「デメリットが一切ない珍しいツール」障がい者支援企業がChatworkを選ぶ理由

メールは手間と時間がかかり、大事な内容が埋もれがち

まず、御社の事業について教えてください。

長谷川：「ゆたかカレッジ」は主に18歳以降の障がいのある青年たちが、社会で活躍する力をつけるための「福祉型カレッジ」です。ゆたかカレッジが目指すのは、社会に出ても自己実現し、周囲の人たちと円満なコミュニケーションを取り、幸せに生きる力を育むこと。一人ひとりが社会に出てからも、さらに輝いていくためのバックアップをさせていただいています。福岡に本社を置き、東京や神奈川、千葉など関東を中心にキャンパスを展開しています。

Chatwork導入のきっかけとなった組織課題は何だったのでしょうか。

長谷川：社員間で使用する連絡ツールがメールしかなく、やりとりに手間がかかっていました。というのも、メールは相手の肩書を入れたり、「お世話になっております」などの定型文を入れるのが一般的なマナーになっており、文章も堅苦しい雰囲気で作成するのに時間がかかります。それが億劫さにつながるのか、レスポンスが遅れることも多く、返信がくるまでに一日以上かかったりすることもありました。

さらに、迷惑メールを含め毎日大量のメールが届くため、重要な情報が埋もれてしまう恐れがあります。実際、メールを送ったのに相手が見落としていたと後から知ったこともあります。

ただ、これはメールの仕様上、仕方ない面もあるんです。メールは必ずしも重要なものだけが届くわけではないですからね。「あまり関係ない人も、念のためにCCに入れておく」というケースも少なからずあります。メールを開いても、自分にはあまり関係ない内容だったということもありますから、件名だけ見て重要そうじゃないなと思ったら開かない人も多いんです。

たしかにメールは件名で判断しがちです。

長谷川：その点、Chatworkはメールとはまったく設計思想が違うのがいいですね。グループチャットはテーマごとに作成できて、そこに入っているということは、必ず自分に関係のある内容のはずですから。開く前から、何に関するチャットが送られたのかという点を把握できるのはありがたいです。

メールの課題はまだあります。会議の前には準備としてWordやExcelなど様々な文書に加えて、PDF、写真なども共有します。このとき、メールだとサイズの大きなファイルが送信できないので、別の方法で共有する必要があります。一方、Chatworkは送信できるファイルの容量も大きくとても助かります。

御社のように多拠点で事業を展開されていると、拠点間のコミュニケーションも重要になりますね。

長谷川：そうですね。キャンパス間の情報共有は頻繁に行っていて、Chatworkが活躍しています。オンライン会議は参加者のスケジュールがそろわないとできないので、普段の情報共有ではChatworkを活用することが重要です。

他のコミュニケーションツール、たとえば電話は使われていますか。

長谷川：電話は使っています。といっても、正確に情報共有したいときはChatworkです。電話はつながりさえすればすぐに用件を伝えて確認できるので、緊急性が高い場合はメリットがありますが、かわりに話した内容が文字履歴で残らないというデメリットがありますからね。

Chatworkはデメリットのない稀有なシステム

他社のチャットツールと比較検討はされましたか。その中でChatworkを選んだ決め手は何だったのでしょうか。

長谷川：まず無料版から使い始め、その後有料版に移行しました。その間、使っていて不満がまったくなかったので、特に他社ツールを検討することはしませんでした。デメリットがないシステムは非常に珍しいと思います。それくらいChatworkには満足しています。現在、フルタイムの社員全員が有料版を使用していますが、コスト以上のメリットを感じています。

Chatworkの導入について、社内外の反響はいかがでしたか。導入する際の懸念点などはありましたか。

長谷川：導入についての苦労はありませんでしたし、社員から反対の声が上がることもなかったです。それは、ChatworkがWordやメールと同じように使える簡単なツールだからでしょう。新入社員が入社して、Chatworkについて説明しても、特に不安がる様子もありません。また、冒頭で申し上げたような課題について、社員も認識してくれていたのだと思います。

