社員の就労時間が減少し、クリエイティブ思考も加速

Chatworkを知ったことで、初めて自社の課題に気づいた

まず、マエカワテイスト様の事業について教えてください。

前川：当社は兵庫県のだし専門メーカーです。1951年に「削り節屋」として創業し、現在まで約70年間、「おいしい」「安全」「健康」をスローガンに「だし」の研究・開発を行ってきました。全製品一貫して天然原料のみを使用しており、大量生産をあえて目指さず、素材が本来持っている味や栄養を損なわぬよう、手間ひまをかけただし作り製法を採用しています。

Chatwork導入の背景となった組織課題について教えてください。

前川：Chatworkを知ったのは、ITコンサル会社からのご紹介です。社内にタブレット端末を導入する際、Chatworkというツールがあることを教えていただきました。ですので、具体的にIT課題があって、それを解決するために導入したというわけではありませんでした。ただ、Chatworkを知ったことで、それまで意識していなかった課題が見つかりました。

具体的には、情報共有の硬直性です。以前の情報共有手段はメール、電話、紙資料の回覧のみで、プロジェクトの進捗などが見えづらい状況でした。特に紙の資料は管理や維持も大変で、探す手間もありますし、保管にも場所をとります。データ入力の手間も発生します。

Chatworkを知る前までは、これらの課題は「そういうもの」だと思っていたのですが、Chatworkを知ったことで改善できるのでは、と思い至ったのです。

幹部社員と営業担当者に好評で全社導入を決めた

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。

前川：ITコンサル会社から紹介されての導入でしたので、他社ツールとの比較はしておりません。後から他社のツールを紹介されたこともあったのですが、すでにその時点でChatworkが社内に浸透していたので、変更は考えませんでした。一応、他社ツールを少し使ってみたのですが、Chatworkの方が画面が見やすいと思いましたね。

2017年4月から半年間、フリープランで試用いただいた後、有料プランをご導入いただきました。何が決め手になり有料プランへ移行されたのでしょうか。

前川：組織で活用する必要性を感じたからです。フリープランで幹部社員と営業担当者の連絡手段として活用を始めたところ、タブレットやスマートフォン、PCなど様々な端末で使える点が、外出の多い役員や営業担当者に好評でした。

そこで、全社に本格導入することにしたのですが、問い合わせ事項の共有やクレームの共有など、テーマごとにグループチャットを分けた方が使いやすいことに気づきました。そういった流れで、本格的に社内で使うことになり、有料プランでかかる費用も妥当だと判断しました。

丁寧な説明会とマニュアルで年配社員にもスムーズに浸透

組織にChatworkを導入するにあたり、浸透させるために工夫したことはありますか。

前川：導入時には社内で説明会を開き、使い方の説明を丁寧に行いました。また、スタートアップマニュアルを作成し、幹部社員や営業担当者にChatworkの特徴や活用方法などを伝えました。そのため、使い方への疑問や、導入への不満の声などはほとんどありませんでした。一部、それまで使っていたメールをどうしても使い続けてしまう者もいたので、その場合は個別に指導してChatworkの活用を促しました。

スタートアップマニュアルはどのような内容で、どのような点を意識して作成されたのでしょうか。

前川：Chatworkを使用する意義をしっかりと理解してほしかったので、Chatworkの概要やメリット・デメリット、活用方法、機能説明、使用手順などを細かく記載しました。幹部社員や営業担当者は年配の人間も多いので、最初につまずくことがないように丁寧に説明することを心がけました。全社導入時には幹部社員への浸透が済んでいたので、スムーズに各部署への落とし込みが行えたと思います。

Chatworkでアウトプットのハードルが下がった

活用方法についても伺います。グループチャットの種類や使い方について教えてください。

前川：グループチャットは、組織の縦のラインと横のラインを意識して作成しています。縦のラインは社長や所長と各部署の連絡用、あるいは部署内の連絡に使用するグループチャットです。横のラインは、部署間の連絡・共有や、各部署から全社への発信に活用するグループチャットです。

