感覚的な経営をロジカルにシフト！小さな会社ほどChatworkで成長できる

社内全員が情報を共有することで「言った、言わない」を防ぎたい

まず、御社の事業について教えてください。

毛利：当社は1997年に設立のアパレル企業です。現在は同業アパレルメーカー3社協同による販売会社ワンダーアパートメントでの販売を中心に、全国の子供服専門店にも卸売を行っています。昨年には顧客とのコミュニティとして「nino CLUB」を立ち上げ、自社オンラインストアでの販売に注力しています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

毛利：今まで社内では基本的に紙ベースで業務を行っていました。そのため「言った、言わない」が発生したり、情報が共有できていなかったりといった問題が起きることもありました。

また、スケジュール管理についても課題がありました。それまでは別のサービスを使っていたのですが、社内全員で共有・管理するまでには至っていなかったのです。

当社はこれまで、担当者が業務について1人で決定して進める体制だったため、情報の共有や管理をそれほど意識しなくても問題はありませんでした。ですが、これからは全員が同じ情報を共有できる環境をつくることで、助け合いの意識が高まり、事業にも良い影響が出るのではないかと考えたのです。

そんな折、コーポレートサイトをリニューアルした際にお世話になった、コンサルティング会社の方から、Chatworkを使ってみてはどうかというご提案をいただきました。

Chatworkなら、対面しなくてもビジネスが前に進むと思った

それまではチャットツールを使われてはいなかったのでしょうか。

毛利：以前からプライベートチャットを使うことはありました。ただ、プライベートチャットは報告などの簡単なやりとりにはいいのですが、使い勝手や雰囲気の面から、深くビジネスの話をするのは難しいと感じていました。実際のところ、プライベートチャットでやりとりしていても、結局はビジネスの話をするために集まる必要がありました。

その点、Chatworkは使い勝手もいいし、データもずっとツール内に残ります。これなら、対面しなくてもチャット上でそのままビジネスの深い話を進めていけると思いました。

Chatworkを導入するにあたり、課題などはありましたか。

毛利：当社は創業25年の非IT系企業で、社員の年齢層も高めです。本業も忙しいので、なかなか自分たちだけで導入するのは難しかったと思います。そこは、コンサルティング会社さんが伴走してサポートいただけたので助かりました。最初の半年ほどは伴走支援をしていただき、きめ細かなことでも対応していただけました。このようなサポートがなければツール導入には至らなかったと思います。

最初は無料トライアルからスタートされたのでしょうか。

毛利：はい。無料トライアルから始めました。Chatworkを導入後、社内で事業がうまくまわり始めたこともあり、有料版に移行しました。

Chatworkを使用する上でのルールはどのように設定されていますか。

毛利：まず、自身に対して「TO」がついたチャットについては、リアクション機能で必ず反応するよう徹底しています。リアクションがあるだけで、その場に共感が生まれるからです。ちゃんと見てくれているんだなと感じられるのは、Chatworkのリアクション機能のメリットではないでしょうか。

また、各グループチャットの名前には「ALL」「PJ」「終了」などのキーワードを入れることで、そのグループチャットが何なのかを直感的にわかりやすくしています。「ALL」は社員全員向けの情報を流すグループチャット、「PJ」はプロジェクトについて話すグループチャット、「終了」は完了したプロジェクトのグループチャットにつけています。

プロジェクトごとにグループチャットを作成し、社内外とやりとり

Chatworkの活用方法についてお聞きします。どのようにグループチャットを作成し、活用されているのでしょうか。

毛利：私も含め、5人の社員は基本的にすべてのグループチャットに入っています。

まず社内向けとしては、各プロジェクトごとにグループチャットを作成しています。たとえば、nino CLUBです。nino CLUBはイベントやワークショップを通じてサークルのように交流できるコミュニティです。このnino CLUBで実施している活動の一つひとつについてグループチャットを作成し、チャットを通して企画を進めています。

また、社員はそれぞれ担当する業務が異なっているのですが、時には協力して行う作業も発生します。たとえば在庫整理などの作業スケジュールの管理です。そういった協力して進めるプロジェクトについても、Chatworkで進行しています。

nino CLUBでの使い方についてもう少し詳しく教えていただけますか。

毛利：たとえば、nino CLUBに登録していただいたお客様には、ささやかなプレゼントをお送りしているのですが、その対応を行うためのグループチャットをZapierを使ってGoogle Workspaceと連携しています。nino CLUBに新規登録があると、自動的にChatworkに通知が飛んでくるので、プレゼントの発送業務を抜け漏れなく行えるのです。

また、nino CLUBから派生した農業プロジェクト「nino farm」についてもグループチャットを作成し、ブログの下書きを共有してチェックしたり、現地での農業体験の写真を共有したり、イベント企画の相談をしたりしています。

他にもnino CLUB会員様限定でインスタ投稿によるフォトコンテストを開催しており、入賞された方にはプレゼントをお送りしています。このコンテストの企画運営についても、グループチャット内で話し合っています。

その他にも社外の方ともChatworkで連携しています。たとえば、ninoには「ninonyan（ニノニャン）」という公式キャラクターがおり、専用の着せ替え衣装を用意しています。さらに、同じデザインの服がオンラインショップでも購入可能なので、ninonyanとおそろいのファッションが楽しめると好評です。こうしたキャラクターのグッズ制作などについては、Chatworkを通して外部のパートナーさんに制作依頼をしています。

Chatworkを使っていくうちに気づいたことは、Googleのような画像や動画をクラウド上に保存・管理できるクラウドサービスとの相性が良いことです。このように他社ツールとも連携できる拡張性は私たちアパレル業界でも役に立つなと感じました。

「言った、言わない」がなくなり、社員の意識改革につながった

Chatworkを導入した効果について、感じていらっしゃるところを教えてください。

毛利：画像や動画といったデータをChatworkでやりとりすると、その後もずっと保存されるのはすごくありがたいです。プライベートチャットだとせっかくデータを送っても一定期間で削除されてしまい、再度必要になったときに送り直す必要があって二度手間ですからね。

また、導入の狙い通り、「言った、言わない」の問題がなくなりました。これは、Chatworkでしっかりとやりとりの履歴を残せることの効果です。

そして、Chatworkでのやりとりが増えたことで、会社全体の目標に対しての意識改革につながったと感じています。たとえば、誰かが質問や意見を投げかけたとします。各グループチャットには何らかのプロジェクトがテーマとして設定されているわけですから、グループチャットのメンバーは皆、その質問や意見に対する当事者なわけです。だからこそ、「自分も何か意見を言わねば」という意識が働きやすい構造になっているのです。逆にいえば、質問する立場の者も、Chatworkだと質問しやすい空気があります。

先ほど、Chatworkを選んだ理由として、「対面しなくてもチャット上でそのままビジネスの深い話を進めていける」という点を挙げました。期待通り、直接会わない状態でもビジネスがどんどん前に進んでいるという感覚があります。

感覚的な経営を、ロジカルな経営マインドにシフトできる

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

毛利：当社もそうですが、小さい会社ほど経営を感覚に頼っている部分は大きいです。Chatworkを導入することで、それまで感覚的だった経営をロジカルな経営マインドにシフトできると感じています。

当社のような非IT企業が新しいテクノロジーを取り入れるのは楽ではありませんでした。しかし、会社は変わっていかないといけません。時代に合わせて新しい道具を使っていかないと成長できないのです。

メンバー5人の小さなアパレル企業でも、Chatworkは思った以上に効果を上げてくれました。小さな会社ほど、ぜひChatworkを活用して組織を成長させてください。

ありがとうございました。