メールでは代用できない様々なコミュニケーションが実現

ここからは、Chatworkの具体的な活用法についてお聞きします。どのようなグループチャットを作成されているのでしょうか。

長谷川：全社、拠点、部門、役職、プロジェクトなどテーマごとに細かくグループチャットを分類しています。たとえば、「全職員共有チャット」は社員全員が参加している全社向けのグループチャットです。新入社員が入社時に自己紹介をするなど、社員全員に対して発信したい情報をやりとりしています。

同じく全社向けですが、「WEB社内報」グループチャットは管理部からの通達などを行うためのグループチャットです。全社員が参加していますが、お知らせ専用のグループチャットなので、ここでは会話は行いません。コミュニケーションは「全職員共有チャット」がありますからね。

同じ参加者でも目的に応じて2つのグループチャットを用意されているのですね。

長谷川：はい。特にコロナ禍でキャンパス間の交流が難しくなり、どこのキャンパスに誰が入ったのかがわかりにくくなりました。そんななか、全職員共有チャットで入社の挨拶などがあると、「ああ、こういう人が私たちの仲間になってくれたんだな」と実感できるのです。他のキャンパスとのつながりが見えると、組織としての一体感の醸成にもつながります。

そうした気軽なやりとりはメールだと難しそうですね。

長谷川：メールではできなかったでしょうね。まさにChatworkだからこそ生まれた交流だと思います。また、キャンパス間を超えて、同じ職種の社員同士が情報共有を行うグループチャットもあります。たとえばキャリアサポーターやサービス管理責任者といった職種は、各キャンパスに1名しかいないことが多いんです。そういった社員がChatworkでつながり、気軽な質問や経験の共有を図れるのも大きなメリットです。

その他にはどのようなグループチャットがあるのでしょうか。

長谷川：たとえば、社員採用に関するやりとりを行うグループチャットもあります。面接結果や、応募者の履歴書・職務経歴書の共有、面接の日程調整などに活用しています。採用関連の情報は会社としても非常に重要なのですが、これもメールだと埋もれてしまう恐れがあります。情報が埋もれないのは、テーマごとにグループチャットを作成できるChatworkならではですね。

また、社内の研究チームが集まり、横断的に研究を行う「ゆたかカレッジ研究所」のグループチャットや、利用者さんの就職に向けた情報共有を行う就労系のグループチャット、SNSの投稿管理などを共有する広報系のグループチャット、保護者からの要望・苦情を共有するグループチャット、残業報告を申請するグループチャット、現場から上がってくる改善提案を検討するグループチャットなど、多彩な活用がなされています。

社外の方とChatworkを活用することはありますか。

長谷川：ありますよ。たとえば、Webサイトの更新作業を制作会社に依頼するのもChatworkを活用しています。当社はキャンパス数が多いので、頻繁に情報を更新する必要があるんです。

また、プライバシーマークの取得を目指すグループチャットでは、サポートしてもらっているコンサル会社の担当者とのやりとりをしています。

セキュリティが大事な福祉・教育企業におすすめ

Chatworkを導入した効果について教えてください。

長谷川：メールに抱いていた課題が、Chatworkになってすべて解消されました。業務の工数が削減でき、ストレスも減ったように感じています。セキュリティ面も信頼できるので、パスワードをかけることなく重要なファイルもやりとりできています。業務の特性上、個人情報を取り扱うので、セキュリティにはかなり気をつけているんです。メールだと外部に誤送信したら取り返しがつきませんが、Chatworkはそもそも誤送信が起きにくいですし、送った後でも修正や削除できますからね。

Chatworkの導入を検討されている企業へメッセージをお願いします。

長谷川：Chatworkは気軽に使えて、とても便利なツールです。ログインするだけで、すぐ相手を指定してやりとりでき、インターフェースも見やすく、過去の履歴も確認しやすいです。特に当社のように教育や福祉関係の会社は事故やトラブルを防ぐため、職員間でのチームワークと情報共有が大切です。同じ業種の企業にも導入をおすすめしたいですね。

ありがとうございました。