既存のコミュニケーションツールへの不満からチャットワークを営業部で導入

薄井様のお仕事の内容を教えていただけますか。

薄井 : ビジネスディベロップメントグループは国内の広告営業グループです。その中のマーケティングディビジョンはECジャンルにおける対クライアントの営業部署で、私はその事業責任者を務めております。

チャットのようなコミュニケーションツールを導入しようと考えたきっかけを教えてください。

薄井 : 2年ほど前、チャットワークを導入するまで、社内外のやりとりは基本的にメールでした。個人的にはSkypeやFacebookメッセンジャーも使用していたのですが、それぞれ不満点があり、テスト的にチャットワークを導入したのです。

現在では、対クライアントなど社外とのやりとりや社内のマネジメントツールとしてチャットワークを活用。今回の取材では、マネジメントツールとしての用途について深く伺った。

一部署での導入から、250名を超えるグループでの導入を開始

メールやSkype、Facebookメッセンジャーの不満点とは何だったのでしょうか。

薄井 : まずメールに関してはどうしてもコミュニケーションに限界がありました。メールだとつい後で見ようとか、まとめて見ようとかなりがちで、やりとりがタイムリーではないんです。それに文章をちゃんと考えないといけない。もちろん、ちゃんとした文章を書くべき場面ではメールも必要ですが、もっとライトな会話をするのに向いていないんです。

Facebookメッセンジャーはライトなツールですが、メッセージを送ったら削除できないなどセキュリティの問題がありました。Skypeですとメッセージの削除はできるのですが、タスク管理ができません。

そこでいろいろなツールを検討した結果、すべてを満たすチャットワークを選んだのです。

使い始めたときの印象はいかがでしたか。

薄井 :操作方法や使い方については3日くらいですぐに慣れましたね。導入時は他のメンバーが活用してくれるのかということが懸念点でしたが、慣れてくると自然にチャットワーク内でコミュニケーションが起き始めました。

十分な効果が出ていることから、今年の7月からはビジネスディベロップメントグループ全体となる約250名にも一気に導入を始めています。

チャットワークを導入したことで業績が上がったと語る薄井様。2016年8月現在、薄井様のグループ含め、約470名で活用。

チャットワークを選んだ理由は「タスク管理」「過去履歴の引き継ぎ」「グループ管理のしやすさ」

チャットワークを選んだ理由をもう少し詳しく教えていただけますか。

薄井 : まずは先ほども言ったように、セキュリティに問題がなく、タスク管理ができることですね。今まではチームのメンバーに「これをいつまでにやってほしい」というメールを送って、後は各人がExcelなどでタスク管理していたのですが、それだとタスクがその後どうなっているのかを確認するすべがないんです。もしかしたら埋もれてしまっているかもしれません。

チャットワークならチャットを送信すると同時にタスク化できますから、各人に投げたタスクを一元管理できるのです。コミュニケーションとタスク管理が一体化しているのが何よりも大きなメリットでした。

過去の履歴が引き継げるのも大きなポイントです。チャットに途中から追加したメンバーにも、アップロードしたファイルや会話の履歴が参照できるので、「やりとりを見ておいてください」とだけ伝えればいいんです。また、引用機能を使えば過去の発言を簡単に引っ張ってくることもできます。これも他のツールにはない利点ですね。

チャットグループの管理がしやすいのもチャットワークを選んだ理由の一つです。部署には4つほどのユニットがあり、そのユニット単位のグループチャットの他、ユニットをまたぐプロジェクト単位のグループチャット、クライアントごとのグループチャットなど、いろいろなグループでのチャットを作っています。

グループに人を追加したり、外したりという作業も権限を持っているメンバーなら簡単にできますし、そういう意味でも管理しやすいツールだと感じています。

ちなみに、グループの概要や必要な資料をチャット横の概要欄に入力することで、誰が見てもそのグループが何なのかわかるようにしています。

チャットワークは優れたマネジメントツールでもある

社内での運用ルールはありますか。

薄井 : 各営業担当のグループには上司をマストで入れることと、社内の業務連絡をダイレクトチャットでやり取りすることを禁止しています。

それはなぜですか。

薄井 : "見える化"するためです。上司の立場としては、業務に問題が生じた場合に備えて情報を把握しておく必要があります。個別でチャットをおこなうとやりとりが可視化されないので、必ずチャットには上司を入れるというルールを設けているのです。導入初期には実際に「この件、聞いてましたか?」「何それ?」みたいなこともありました。プライベートの話は個別でも構いませんけどね。

チャットワークは部下をマネジメントするツールとしても使えるということでしょうか。

薄井 : まさにそうですね。コミュニケーションが円滑になるのはもちろん、業務の全体像を把握したりタスクを管理したりできるのはチャットワークならでは。社内外でのコミュニケーションの質・量を上げたいのでしたら、チャットワークはおすすめですね。部署内の空気を作り、活性化してくれるので業務効率化がかなり進んでいると感じています。事実、私の部署はチャットワークを導入してから業績が右肩上がりになりましたから。