Chatworkで営業や案件相談の対応が迅速に！3期連続増収増益も達成

ものづくりの手を止めない情報共有の仕組みが必要だった

貴社の事業内容について簡単に教えてください。

今西：当社は創業が1955年、今年で67年目の部品加工メーカーです。

取り扱っているのは産業機械用の部品で、例えばコンビニに並ぶおにぎりを包装する機械に取り付けられる部品や、国内の大手テーマパークにある乗り物に組み付ける部品などで、日本の産業の土台となるものが多いです。

一般に目にするものというよりは、産業機械の部品を扱っているのですね。

今西：そうですね。また、当社が扱っている部品の9割は、家族経営規模の町工場などの協力会社で作られています。協力会社の数も約250社と一般的な製造業より多く、膨大な数の納期管理、品質管理ができるのも当社の強みです。

そのため、当社の役割は、営業力と管理力を売りとして顧客と協力会社の間に入り、取引を円滑にする技術商社機能が主だと言えます。

現在は、日本全国の町工場とメーカーを繋ぐ橋渡し役となる企業を目指しており、多くのお客様や協力会社と強固な信頼関係を築くことを大切にしています。

Chatworkを導入した経緯について教えてください。

今西：協力会社の負担が少ない情報共有の仕組みを作り「山本精工でしかできないネットワーク体制を整えていきたい」という想いがありました。

一つの部品を作るには様々な工程があり、協力会社と部品の仕様や製造方法、素材などたくさんの情報をやりとりしなければいけません。

これまではFaxを中心に紙の図面で情報のやりとりをしていました。古くから製造業は製作する部品の設計図を紙で確認するのが主流なので、見積から製造まで多くの紙を使います。それは創業当初からあまり変わっていません。昔は図面をお客様のところに取りに行ったり郵送で送られてきたりしていたものが、FAXで送受信できるようになったので多少は楽になっているのですが、今も製造業は紙を出力して情報をやりとりする文化が根強いです。

ただ、それだとどうしても打合せの度に紙を取りにいかなければならないので、ものづくりの手を止めなければなりません。そうすると、生産性が落ちてしまいますし、紙での情報管理は整理にも検索にも時間を取られてとにかく手間がかかります。

そこで新たなコミュニケーションの手段を検討したのですね。

今西：はい。何とか協力会社の負担にならない方法で大量の情報を簡単に処理することができるコミュニケーション方法がないかと模索し始めました。

Chatworkの導入で、紙ベースのコミュニケーションスタイルを脱却

協力会社とのやりとりにChatworkを使われた背景をもう少し詳しくご説明いただけますか。

今西：チャットツールの導入を検討していたのは2016年のことになりますが、その時、国内にあったほとんど全てのチャットツールを調べました。

実際に社内で試験導入して使用感の検証もおこなった中で、最も操作性のシンプルだったChatworkが、社外への導入推進ということも考えると最適だと判断しました。

操作性以外に、初期の導入にコストがかからないというのも選択する理由として非常に重要でした。

無料からはじめられると導入のハードルが下がりますね。

今西：製造業では、生産に直接結びつかない間接費用に対しての投資は障壁が大きいので、そういった意味でも無料で利用して、利便性を体験できるのは魅力的でした。
また、Chatworkはプライベートの利用メインの他のチャットツールとは異なり、チャットグループ内のメンバーの管理が容易です。仕事だけで使ってほしいと業務に限定した使い方を提案できるので、協力会社の理解を得やすく、普及に成功しました。

そして、協力会社へのChatworkの導入を進めるためには社内での普及がまず先決だと思い、Chatworkの社内導入を先に進めました。

なぜ、社内でChatwork導入をすることになったのでしょうか？

今西：私が入社した当時、会社は20数名程度の従業員で情報共有の手段も回覧板やメモ書きなどの紙を回すだけで対応でき、それほど支障はありませんでした。

しかし、会社が成長し続けることで従業員の数が増え、紙ベースのやりとりだと、それが回覧されるまでにタイムラグが発生し、少人数であればさほど問題とならなかったことが問題になり始めました。

回覧板が回ってこなかったり、回覧された情報をそれぞれコピーして紙で保管するなどといった不効率を解決するために、新しい情報共有方法が必要となったのです。

そこでChatworkに「社内掲示板」というグループチャットを作り回覧情報を周知するようにしました。チャットで周知すれば、回覧版と違い情報がチャット内に残るようになります。過去の周知情報を検索することも出来るので情報共有の考え方が変わりました。

その他にもChatworkを使う事で社員の情報共有が意識的に変化していき、社員間での報連相は基本チャットでやり取りするという文化が生れました。
もはやChatworkがなくてはならない存在となっていき、スマートフォンを持っている全社員を対象にChatwork導入が推進されました。
2019年には、会社に稟議を通して社内のWi-Fi環境も整えて正式に有料プランを導入することになりました。

