それまで使っていたグループウェアとは情報の量とスピードがまったく違っていた

チャットワークを知ったきっかけと導入までの経緯について教えてください。

吉川:知り合いの社長が使っていたんです。2011年頃だったかな。その方に教えていただいて、これはメールの時代は終わったなと思いましたね! そこからさっそく導入することにしました。

それまでは何かツールを使っていたのでしょうか。

吉川:とあるグループウェアを使っていました。ただ...使い勝手が悪かったんですよ。ファイルをアップロードしたり、更新したりするのが面倒で、これはダメだなと思っていました。そんなときにチャットワークに出会ったというわけです。最初はフリープランで使ってみて、グループウェアでやっていたことを移行する形で使用していました。

その結果、いかがでしたか。

吉川:行き交う情報の量やスピードがぜんぜん違いましたね! 切り替えてすぐにそれを実感しました。他の社員ももう戻れないと言っていますね。

「地域に貢献できるリサイクルカンパニーを作る」を基本理念にリサイクルショップを複数展開する同社。

組織と店舗と委員会...縦横斜めのつながりをチャットで強化

それは嬉しいお言葉です。具体的な使い方についても教えていただけますか。

吉川:グループチャットはものすごくたくさんあります。弊社は古着、古本、貴金属などのリサイクルショップ、整骨院など4事業、17業態、37店舗で展開しているのですが、社長や幹部といった組織の縦のライン、事業部ごとの横のライン、そしてプロジェクトごとの委員会など縦横を交えた斜めのラインという3つのラインで縦横無尽にグループを設定して使っています。あとは...日頃のどうでもいい話をするためのグループチャットもあります(笑)。

複数の事業部を展開していらっしゃるプリマベーラならではですね。店舗スタッフの方もアカウントを持っているのですか。

吉川:はい、1人ひとりがチャットワークアカウントを持っています。ただ、アルバイトの方は店舗で用意しているアカウントを共有で使っています。

それはなぜでしょうか。

吉川:アルバイトのワークスタイルを考えると、1人ひとつのアカウントまでは必要ないのです。個人というよりは店舗単位でのタスクをアルバイト全員で処理するのが仕事なので、店舗でのアカウントを使ってもらっています。それにアルバイトは社員よりも入れ替わりも多いですから、1人ひとりにアカウントを用意すると退職したときに大変です。それよりも店舗のアカウントを全員で使ってもらう方が管理も楽なのです。

店舗の成長のポイントはデジタルとアナログの両方をうまく活用すること

なるほど。グループチャットではどんなやり取りを日々しているのでしょうか。

吉川:たとえば部門会議室です。古本事業ではコミック部門や雑誌部門などに分かれているのですが、担当者がそれぞれにいてそれをつなぐグループが部門会議室です。売り場をこんなふうにしましたとか、そうするとこんなに売れましたとか。日々、テキストと写真で状況を共有しているのです。

それを見たマネージャーや現場の社員が、「このやり方いいな」と思って自分の店舗にも導入したりします。そうやって横展開が始まるのは、チャットワークで情報共有ができているからなのです。

社員の方の向上心にもつながるわけですね。

吉川:これは、プリマベーラが表彰制度を積極的に導入している会社だからということもあります。弊社では会社の勉強会やイベントに参加すると300円分のスタンプがもらえる制度や売上ギネス、ブログコメント賞など様々な表彰制度があり、スタンプは100個たまると30,000円分の商品券と交換できます。アルバイトでも50個で15,000円分の商品券になります。

それはモチベーションが上がりますね!

吉川:店舗を良くしたいという思いが生まれるので、チャットワークで他のお店の施策を見たら実際に店舗まで見に行く人も多いんですよ。デジタルで情報を共有し、店舗を回るなどのアナログなやり方で吸収するという流れが大切です。デジタルとアナログの両方をうまく使うのです。

毎月の会議の時間が半分になり仕事が劇的に効率化

チャットワークの効果はどこに表れていると感じますか。

吉川:以前は部門会議を毎月2時間半くらいかけてやっていたのですが、その時間が半分くらいになったと思いますね。これは日頃からチャットワークで情報のやり取りをしているからこそ。単純に報告するためだけの時間はチャットワークで済んでいるので、会議の時間を議論に使えるようになったのです。

会議の資料も効率化されました。経営陣の会議ではチャットワークとGoogleスプレッドシートとEvernoteを使っておこなっています。スプレッドシートで共同編集しながら、ドキュメントのリンクをチャットワークに貼り付けて共有します。あらかじめ配る資料はEvernoteに入れておいて、それをチャットワークで共有しておくのです。

このやり方で効率は劇的に上がりました。昔は紙で資料を作って会議で読み上げていたのですが、それだと1人が発表するのに10分はかかりますよね。6人いたら読み上げだけで1時間です。これをチャットワークで共有しておけば、会議ではいきなり結論から入ることができます。

チャットワークを使う前は想定していなかった良さはありますか。

吉川:タスク管理ですね。ボタン1つで双方向にタスクがチェックできるのは便利です。タスクを送るためだけのグループチャットも用意しているくらいです。

同社が開催している経営マネジメントセミナーでは、チャットワークやEvernote、G Suiteを使った同社の仕組み化ノウハウを徹底的に解説。

チャットワークを導入してくれる企業との取引を優先している

チャットワークの使用ルールなどはありますか。

吉川:社内ルールは特になくて、グループチャットも自由に作成していいし、グループチャット名も自由に決めていいことにしています。むしろ明確にルールを決めているのは社外の方との部分ですね。

どのようなルールを決めているのでしょうか。

吉川:チャットワークを導入してやり取りしてくれる業者さんを優先して取引するということです。メールや電話ではなく、チャットの便利さに慣れると今までのやり方には戻れません。実際、社外の方にもかなりチャットワークを使っていただいています。

ありがとうございます! プリマベーラの使い方は特に小売業の方々にとても参考になるお話だと思います。最後にこれからチャットワークの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

吉川:弊社もそうでしたが、店舗の情報をまずはチャットワークで共有する、それを見て実際にその店舗を訪れて自分の目で見るというデジタル&アナログの活用法がもっとも目に見えて効果の出るやり方だと思います。