Chatworkのおかげで研修担当者との心の距離が近づいた

チャットツールを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょう。

佐々木:弊社ではメイン事業である広告・CM 制作をはじめ、「伝え方が9割」をもとにした企業向けの講演・研修の提供をおこなっています。今、最も企業に求められているコミュニケーションを高めることができます。伝え方は、センスではなく技術です。誰であっても学ぶことができます。 「伝え方が9割研修」は、まさに誰でも理解しやすいよう伝え方のメソッドを解説し、そのうえでワークショップもおこなうので、しっかりと伝え方を身につけることができる研修となっています。これを身に付けることで、売り上げが20%上がった企業、離職がぴたっと止まった企業などたくさんの報告を受けています。

研修を進める上で、研修担当者様とやり取りをすることが多いのですが、メールですとやり取りが煩雑になってしまうので困っていました。そんなとき、ほめるセミナー・ほめる研修プログラム「ほめ育」で著名なスパイラルの原社長から「Chatwork」がすごくいいよと教えていただき使ってみたのが最初の出会いでした。

   
「伝え方が9割」をもとにした企業向けの講演・研修をおこなう同社。
メールと比べてChatworkの印象はいかがでしたか。

佐々木:メールよりコミュニケーションが取りやすいと感じました。メールだと「お世話になっております」など、どうしても文章がカタくなり、ビジネスライクになりがちです。しかし、Chatworkであれば、メールほど肩肘張った文章ではないので、 担当者の方との心の距離感が近くなるような気がします。ほかにもチャットツールはありますが、PCで使うことが多いので、PCのUIが使いやすいChatworkがいいなと思いました。

メールよりも気軽に返せてやり取りのスピード感が向上

Chatworkの普段の使い方について教えてください。

佐々木:普段は「伝え方が9割研修」を導入いただいているクライアントとの連絡に使用しています。研修では、担当者の方との綿密な打ち合わせが重要です。もちろんお会いしてお話もさせていただくのですが、Chatworkでは後々出てきた疑問点や確認事項などを研修運営の全員で共有することができるため、スムーズな運営が可能です。遠方のクライアントとのやり取りにも役立っています。

導入時に心配・懸念していた点はありましたか。

佐々木:Chatworkの導入が簡単にできるかという点は心配でした。クライアントには研修開始前にChatworkに登録していただく必要があり、その登録や導入に手間がかかるとクライアントの負担になってしまうからです。その点だけはしっかりと確認し、簡単に導入できる、操作ができる、と確認してから導入を決めました。

使ってみていかがでしたか。

佐々木:メールよりも気軽に返せるので、スピード感をもってやり取りできる点がよかったです。研修で成果を出すにあたり、担当者様との密な連携は欠かせません。そういった意味でも、テンポよくやり取りができるChatworkは使い勝手がよく、とても助かっています。ファイルをアップしてストレージとしても使えたり、一度送信したチャットを編集・削除できるのもメールにはない利点で気に入りました。

受講者用のグループチャットで成功事例を共有

研修準備だけでなく、研修後にもお使いいただいているそうですね。

佐々木:研修では、伝え方の技術を習得するために宿題を出します。その宿題について、お一人お一人にコメントやアドバイスを記入してお返しするためのツールとしても使っています。受講者全員宛てにメールを送るのは大変な作業ですが、Chatworkでしたら受講者全員のグループチャットをあらかじめ作成しておくことで一度に共有できるので、作業の効率化も可能です。
成功事例を全員が入っているグループチャットで共有し、褒めることでモチベーションが上がり、「自分もやってみよう!」と実践意欲アップにつながります。社内全体のコミュニケーション力がアップし、職場の雰囲気がグッと良くなるのでこのスピード感はとても大切なのです。

研修では、以下のような課題を扱います。
(事前にヒアリングをおこない、企業ごとにオリジナル課題を作成します)

「クライアントの佐藤様に、通常の半分の日数で仕事を仕上げてもらえるようお願いします。なんと言えば、引き受けてもらえるでしょうか」

これに対して、

「通常の半分の日数でお願いします!急いでるんです!!」

と無理矢理お願いをしたら、納品物のクオリティが下がってしまうかもしれませんし、最悪、断られる可能性もあります。こういうときは、次のように言ってみてください。

「この短期間で仕上げられるのは、佐藤様しかいないんです!今後もたくさんお仕事お願いしたいので、よろしくお願いいたします。」

こう言えば佐藤さんも、「よし、頑張るか」と思ってくれそうです。

これには、2つの伝え方の技術を使っています。

1つは「あなた限定」。「この短期間で仕上げられるのは佐藤様だけ」と伝えることで自分のことを認められていると感じ、無理めなお願いも聞き入れてくれる可能性が上がります。

2つ目は「相手の好きなこと」。「今後もたくさんお仕事お願いしたいので」という、相手のメリットを伝えることで、お願いを聞いてくれる確率が上がります。この技術は基本でありながら、とても人に好かれる伝え方です。「相手の好きなこと」をもとに考えるので、好感をもたれながら、こちらの希望を通すことができます。

会社全体のコミュニケーション能力がグッと上がることで、上司部下、同僚同士の意思疎通も取りやすくなり、その結果、売上の増加や、離職率の低下、業務効率化などに繋がります。

テキストコミュニケーションのポイントは感情を3割増しにすること

Chatworkの運用ルールはありますか。

佐々木:Chatworkは気軽に相手とコミュニケーションがとれるツールです。それはとてもよいことですが、場合によっては誤解を招くこともあります。というのも、文字で何かを伝える場合は、そのままだと冷たい印象を与えることがあるからです。たとえば、資料の作成をお願いしたいとき、「資料つくっておいてください」だけだと、送られたほうは雑に仕事を振られたなと感じるでしょう。しかし「資料つくっておいてください。いつもありがとう!」とひと言添えるだけで印象は大きく異なります。後者のように言われたほうが、気持ちよく仕事できますよね。

文字で何かを伝える場合、感情を3割増しでのせてちょうどよくなるのです。Chatworkでも、つねに受け取る相手の気持ちを考えて送ることにしています。

伝え方のメソッドに基づいたチャットコミュニケーションのポイントについて解説する佐々木氏。
これからChatworkを使おうと考えている企業へメッセージをお願いします。

佐々木:業務効率化に興味があるけど、何から始めたらいいかわからないという企業は多いと思います。弊社もそうでした。まずはフリープランから始めてみて、自社にあった使い方を模索してみるのがよいと思います。