若手社員の育成のためにChatworkを導入！事務作業の簡略化にも繋がった

全社に情報を周知する術が回覧板と掲示板しかなく、タイムラグが発生していた

まず、貴社の事業内容について教えてください。

諏訪：当社は兵庫県姫路市にて電気計装工事業を営んでいる会社です。1946年に創業したので、かれこれ75年の歴史があります。主に工場内の電気に関するインフラ工事や、姫路市や兵庫市などの官庁工事をおこなっています。

Chatworkを導入した経緯について教えてください。

諏訪：当社は、本社と2つの出張所の計3つの拠点があり、日中は作業現場に各々が出向いて業務にあたっています。そのため、情報共有のタイムラグや、本当に情報が伝わっているかどうかわからない、といった点に課題があり、何かしらのツールが必要だと思っていました。

Chatwork導入前は、どのように連絡をしあっていたのでしょうか。

諏訪：Chatworkを導入する前は、社内の連絡事項は、電話やメール、時には回覧板や会社の掲示板を使っていました。メールは全社員が使っているわけではなく、若手社員は利用していませんでした。

当社の社員は、朝タイムカードを本社で押した後、それぞれの出張所に移動して業務をおこないます。口頭での連絡も多く、いったん出張所の責任者に伝えた後、責任者から社員に直接伝えてもらう体制でした。

責任者を介して社員に情報伝達をしていたので、本社にいる者が個々の社員に確認したいことがあったとしても、間に責任者を挟んで確認することが必要でした。

それによりどのような弊害があったのでしょうか。

諏訪：全社員に情報を周知するには回覧板を回したり、掲示板を見てもらうしか方法がなく、タイムラグが発生していました。

また、直接会うことができなかった社員には、2～3日後に情報が伝わるなんてこともよくありました。ですから、何かがあったときに、全社に対して気軽に情報を周知できるような何らかのツールが必要だと考えていました。

若手の人材育成が目的でChatworkの導入を決めた

社内には幅広い年代の方がいらっしゃるのでしょうか。

諏訪：当社には20代と50代の社員がいますが、30〜40代の社員はいません。

そのため、世代間のギャップが存在し、業務を進める上でもさまざまな課題に直面することがあります。

世代間ギャップというとどういった問題があるのでしょうか？

諏訪：若手の社員に情報が行き届いていないように感じることがありました。

当社では、月2回、各拠点の責任者を集めて会議をしています。会議で共有した情報を20代の若手社員に伝えるように責任者に指示を出していましたが、本当に伝わっているのか不安になるようなことがこれまでに何回かありました。

というのも、若手社員がメールを使っていないこともあり、会社の運営方針や業務について、日々触れられる状況になっていないような状況でした。

若手社員に情報が伝わらないことで、どんな影響が出ていましたか。

諏訪：情報が伝わらないことで、若手社員をうまく育てられていませんでした。

当社は若手の採用に力をいれています。そのため、採用がしにくいご時世ではあるものの、毎年20代の若手社員が数名入社してくれているのです。ただ、採用したはいいものの、しっかり育てられているかというと、まだまだ課題は多い状況です。

育てる側、入ってくる若手社員側、各々の問題もありますが、いずれにしても若手を育てられるように社内を変えていかないといけない。私たちが経営の意思決定や業務についての情報を若手社員に伝えきれていないから若手社員が育たないのでは、と思いビジネスチャットの採用を本格的に検討し始めました。

人材育成のスタートラインに立つためのChatworkだったのですね。

諏訪：そうですね。今では、若手社員も含め全社でChatworkを使っています。それによって、若手社員にも会社から発信する情報が伝わりやすくなっただけでなく、年配の社員にChatworkの使い方を教えたりと世代間の交流につながっています。

2週間に一度、若手社員を集めた会議をしているのですが、その会議のたびに振り返りと目標設定をおこない、決めた目標をChatworkに残していくようにもしています。

Chatworkに残していくことで、若手社員が設定した目標を先輩社員も把握できますし、立てた目標を時系列に確認しやすくなって人材育成につながっています。

通常の利用料金内でサポートをしてもらえることが魅力だった

社内のコミュニケーション状態を改善し若手社員を育成するためにビジネスチャットを選択されたようですが、なぜビジネスチャットを選ばれたのでしょうか。

諏訪：中小企業の経営者が集まる勉強会で、ビジネスチャットについて「経営が変わる」と数年前から話を聞いていました。また、経営者同士の連絡にはチャットで案件や勉強会ごとにグループを作ってやりとりをすることもあり、便利さは感じていました。使った際に、自社で活用したら便利だろうなと思ったことを覚えています。

