連絡手段を「メール」から「チャットワーク」に変えて大正解でした

誰でも簡単にイベント管理ができるWebサービスPeatix

今回詳しいお話を伺う「Event Festival Tokyo 2013」ではChatworkを活用したそうですね。このイベントについて教えてください

庄司 : このイベントは、Peatixをはじめ、各自がイベントを主催している有志でおこなわれた非営利の活動です。イベントに関わる人が、互いに学び交流する場を提供しようと開催しました。というのも、ソーシャルメディアが普及し、人を集めるのが簡単になりました。Facebookなどで、毎週のようにイベントのお知らせを受け取る人も多いのではないでしょうか。

また、新しい技術を学んだり、ニッチな情報を共有するためのオンライン・グループが多く作られていますが、コミュニティを維持し、活性化するためにイベントが開催されることもあります。そうしたイベントの多くは、イベント運営の専門家ではない方が主催しています。そこで、彼らに少ない時間でイベント運営のエッセンスを学ぶ機会を提供しようと「Event Festival Tokyo 2013」が企画されました。

「社外の人に、新しいツールの導入をお願いするのは大変」という問題を解決

「Event Festival Tokyo 2013」の運営で抱えていた課題について教えてください

庄司 : 課題は大きく4つありました。最初に問題となるのは、「新しいツール」を導入しても、なかなか「使ってくれない」ことです。Event Festivalの場合は、社内だけでなく社外の方もメンバーなので、トップダウンで「このツールを使え」と強制することはできません。

「新しいツール」の導入をお願いするのが難しいという問題は、どう解決されましたか？

庄司 : メンバー全員に、「Chatworkを使いましょう」と提案し、コンセンサスを取っていきました。結果的に、Chatworkを使うのが初めての人は10人以上いましたが、みなさん抵抗なく使えました。私自身、Chatworkは他の人に「使ってください」というのも抵抗を感じないほど「シンプルに使えるサービス」だと思いますし、実際に使った人たちも「便利だ」と思ってくれたと思います。社外の人とやり取りをするのに、メールや既存のソーシャルメディア以外でスムーズに使えるツールというのは珍しいと思います。このようなイベント運営では、最初に「今回はChatworkでいきましょう」とお願いすることが重要です。

イベント運営の関係者が多く、メールグループでは管理が面倒な問題を解決

イベント運営2つ目の課題を教えてください

「メールグループでは管理が大変」という問題を解決できる「グループチャット」

庄司 : そもそもChatworkを導入した理由は、「関係者の数が多く、メールグループでは管理が大変」だからでした。「Event Festival Tokyo 2013」の関係者は、社内・社外を含め、約20人でした。メールをベースに進めていく方法ではccや、メールグループを使うことになります。しかし、メールグループに誰が入っているのか分かりにくいですし、誰を入れるべきか毎回指定する必要があり、管理が面倒です。

メールグループの管理が面倒な問題はどう解決されましたか？

庄司 :そこで、メインの連絡ツールを「Chatwork」にし、メールでの連絡を極力減らしました。Chatworkは、テーマごとに「グループチャット」を作成できます。このグループの中に誰が含まれているのかは、画面を見れば一発で分かります。

「Event Festival Tokyo 2013」ではどのようなグループチャットを作りましたか？

庄司 :「コアメンバー」、「会場装飾」など、持ち場ごとに必要最低限なグループチャットを作成しました。そこから、タスクが細分化した場合など、どうしても必要な場合にグループチャットを「枝分かれ」させました。「新しいグループチャットを作る」ということは、「その時々の重要事項」を切り出す、というメッセージにもなります。グループチャットを作ることで「今みんなで頑張っていること」が明確になるのです。

メールでイベントの準備を進めると、「仕事の抜け漏れが起こる」問題を解決

イベント運営、3つ目の課題について教えてください

庄司 : これもメール管理の問題ですが、「ただの情報共有なのか、仕事の依頼なのかが分かりにくい」ということがあります。本文でしっかり書けば良いのですが、それでも必ず誤解は生じます。イベントの場合、特に当日が近づくにつれ、細かな確認作業や、準備物が多くなります。たとえばガムテープや延長コードなど、誰がいつまでに用意してどこに届けるか、はっきりしておく必要があります。

「仕事の抜け・漏れ」が起こる問題を、Chatworkでどのように解決できましたか？

庄司 : Chatworkでは「グループチャット」・「TO機能」があるため、投稿されたメッセージが、誰向けのものなのかが明らかです。それに加え、「タスク機能」があります。特定の人に仕事を割り当てる機能です。「グループチャット」の中で「TO機能」や「タスク機能」を使うと、仕事の担当者・内容・期限が明確になり、「仕事の抜け漏れ」が起こらなくなりました。イベントの主催者にとって一番怖いのは、当日に抜け漏れが発覚することですが、Chatworkを導入することでだいぶ減らせました。

ソーシャルメディア特有の「気が散る」問題を、仕事専用のChatworkが解決

イベント運営4つ目の課題を教えてください

庄司 : これは私自身の問題ですが、ソーシャルメディア（SNS）による管理・連絡は、とても「気が散って」しまいます。SNSはプライベートでも使うので、仕事以外の情報が気になってしまうからです。

SNSには仕事以外の情報も表示されて「気が散る」という問題はどうなりましたか？

庄司 : 今回のイベントの情報はすべてChatworkに集約しました。Chatworkは仕事専用だから、プライベートと切り離されます。たとえば、「自分が昨日投稿した写真」に誰かがコメントしたら気になってしまいます。Chatworkはそういう情報が上がらないので、仕事に集中できました。特にイベント前は時間との戦い。イベントの情報は一カ所に集めて、集中して仕事をしなければいけないので、助かりました。

PeatixとChatworkは、イベントを何とかできるツール

最後に、これからイベントを主催する方に一言お願いします

庄司 : 「Event Festival Tokyo 2013」は1日で600人集まったイベントでした。この規模のイベントは、多くのメンバーにとって初めての試みでした。それでも、何とか成功したのは、たくさん話をして、コミュニケーションして、アイデアや知恵を出し合ったからだと思います。イベント運営では「どうしよう！」という事態はよくあります。メールグループで「どうしよう！」だけ書けば皆が混乱しますが（笑）、チャットだと気軽に書けてしまいます。このような「温度感」も含めて共有できるのは、気軽に投稿できるChatworkならではでしょう。ちょっとした問題や、気になることも含めて、たくさん話をして、皆の納得のいくイベントを開催することができました。

今、イベントを開催する機会が増えています。これからイベントを開催する人は、PeatixやChatworkなどの「簡単に使えるITツール」を駆使して、想い出に残るイベントをつくって欲しいと思います。