品質管理体制が激変し、サポートが大幅改善

普段、どのようにChatworkを活用していますか。

今西：当社では、社内情報の共有、協力会社との情報共有、営業・生産管理・品質管理それぞれの課を超えた情報共有といった形でグループを分けて運用しています。

①社内情報の共有

社内行事を社員全員で共有するためのグループチャットです。社内行事や社員のスケジュールなどの共有をおこない、他部署の予定も把握できるように活用しています。

②協力会社との情報共有

協力会社と弊社の担当者間で情報を共有するグループチャットです。
協力会社ごとに、受注前の見積もりに関する情報と、受注後の加工工程で品質・納期を管理するための2つのグループチャットを作成しています。
協力会社の多くは、弊社からの問合せを確認するのに、一度製造現場を離れてFaxが置かれている事務所などの別室に移動して紙の情報を確認するといったコミュニケーションコストが発生していましたが、Chatworkの導入により製造現場でもスマホで確認することが可能になりました。

③営業・生産管理・品質管理それぞれの課を超えた情報共有

部署を横断して情報共有をすることが必要な時に役立つグループチャットです。

特に納期トラブルや品質問題の発生時など速やかな対応が求められる業務に役立っています。

Chatworkを導入することでこれまでに紙の情報共有では対応することができなかったことが即時確認することができるようになり、問題を解決するスピードがあがりました。

よろしければ、具体的な案件を教えていただけますか？

今西：当社ではChatworkを導入する前まで、加工工程で品質に問題が発生した場合、状況確認は検査室へ行って現物を見ないと分からない状況でした。

出張で外に出ている営業であれば、対応は帰社後でなければ状況確認できない為、問題発生から解決するまでに数日かかっていました。

しかし、Chatworkでは製品の問題箇所の写真を関係者全員で瞬時に共有することができ、対応の相談を場所と時間にとらわれず行うことができるので、解決に向けた動きが数分で出来るようになりました。

今までは情報共有に時間がかかってしまい品質問題への対応が後手に回ってしまうことが多かったのですが、Chatworkを活用する事で即座に対応できるようになり、以前よりも顧客の高い信頼を勝ち取り評価されるようになったことを実感しています。

営業課がChatworkを導入することで3期連続増収増益を達成！

Chatworkを使って予想していなかったメリットや活用例があれば教えてください。

今西：Chatworkを導入することで営業課の顧客へのレスポンススピードがあがり、それが増収増益に繋がっていると分析しております。

Chatworkを導入した2016年以降、2019年までで１億円ベースの3期連続売上増を達成しています。特に、Chatworkを導入した2016年と2017年を比較すると前年比115%で推移しています。

これをChatworkを導入したことだけが理由で達成できたと断言するのは言い過ぎだと思いますが、営業課と生産管理課がChatworkを用いて密なコミュニケーションを取ることができるようになったことが3期連続の売上増に大きく貢献していると考えております。

元々、当社は営業力が強い会社だったのですが、営業課は、日中、お客様先への訪問のため、会社にいないことがほとんどでした。

そのため、昼間にお客様から急に部品が欲しいという連絡があっても対応できないことが少なくありませんでした。ひどい時には、お客様への返答が翌日以降になることもありました。

しかし、Chatworkを導入することで、会社に届いたお客様の引き合いを社外にいる営業課と即時に共有できるようになりました。

その結果、タイムリーにお客様からの依頼に応えることができるようになり、引き合いの取りこぼしを減らすことができました。

元々、協力会社とのやりとりといった別の目的で利用を始めたのですが、Chatworkを利用することによって収益が3期連続で拡大したのは本当に予想もしていなかったことでした。

最後になりましたが、これからChatworkを使おうと思っている企業へ一言、お願いします。

今西：近年ビジネスにはスピード感が求められていますが、スピーディーな業務をおこなうには情報を効率的に整理して共有することが必要だと思います。

そうした課題を実現するために、シンプルで使い勝手の良いChatworkは恐らく想像以上の効果を発揮できるのではないかと思います。

導入すればコミュニケーションのスピード感が劇的に変わります。

例えば、以前だとビジネスコミュニケーションの基本である報告、連絡、相談の段取りを踏むことで問題解決にあたっていましたが、今だとチャットを使うことで報告や連絡は事前にチャットで共有して、いきなり相談に入ることができるようになりました。問題解決の方法が劇的に早くなり、当社はこれで大きく変化を遂げることができました。

Chatworkは全ての中小企業でコミュニケーション革命が起きますよ！とおすすめしたいです。