チャットワークの第一印象は「最高」でした

"主治医のような社会保険労務士法人"というのはユニークなスタイルですね。

岡本:はい。11年ほど前に独立して事業を始めたのですが、そのころからお医者様でいうところの主治医のような社労士になりたいと思っていました。7年ほど前にコピーライターの方と話している中で、"主治医のような、社労士であろう。"というキャッチコピーを提案され、法人化の際に、これだと思って2016年1月から名乗り始めたのです。

そんな岡本様がチャットワーク導入にいたった経緯を教えていただけますか。

岡本:当社のデザイン顧問の朝倉宏冶様から、Webサイトのリニューアル時にチャットワークを使うことを提案されて使い始めました。2015年2月のことです。

デザイン顧問とは何でしょうか。

岡本:ロゴマークや名刺、Webサイト、封筒やお礼状などなどデザインが関わるお仕事をすべてお願いしている方です。何かやるときには専門家に頼むという考え方なんです。

チャットワークの印象はいかがでしたか。

岡本:最高でした!翌月には私以外の副所長やチームリーダーといった主要メンバーにも実験的に導入してやり取りを始めたほどです。その半年後には全社導入を決めました。私は新しいもの好きなのですが、他のメンバーからすると、また何か言い始めたぞって感じだったかもしれませんね(笑)。だけど、使ううちにチャットワークじゃなきゃダメだというくらいになったんです。

チャットワーク以前はどんなツールを使っていらっしゃいましたか。

岡本:メールですね。不満はいろいろありました。重い添付ファイルも送れないし、誤送信してしまったら取り返しがつきません。個人情報を扱う業種ですから、そういったリスクは極力なくさなければなりませんでした。チャットワークならかなり重いファイルも気軽に送れますし、送信したメッセージの編集もできますからね。

メリットを丁寧に説明することでスムーズな導入を実現

普段はどのようなやり取りにチャットワークをご活用いただいていますか。

岡本:顧問契約先や取引先の180名以上の方と、150以上のグループを作成して、連絡や労務相談に活用しています。

導入時に懸念していたことはありましたか。

岡本:チャットワークは社内だけでなくお客様とのやり取りでも使っているのですが、最初はお客様に安心して導入していただけるか心配でした。ただ、実際にはお客様のメールアドレスに招待を送るだけで登録できますから、ITが苦手な方にも問題なく導入していただけました。最年長は77歳の社長です!

ペーパレス化、クラウド化によるテレワーク(在宅勤務)制度の導入準備や人工知能を活用した自動化システムの開発にも取り組む岡本様。
お客様への導入の提案はどのようにしているのでしょうか。

岡本:先ほどいったようなメールのデメリットとチャットワークのメリットを丁寧にご説明すれば納得していただけますね。ポイントは登録時と登録後のフォローをしっかりすること。場合によっては、その場でスマートフォンをお借りして登録作業をおこなうこともあります。まずは担当者レベルのスモールスタートでいいので始めてもらうとスムーズですよ。

とにかく自信を持っておすすめすることですね。いいと思ったものは自信を持って広めるべき!というのが私の考えです。

チャットワーク効果でクライアント数も大幅増

チャットワークを使ってみて導入の効果を感じていますか。

岡本:感じています!お客様からの相談が増えました。統計をとっているわけではありませんが、おそらく従来の3倍以上は相談がきていると思います。でも返事を書くスピードも3倍以上なので、トータルでは相談対応にかかる時間はむしろ減っているくらいです。ということは、当社の経営ビジョンである「すべての『困った』に答えを」が少しずつ実現できているのかもしれませんね!

