連絡手段を統合したことで伝達ミスが激減、年間1万5000枚のペーパーレスも実現

情報共有の抜け漏れと、膨大な量の紙消費が課題だった

まず、御社の事業について教えてください。

岡崎：高知県・愛媛県で、注文住宅をメインにリフォーム、カフェ、家具・雑貨、損保、太陽光、家電などの事業を展開しています。私たちが目指すのは、お客様の「不」を解消することです。また、業界のアナログ化を解消するために、工務店特化型のシステム開発・販売も行っています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

岡崎：Chatworkを導入する以前は、業務連絡を電話やメール、プライベートチャットで行っていました。しかし、メールは相手が見たかどうかがわからず、プライベートチャットもグループになっていると既読数はわかっても誰が見たかまではわかりません。そのため、抜け漏れが発生することがありました。

また、電話は相手の時間を拘束しますし、記録が残らないなどのデメリットがありました。何より、膨大な情報が様々な媒体にバラバラと分かれていることで業務効率が上がりにくいという課題がありました。

日報についても課題を感じていました。当社では社員全員から日報が上がってきます。その度に、大量の紙を消費しており、保管のためのスペースも必要でした。保管しなければならないのは日報だけではありません。たとえば、お客様に関するファイルは10年間の保管が義務付けられており、保管スペースはそちらに割きたいのです。そこで、社員の日報をデジタル化できればと考えました。

高いセキュリティや無期限のデータ保管などが決め手

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

岡崎：Chatworkを導入したのはもう10年前のことなので、比較するチャットサービスもそれほどありませんでした。やはり比較対象になったのは、当時からよく使われていたプライベートチャットです。無料で使えて既読機能もあるのがプライベートチャットの良さですが、一方で写真などのデータが1週間で消えてしまったり、プライベートと併用することで誤送信のリスクが高まったりするセキュリティの問題が気になりました。また、先ほど申し上げたように「誰が既読したのか」まではわからないといったデメリットがありました。

こうした点をクリアしていたのがChatworkです。TOをつけたりリアクション機能を使ったりすることで、誰が誰に向けて発信したか、誰がメッセージを確認したかなどが一目でわかります。写真や書類などのデータも保管期限がなく、ずっと閲覧できる点もよかったです。

広報部の皆様にもChatworkの印象をお聞きします。

田所：私がいいなと思ったのは、過去のチャットを検索できることです。Webサイトやバナーのデザインを過去にさかのぼって参照したいことが多いので、Chatworkの検索機能には助けられています。

松本：私は最近の入社なのですが、同じく過去のやりとりが検索できるのは便利だと感じます。過去に同じような業務が行われていた場合、Chatworkを検索すれば私が入社する前の情報が見つかるので、それを参考に業務を進められます。

石川：私はマイチャットをメモ代わりに使えるのがいいと思いました。Chatworkはスマホさえあればどこでも確認できるので、使いやすいと思います。

Chatworkの導入について懸念点などはありましたか。

岡崎：Chatworkは信頼しているコンサルタントの方からご紹介いただいたこともあり、機能面での懸念点はまったくありませんでした。また、社内の反響についても、若手社員が多いこともあってデジタルツールに慣れており、心配はしませんでした。質問などがあっても対処してくれる広報部やエンジニアもいるので、その点も安心でしたね。

何十人ものメンバーが関わる「お家づくり」には円滑な情報共有が不可欠

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

岡崎：全社員に向けてのグループチャット、部門別、日報用、工事物件ごと、役職別、イベント用などに分けてグループチャットを作成しています。

なかでもシュウハウス工業様らしいグループチャットといえば「工事物件」でしょうか。

岡崎：工事物件については、注文住宅などのご契約をいただいた時点でグループチャットを作成します。チャットでは図面や、担当者同士の打ち合わせ、施工物件の現状報告など、様々なやりとりが行われています。

家を一軒建てるというのは、とても大きなプロジェクトです。多くの協力会社さんに加えて、社内だけでも40名くらいの社員が連携する必要があります。以前は社内の連絡ツールが統一されていなかったので、それだけの量のコミュニケーションがバラバラの媒体で行われていました。Chatworkを使うようになった今では考えられませんね。

広報部の皆様の活用法も教えていただけますか。

田所：広報部はすべての部署と業務で関わるので、様々なグループチャットを使用します。たとえば、完成見学会などのイベントの共有や、Webサイトの制作や社内各所への確認連絡、経営するインテリアショップのセール情報の共有や、コンサルティングしている各工務店のバナー作成関連など、Chatworkでやりとりする情報は多岐にわたります。

導入前の課題に挙げていただいた「日報」についてはいかがでしょうか。

岡崎：日報は1人につき1つの専用グループチャットを作成し、アップしてもらっています。内容は、毎日の行動、所感、翌日のスケジュール、行動目標などですね。日報がChatworkになったことで、かなり紙の量は減ったと感じています。

社外の方ともChatworkは活用されるのでしょうか。

岡崎：活用している会社さんもいます。まず、グループ会社とのやりとりは当然Chatworkです。3社で8事業を行っており、それぞれが連携することも多いので、Chatworkによる情報管理は不可欠です。

グループ会社以外の他社さんですと、コンサルティング会社や業界向けのシステムを提供している会社ともChatworkで連絡していますね。また、当社がコンサルティングを行っている工務店ともChatworkを使っています。

ペーパーレス化を実現し、年間1万5000枚の紙を削減

Chatworkを導入した効果について教えてください。

岡崎：まずは、ペーパーレスが進んだことです。日報がデジタル化されたことが大きく影響して、年間では約1万5000枚の用紙、金額にすると10万円が削減できました。その他、印刷費や電話が減った分による携帯通話時間の削減にもつながっています。特に電話は費用面だけでなく、生産性にも影響します。作業の途中でかかってくれば集中が途切れますし、逆にかけた側としても相手が出てくれないと、もう一度かけ直す手間がかかります。Chatworkならお互いに自分のタイミングで連絡や確認ができますからね。

情報共有についても、すべての事業・業務でスピードが向上したと感じています。結果として大きな効率化につながっており、事業にも間接的に好影響をもたらしてくれています。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

田所：Chatworkを使ってみて、「なんてしっかりした連絡アプリなんだ！」とびっくりしました。使い勝手もわかりやすく、欠かせないツールです。

石川：Chatworkさんの導入事例で、とある大規模なゲーム会社でも使われていることを知りました。これほどの大企業でも使われているツールなのかと思いましたし、個人的に好きなゲームの開発者の方と同じツールが使えて嬉しく思っています（笑）。

松本：私はリアクション機能が好きですね。自分が制作したクリエイティブを共有して「いいね」のリアクションがもらえると嬉しくなります。感情を伝えられるのもChatworkの良さですね。

岡崎：やりたいことがそろっていて、不便を感じないのがChatworkです。導入することで、予想以上の効率化とコミュニケーション活性が実現できるでしょう。1対1ではなく、常にグループで情報共有ができるので、ミスやロスが大幅に削減できます。また、ペーパーレスは世界が目標に掲げるSDGsにも当てはまります。未来のためにも、Chatworkの導入をおすすめします。

ありがとうございました。