Chatwork

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コミュニケーション速度が10倍にアップ!Chatworkが社員の意識を変えた

奈良県のタウン情報「ぱ~ぷる」の運営などを手がけるローカルコミュニケーション企業エヌ・アイ・プランニング。メールやプライベートチャットツールなどのコミュニケーション課題に加え、情報共有のスピードアップで生産性を向上するためにChatworkを導入。結果的にコロナ対策で進めていた多様な働き方の促進にも好影響があったといいます。Chatworkの浸透のポイントや導入の効果について話を聞きました。

規模
1〜50名
業種
マスコミ・広告・マーケティング
目的・効果
情報共有の効率化 コミュニケーションツールの統合

株式会社エヌ・アイ・プランニング

奈良で暮らす人、奈良で働く人、奈良を訪れる人をつなぐ、ローカルコミュニケーション企業。奈良県の情報を発信する「ぱ~ぷる」、子育て世代を応援する「ぱ~ぷるmama」、地元住宅会社を紹介する「奈良すまい図鑑」、オンラインショップ「ナラノコト」など多数の媒体を運営するほか、奈良最大級のフードフェスティバル「シェフェスタ」の企画・運営もおこなう。(取材:2020年10月)

管理部
椿野

  • メールではコミュニケーションの速度が遅かった
  • 私的なチャットアプリを仕事に使う社員が多かった
  • コロナ対策でテレワークを導入し対面で話しにくくなった
  • Chatworkを導入し定型文などを不要にした
  • 社内のすべての連絡をChatworkに統一
  • テレワークでの打ち合わせや会議にChatwork Liveを活用
  • コミュニケーション速度が体感で10倍にアップ
  • 私的なチャットアプリの使用を抑制してセキュリティも向上
  • テレワークがよりスムーズにおこなえるようになった

課題

  • メールではコミュニケーションの速度が遅かった
  • 私的なチャットアプリを仕事に使う社員が多かった
  • コロナ対策でテレワークを導入し対面で話しにくくなった

解決策

  • Chatworkを導入し定型文などを不要にした
  • 社内のすべての連絡をChatworkに統一
  • テレワークでの打ち合わせや会議にChatwork Liveを活用

効果

  • コミュニケーション速度が体感で10倍にアップ
  • 私的なチャットアプリの使用を抑制してセキュリティも向上
  • テレワークがよりスムーズにおこなえるようになった

Chatworkを選んだ決め手は「浸透しやすさ」「コスト」「セキュリティ」

チャットツールを使おうと思ったきっかけについて教えてください。

椿野:ローカルコミュニケーション企業である以上、コミュニケーションの質や方法に着目しました。これまで連絡用のツールは主にメールを使っていましたが、メールは定型文を入れる分、作成に時間がかかりますし、ミスした際に後から編集できませんから、その場合は結局電話で訂正することになります。それではビジネススピードが落ちてしまいます。
LINEやメッセンジャーなどのプライベートツールは利便性が高いものの公私の区別をつけることが難しく、情報漏洩などのセキュリティ面も心配です。会社の信用問題にもつながります。
そのような課題がきっかけとなり、メール・LINE・メッセンジャーなどの複数のツールに変わる統一ツールを導入することを検討しました。また、タスクを可視化・共有することで生産性を向上させる狙いもありました。

さまざまあるビジネスチャットのなかでChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょう。

椿野:他社のサービスも複数検討しましたが、3つの理由でChatworkを選びました。まず、1つ目の理由は浸透のしやすさです。導入する以上は全スタッフに浸透させないと意味がなく、そのためヒアリングに時間と労力をかけましたが、すでに弊社のなかでChatworkを使っているものや使った経験のあるものが多くいたため、Chatworkがもっとも浸透させやすいということがわかりました。

2つ目の理由はコストです。Chatworkはほかの同様のサービスと比較して導入・維持費が安価でした。それでいながらセキュリティは非常に堅牢です。これが3つ目の理由です。Chatworkはセキュリティに厳しい銀行でも導入されているので安心して使えます。日本の企業ですからサポートに相談しやすいというメリットもあります。

運営しているメディア
奈良で暮らす人、奈良で働く人、奈良を訪れる人をつなぐ、ローカルコミュニケーション企業としてさまざまなメディアの運営やイベントの企画・運営などをおこなっている同社。

導入目的や使用ルールをまとめたガイドラインを作成したことで浸透がスムーズに

社内から異論は出ませんでしたか。

渕上:チャットツールの導入プロジェクトに関しては、椿野をはじめとするバックオフィスメンバーに一任するという方針を決めてトップダウン的に押し進めました。ただ、あまり意見が分かれるようなことはありませんでしたね。

Chatwork導入に関して心配・懸念していた点はありましたか。

椿野:弊社は年齢や業務内容もさまざまなので、きちんと全社員に定着するかどうかが最大の懸念点でした。実際、最初はあまり使ってくれない人もいました。

渕上:一般的にはITツールを使いこなすのは若者で、歳を取ると苦手というイメージがあると思います。しかし、ITツールを使いこなせるかどうかは年齢ではなく、業務の内容が影響するというのが私の印象です。弊社の場合、営業など外部とやり取りする業務をおこなっている社員は浸透が早かったですね。クライアントに合わせてツールも使い分けているので、新しいITツールにもそれほど抵抗がないのです。逆に内勤のメンバーはこれまでのやり方にこだわる傾向があり、新規のツールを浸透させるのは少し時間がかかりました。