お互いにレスポンスが早くなった理由は何でしょうか。

岡本:メールだと「お世話になっています〜」のような定型文が面倒です。それがハードルになって、ついメールを後回しにしてしまいがちです。また、電話も相手の時間を使うので、忙しいだろうと遠慮してしまいますよね。チャットワークですと、こちらの都合でいつでもチャットを送れるので、お客様とのコミュニケーションの量はかなり増えました。事務所全体で見ると、お客様の数は増えているのにスタッフの人数は同じままで回せているんですよ。

それはかなりの効果ですね。働き方にもいい影響がありそうです。

岡本:そうなんです。チャットワークと他のクラウドツールがあれば、僕の仕事は8割がiPadでやれるので、どこにいても仕事ができます。うちのスタッフも来年からはテレワークを導入しようと思っているので、まずは自分がやってみようということで、安田侃彫刻美術館アルテピアッツア美唄の中にあるカフェで月に3回程度仕事をしています。

自然とアートに囲まれた環境で仕事をすると、執筆や労務相談の問題解決などの業務が段違いにはかどります。新たな発想や気づきも得られ、集中力も高まるのでオススメですね。

そういったこともあり、今日もこの場所(美術館の中にあるカフェ)からお話しています(笑)。

たしかにこの取材も「ChatWork Live」機能でビデオ通話ができるからこそですね。

岡本:「ChatWork Live」があれば会議だってどこからでもできますからね。

場所を選ばずに仕事ができるようになった分、会社を留守にする機会が増えましたが、チャットワークでお互いの動きが手に取るように見えているのでスタッフとの業務進行においてまったく支障はありません。むしろお互いが自走できる時間が増えて快適です。

こういった環境があることで、スタッフが在宅勤務できる時間が増えたり、経営者が会社を離れて普段とは違う活動に時間を充てられるのが大きなメリットだと思っています。

(左)本取材は、「ChatWork Live」を利用して北海道の安田侃彫刻美術館アルテピアッツア美唄の中にある「カフェアルテ」にいる岡本様と東京にいるライターとをリモートで繋ぐ形式で実施。/(右)月に3回ほど美術館でテレワークをおこなっている岡本様。

「報連相」はすべてチャットの中で完結

使う前は想定していなかったメリットなどはありましたか。

岡本:グループチャットの機能がとても便利でしたね。うちではお客様に担当者を2名つけるのですが、お客様とのグループチャットには私も必ず入ることにしています。そうすると、お客様と担当者のやり取りが見えるので、もし間違った対応をしたとしても横からすぐに訂正できるんです。それに、やり取りが見えているということは、報告がいらないということです。よく「報連相」っていいますが、チャットの中でぜんぶ済んでしまっているんですよ。

また、チャットワークをお客様と使うことで商圏が広がりました。沖縄など北海道以外の地域の顧客開拓ができているのです。新規のお客様とお話する際に、「弊社は、チャットワークを使っているので全国・全世界対応です!」とお話すると、驚かれますが「日ごろの相談はチャットワーク、口頭でのご相談はChatWork Live、急ぎの案件は電話、本当に困った時はかけつけます!」と伝えることで、納得してもらえます。実際に、先日どうしても駆けつけなくてはならない案件があり、宮古島で仕事をしてきました。こういった時も、チャットワークさえあれば、他のお客様の対応がどこにいてもできるので助かりますね。

チャットワークの運用ルールを教えてください。

岡本:代表者である私以外にも管理者を数名決めて、グループチャットごとに権限設定をおこなうこと。グループチャットには必ず複数の担当者を入れ、お互いに内容をチェックすること。それから、お客様とデータのやり取りをおこなうとき、個人情報データを削除してもらうようにしています。ここではタスク管理機能が役立っています。

最後に、これからチャットワークの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

岡本:近い将来、チャットワークは日本のビジネスにとってなくてはならない存在になるでしょう。私は、「2026年までに生産性を約4倍に上げる」というビジョン達成のために、AI×チャットワークの労務相談AIシステムを開発していますが、そういったシステムを使うことで働き方を格段によい方向に変えることができます。

特に士業ではチャットの導入は遅れていますから、差別化のポイントとして大きな武器になるはずです。

社内外のグループチャットを作成することで、「報連相」がチャット上で完結する。