クライアント対応スピードが上がり、成約率が向上

出張が多い従業員との情報共有が課題だった

貴社の事業内容について教えてください。

俵：当社は1982年に設立された化粧品と健康食品を扱う企業で、元々のオーナーから経営権を私が譲ってもらい、創業者から数えて4代目の社長として経営しております。

当社には3つの事業の柱があります。

一つ目が全国のエステサロンに化粧品と健康食品の卸をする事業、二つ目が東南アジアへの化粧品・健康食品の輸出。そして、三つ目が化粧品・健康食品のOEM企画です。

どうしてビジネスチャットを導入しようと思われたのでしょうか？

俵：当社の事業形態の中で一番売り上げとして大きいのが、化粧品・健康食品のOEM企画です。

業務上、従業員は化粧品や健康食品メーカーや、クライアントのエステサロンにお邪魔して商談をすることが多くあります。Chatworkを使う前は、従業員が帰社した後に各々が受け取ったメールや電話に返答していました。

当時、メールは機密情報として管理しておりましたので、社内にある端末でしか取り扱うことができず、出張先からやりとりをすることが出来なかったのです。

一方で、個人の携帯電話を使ってやりとりをすることがあったようですが、内容が複雑な場合、正確に伝えきれないこともありましたので、なるべく電話は使わないよう推奨していました。

これらの問題を解決して従業員が簡単に情報共有できる仕組みがないか探したところ、見つかったのがビジネスチャットでした。

Chatworkは、無料だから手軽に始められて使い勝手も良かった

ビジネスチャットの導入を検討されるにあたって、最初からChatworkをご利用いただいていましたか？

俵：実は2015年くらいにビジネスチャットの導入を検討した直後は、外資系大手のアプリを使っていました。しかし、非常に使いづらくてすぐに使うのをやめてしまいました。

翌年の2016年に、多くの取引先がChatworkを使っていることを知り、当社の従業員からも「取引先の担当者とも密にコミュニケーションをとるために当社もChatworkを使いたい」という声があがり、Chatworkを使い始めることになりました。

とにかくシンプルで使いやすいビジネスチャットだという噂も聞いて使い始めたのですが、その噂通りでした。以来ずっと当社では、Chatworkがオフィシャルコミュニケーションツールです。

Chatworkを導入される前に、他社アプリと比較検討されることはありましたか？

俵：比較検討はしておりません。　最初は、無料プランがあったので取りあえず使ってみようという感じで使い始めています。

プライベートチャットと同じようにテキストでやりとりができる、動画などのデータのやりとりも簡単。そして、シンプルで設定することが少ないことを期待して使い始めました。

実際に使ってみると、外資系アプリよりもシンプルで使いやすかったことをよく覚えています。

情報を時系列で記録・整理しデータベースとして活用するのにも役立っている

Chatworkはどのように活用していらっしゃいますか？

俵：社内の場合、私から役員幹部に会社の戦略や判断に関する情報を発信し、全社員へは日々の社内決定事項や今後の戦略展開を発信しています。

各営業担当者は、お客様からいただいた情報をもとに商品の企画から立ち上げまで責任を持って進めることが必要ですが、プロジェクト単位でグループチャットを立ち上げて進捗状況を関係者と共有しています。

また、デザイン部門のグループチャットでは、営業担当がお客様から預かった情報をデザイナーと共有し、お客様の要望を反映した製品化を行うまでのプロセスを管理するのに活用しています。

一方、社外とは、協力会社である商品を製造する化粧品メーカーや健康食品メーカーの担当者、化粧品や健康食品を製造する外注先の工場、資材メーカー、容器メーカー そしてクライアントのエステサロンでChatworkアカウントをお持ちの企業様との間でChatworkを活用し、プロジェクトごとに取引先様との見積もりやクライアント様からの質問事項に関するやりとりを行っております。

速やかに情報を共有し、各プロジェクトの状況を把握できるように努めています。

たくさんのチャットグループを運用されておられますが、それらを管理するためのルールを設けておられますか？

俵：特に設けていません。ただし、後から見直して重宝する情報が多いのでデータベースとして活用し、絶対に消さないようにしています。

特に情報は時系列で整理して保管されますし、検索して確認出来るので非常に便利です。

問い合わせ後のクライアント対応スピードが上がり、成約率が向上

Chatworkを導入することで変化を感じられた点はありますか？

俵：時間を効率的に使えるようになりました。今までだと1日以上かかっていたやりとりがその日のうちに終わるようになったのが嬉しいですね。

メールを使っていた頃は、返信が来るまで時間がかかっていましたが、今はほとんど数時間以内に返事がきますし、数回のやりとりで完結する題目ならばその日のうちにやりとりが終わります。

他に感じられたことがありますか？

俵：ベトナムにある当社のグループ会社とのコミュニケーションでは、Chatworkを導入することで、これまでと比較するとやりとり時間が雲泥の差で短くなったことを実感しています。

時差がある地域と情報を同時に共有できるのも凄いことだと思います。

Chatworkを利用することで売り上げが増えたり、コスト削減することができたりしていれば、その事例を教えていただけますか？

俵：2021年に「yfos = your factory one stop」というサービスを立ち上げたのですが、ローンチ後6ヶ月で500件以上の問い合わせがあり、大変多くの反響を得ています。

yfosでは、お客様からの要望を聞き出し、デザイナーに商品化の相談や工場との製品化の相談を行った上で、商品の立ち上げが成立するか否かを検証する作業が発生します。

その作業で扱う情報量は非常に多く、電話やメールを使ってやりとりを行っていては、あちこちに散乱する情報をまとめるだけでも多大な時間が必要になります。

Chatworkを使って、時間を効率的に使うことができると、各営業担当のお客様へのフィードバック時間も短縮し、フィードバックする情報の品質も高く維持することが可能になります。

その結果、お客様に満足していただき、売れる商品の開発を短時間で実現するので、当社もお客様も収益を高められるようになりました。結果的に、成約率も上がっています。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

俵：企業が使用するツールは沢山ありますがChatworkはシンプルで簡単に利用可能です。また、仕事をしていて必要な機能は全てあるのでおすすめ出来ます。

グローバル化や円安など企業を取り巻く環境は今後もっとハードになることでしょう。競争力をつけるには、情報処理スピードの高速化と決断の速さが不可欠です。

当社はChatworkの機能をフルに活用することで情報を高速処理できるようになり、判断スピードもあがりました。

もし今もメールや電話を使って情報共有されておられるようでしたら、当社のようにChatworkを使うのも一つの選択肢に思います。