若手育成といった課題が顕在化する中、改めてツールの導入を検討し、「昔、使ってみて便利だったので、やってみようかな・・・？」と軽い気持ちで製品資料を取り寄せました。

諏訪：業務で使うにあたり公私を分けたかったので、ビジネスチャットを複数検討したのですが、その中でもChatworkに決めた理由は使い勝手と料金内でサポートが受けられることです。

営業担当の説明を受けて「トライアルから使ってみよう」ということになり、実際に触ってすぐに「自社でも使えそうだ」と感じました。また、ITツールに明るい社員ばかりではなかったので、通常の利用料金内で個社別に担当者がついてサポートをしてもらえるのも魅力的でした。他社ツールだとサポートが別料金だったのですが、Chatworkは金銭的負担が少ないこともあり、採用することになりました。

安否確認や事故ヒヤリハット、勤怠報告など用途別でグループチャットを作成

Chatworkはどのように活用されていますか。

諏訪：当社では、用途別でチャットグループを設けて利用しています。

全社員共有用、会議の議事録共有用、業務フロー改善・共有、若手社員育成、マニュアル関係、採用関連、コロナ関連、安否確認、勤務報告、事故ヒヤリハット、社員-総務-社長の情報共有といった具合です。

社員は、外出先からスマートフォンを使ってチャットを確認しています。以前は工事作業中に電話をかけても繋がらず、何度もかけて連絡をしていたので、Chatworkで関係者に一斉連絡できる仕組みができた点は非常に良かったです。

他には、お客さまからトラブルの報告書が届いた際に、社員が「再発防止のために報告書を見ておいてください」と全社に展開するような使い方をしています。Chatwork導入前は、経営陣から全社への発信が多かったのですが、Chatworkを導入したことで社員が全社の改善のために情報を発信してくれるようになりました。

大きな変化ですね。それ以外の活用方法はいかがでしょうか。

諏訪：活用する中でも特に、総務と社員間の連携がうまくいくようになったと実感しています。

これまで備品の発注や請求書作成に関してわからないことがあれば、総務が各拠点の責任者に連絡をして、責任者経由で全従業員に問い合わせ内容を伝えてもらっていました。

Chatworkを導入してからは、全社員に一斉で「この件は誰が担当していますか？」と総務が質問をすると、「私が担当です」と当事者から直接回答が来るようになりました。

誰が担当している案件かを把握するのに非常に時間がかかっていたため、Chatworkの導入で大幅に作業が簡略化されました。シンプルな使い方ですが、総務と社員間の業務を効率的に処理できるようになったのは、当社にとっては革命的だともいえます。

10年先を想像すると、DXは避けて通れない

Chatworkを活用されて業務負荷が軽減されたということですが、他にも何か感じられたことがありますか。

諏訪：最近DXとかIT化とか言われていますが、何から手をつけて良いかわからない方も少なくないと思います。

当社もいまだにカーボン用紙を使って請求書を作成していますし、前近代的な道具を用いて作業をすることもあります。これらを10年後も同じように使うことを想像すると、今でさえ時代遅れに感じているので、今後は使われなくなっていくでしょう。

そんな中、社内のコミュニケーションの改善を実現するために、Chatworkを利用し始めました。DXといわれると「複雑で難しいことをやるのではないか？」と思う方もおられると思いますが、当社の場合ChatworkがDXのとっかかりでした。

そして、Chatworkの導入は、そんなに難しいことではありませんでした。

ですから、DXが今後必要と考えられている企業さまは、気負わずに、自分たちでできそうなことから始めてみるのが良いのかなと思います。時代に取り残されないようにするには、DXは避けて通れないものと考えていますし、今後もその活動を進めていこうとChatworkの導入を通じて前向きな気持ちになりました。

これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

諏訪：私は経営者の考えを全ての社員に浸透させることが経営活動の中で最も大切なことのひとつと考えます。それを実現するためのツールに、Chatworkを選択しました。

導入当初は心配していましたが、今の若い世代は、ビジネスチャットを難なく使いこなす能力を持っています。

もし社内でうまく情報を共有できなくて悩まれているようでしたら、Chatworkがその解決策になるかもしれません。

また、導入を迷っておられるようでしたら、まず無料トライアルからやってみると良いでしょう。そして、少しでもメリットを感じたら、正式に導入されてみるとよいと思います。そんなに料金も高くないので、とにかく、使ってみることをオススメします。