分の時間が増えたことが大きなきっかけとなり、売上が上がりました。

まずはチャットワークを採用して業務を圧縮しましょう。従業員を1人採用する前にチャットワークを採用です。チャットワークには従業員1人分の力があります。

もちろん、チャットワークを入れただけで売上が上がるわけではありませんが、賢い人はみな上手く使っています。業務効率化をはかっていけば、士業で売上2,000万も可能です!