そうしたなかでどのように浸透を進めていったのでしょうか。

渕上:たとえば私の場合は、すべての連絡をメールではなくChatworkでおこなうようメンバーに伝え、徹底しました。結果的にそれが良かったと思います。

椿野:社員はそれぞれPCの環境が異なります。営業や管理部などはWindowsを使用し、デザイナーはMacを使用していました。全員の環境に合わせてChatworkを導入していくのに1週間くらいかかりました。また、Chatworkの導入目的や使用ルール、マニュアルなどをまとめたガイドラインを作成し、さらにガイドラインだけではわからないスタッフには個別サポートもしたことで、よりスムーズに浸透させられました。

渕上:ちょうどコロナの時期だったことも影響しました。出社する社員が大幅に減り、離れて仕事をするためにChatworkの必要性が高まったのです。否応なしに"利用せざるを得なくなった"ことが浸透のスピードをさらに早めました。

渕上様、夏目様、椿野様
今回、お話を聞かせて頂いたエヌ・アイ・プランニングの御三方。
左からメディア事業部部長の渕上様、ぱ~ぷるmama 編集長の夏目様、管理部の椿野様。

メールからChatworkに切り替えてコミュニケーションの意識が変わった

Chatworkの運用ルールを教えてください。

椿野:まず、社内スタッフとのやり取りはメールの使用を禁止してChatworkに統一すること。グループチャットの作成は情報の乱立を防ぐために原則としてプロジェクトリーダーが作成すること。Chatworkの使用時間については原則として勤務時間の±1時間に収めること。勤務時間は速やかに返信し、勤務時間外のトークについては翌営業日に返信することなどです。

渕上:Chatworkは便利すぎて、よい意味でいつまでも使えてしまいます。そのため時間を制限しないと、勤務時間を過ぎても延々やり取りしてしまうのです。

社内の連絡をメールからChatworkに切り替えたことでどんなメリットが生まれましたか。

椿野:導入のきっかけとしてお話したメールのデメリットがなくなりました。送受信の必要がなく、誤送信した場合でも編集・削除ができます。リアクション機能で余計な返信も不要になり、全体的なコミュニケーションの速度が上がりました。Chatwork Liveによるビデオ通話でテレワークもやりやすくなるなど多くのメリットを感じています。

夏目:メールを使っていたときのように、わざわざ相手のメールアドレスやメーリングリストを探す必要がなくなりました。定型文が不要になったこともあり、メールのときとは比べ物にならないほどレスポンスが速くなっています。PCでもスマートフォンでも手軽に使えますし、体感的にコミュニケーションの速度は10倍くらいにはなったんじゃないでしょうか。

渕上:メールからChatworkに変えたことで、コミュニケーションの意識そのものが変わったと感じています。メールのときは、そもそもすばやいレスポンスを求めていないことも多かったのです。今日中に見ておいてくれればいいかな、くらいの気持ちで送っていましたし、メールを受け取る側も同じ意識だったと思います。一方、Chatworkは非常にレスポンスしやすいので自然と返信も早くなり、結果として「連絡を見たらすぐに返す」という意識が定着してきました。それでもレスポンスが遅い人も最初はいましたが、Chatworkなら周りがレスポンスしているのも見えるので、引っ張られるようにしてレスポンス速度はどんどん上がっていきました。

キャプチャー画像
同社のChatworkでの1コマ。リアクション機能なども活用してスムーズなコミュニケーションを取っている。

これからの多様な働き方にChatworkはなくてはならないツール

普段はどのような方々とのやり取りに活用していますか。

椿野:自社の各プロジェクトの運用管理、クライアントさまとのやり取り、会議体別のやり取り、個別の報連相に活用しています。また、グループチャットそのものをタスクとして使用することもあります。「会議体×話すテーマ」でグループチャットをつくり、その中では1つのテーマについてだけ話すのです。たとえば「部課長会×コロナ対策」なら、部課長を集めてコロナ対策について話し合うグループチャットということです。結論が出たらそのグループチャットは消去します。ということは、タスクとしてのグループチャットが残っていたら、それはタスクが完了できていないということになります。

夏目:現場では業務フローのバトンタッチをするのに使うことが多いですね。それぞれの担当業務があり、自分の業務が終わったら次の人に引き継ぐのですが、その連絡にChatworkを使っています。TOを使えば個別にチャットを送ることができ、グループチャット内でタスク管理もできてファイルも共有できます。コミュニケーションのほとんどはChatworkで完結できます。

使う前は想定していなかったメリットや活用法はありますか。

椿野:確認書類や原稿がある場合、以前はその人の隣に行って書類を見ながら指摘し合うことが多かったです。事務所が複数あるので、この作業に意外とコストがかかっていました。ですが、Chatworkならビデオ通話で画面共有ができますから、事務所を問わず書類や原稿の確認ができるようなりました。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

渕上:弊社では多様な働き方ができる環境の整備を進めています。弊社でも社員の年齢が上がってきたことで今後は介護問題も出てくるでしょうし、お子さんがいる場合は時短で働きたい人もいるでしょう。そうした多様な働き方に対応するためにはChatworkが必要です。

夏目:私はオフィス以外で仕事をすることが多いのですが、Chatworkがあればどこでも働けると実感しています。メールからChatworkに切り替えるだけでコミュニケーションのスピードも目に見えて上がるので、ぜひおすすめしたいですね。

ありがとうございました。