ポイントは、グループチャットに入っているメンバーと、書き込みを許可しているメンバーが違うことです。たとえば、社長と各部署のメンバーが入っているグループチャットでは、社長も部署メンバーも閲覧・書き込みができますが、社長が全社員に向けて発信を行うグループチャットでは、発信できるのは社長だけでメンバーは閲覧のみです。双方向でやりとりするためのグループチャットと、一方的な通達のためのグループチャットを分けているのです。

それ以外にも、特定の項目やプロジェクトに特化したグループチャットも作成しています。問い合わせ対応やクレーム対応、市場情報の共有などはそれぞれ専用のグループチャットを設けて、全社員が閲覧・書き込み可としています。直販会議資料を共有するグループチャットなど、部署を超えて関係者だけを集めたグループチャットもあります。

ほかにもマエカワテイスト様ならではのグループチャット活用例などはありますか。

前川：たとえば、「商品開発」というグループチャットがあるのですが、そこには新商品のアイデアを誰でも書き込んでいいことになっています。やはり、チャットだとその場の思いつきのようなアイデアでも気軽に書き込める良さがあるようで、1日に何回もアイデアを出してくれる社員もいます。それがきっかけになって、商品開発や改善につながることも実際にありました。

Chatwork導入前、アイデア出しはどのように行われていたのでしょうか。

前川：Chatworkのような場はなかったので、企画書を書いて提出していました。Chatworkだと思いついたときにすぐ書き込めるので、アウトプットのハードルは下がると思います。

また、商品部が全社に向けて情報を発信するグループチャットがあるのですが、そこで「味グラフ」の発信を行っているのも当社らしい使い方といえるかもしれません。味グラフとは、商品の塩分や糖度などのデータを数値化したグラフで、成分表のようなものです。この味グラフを商品部がグループチャットで発信することにより、営業担当者をはじめ全社員がいつでも自社の商品の詳細情報を参照できるのです。

これだけ詳細にグループチャットで整理されている内容を、以前はメールでやりとりされていたわけですね。

前川：そうですね。メールは件名を見て判断するしかないわけですが、なかには一見しただけでは何のプロジェクトなのか、何の業務なのか、わかりにくいメールもあります。そういう意味では、Chatworkでグループチャットを作ることで、どんな内容のやりとりがどこで発生しているのかが整理され、非常にわかりやすくなったと感じています。

電話の回数が減り、就労時間減少などの効果も

あらためて、Chatworkを導入した効果をどのように感じていますか。

前川：もともと、部署内の報連相は機能していたのですが、部署間の連携は課題に感じていました。Chatworkで各部署をつなぐグループチャットを作ったことで、この課題は解決したと感じています。また、Chatworkで情報を一元管理できるようになり、メンバー全員がしっかりと情報を把握できるようになりました。

その結果、明確に感じている効果は、電話の数が減ったことです。Chatworkを利用する前は、ちょっとした連絡にも電話を使っていましたが、電話だと相手の時間を拘束してしまいますし、そもそも電話をとれなくて折り返す手間が発生することもあります。Chatworkを活用するようになってから、情報の共有速度は上がっていると思います。また、Chatworkの場合は文字で書き込むことになりますから、それが履歴として残り続けるというメリットもあります。

生産性にも好影響を与えそうですね。

前川：実際、Chatwork導入前後で就労時間の計測を行ったところ、1人あたりの就労時間が1日あたり11分減少していました。最近の数字に関してはコロナの影響もあって比較が難しいのですが、業務効率化が進んで就労時間がさらに減っているのではないかと予想しています。

その他、会議資料を紙ではなく事前にChatworkで共有するようにしたこともあり、ペーパーレス化が促進されて印刷費用の削減にもつながっています。また、製品開発や業務改善などのアイデアの収集・整理も簡単にできるようになったことで、社員のクリエイティブ思考も加速しているように思います。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

前川：Chatworkは幹部社員をはじめ、年配の社員の多くが率先して使用するなど、年代を問わず使いやすいツールです。最近では税理士との連絡もChatworkに移行するなど、活用の幅が広がっています。職種ごとの業務特性に応じた使い方を発展させてみてはいかがでしょうか。

ありがとうございました。