メーリングリストでの意見交換から卒業しました

29ものクラウドサービスを展開する一大企業Zoho（ゾーホー）

Zohoについて教えてください。

松本 : Zohoは2012年5月現在、29の個人事業主・中小企業向けクラウドサービスを提供している会社です。会社のほぼすべての管理業務がおこなえるシステムを、管理者を置かなくても運用でき、これを無料から利用できます。※サービスサイトはこちら

会社全体では、インドに技術者が約1,500人おり、世界中にサービスを提供しています。日本ではCRM（顧客情報管理）、インボイス（請求情報管理）サービスが人気です。

メーリングリストで意見交換する進め方に疑問

Chatworkを導入するきっかけを教えてください。

松本 : これまでは、意見交換が必要な場面では「メーリングリスト」で話し合いをおこなっていました。

たとえば、私のチームは現在メンバーが5人います。ひとつの議題が進行すると、メーリングリストで5人にメール連絡が行き、それがスレッド形式で積み重なっていく形で意見交換が進行します。プロジェクトの人数が多い時は届くメールも人数分増えます。

これがとても効率悪く、解決したいと思いChatworkの導入を考えました。

自社開発のチャットがあるにも関わらずChatworkを導入

自社にもチャットサービスがあるのに、なぜChatworkだったのでしょうか。

松本 : Zoho チャットは普段使っているメール画面にポップアップされるので、メッセージを送ると相手にはすべて急ぎの件に見えます。そのため、急ぎではないけれど共有しておきたいことや、議論しておきたい案件は、相手に気兼ねする気持ちからメーリングリストで連絡をしていました。

このやり方は効率が悪いと感じていましたが、これまでは他に良いツールがありませんでした。Chatworkはこれを解決できると思い、私のチームに導入しました。

意見交換の9割をChatworkで進行し、メールが1/10以下に減少

Chatworkを利用した結果どうなりましたか？

松本 : 三つあります。

ひとつ目はメーリングリストでの意見交換が、感覚値ですが約1/10以下に減りました。今では意見交換の約9割をChatworkでおこなっています。チーム内のコミュニケーションをとるのにChatworkは使い勝手が良いですね。意見交換が活発になったと感じています。

また、急ぎではないけれど重要な案件に向いています。たとえばマーケティングやホームページ戦略を考える時に重宝しているのですが、こういう案件は思いついた時に書き込んでおきたいものの、即レスポンスを求めているわけではありません。一方、Zoho チャットはメッセージが来た瞬間にメール画面にポップアップされチカチカ光るので、すぐに対応しなければという意識になりますし、相手がオンラインの必要もあります。結果的に、Chatworkは、Zoho チャットとメールの間をぴったりと埋めるツールになりました。

二つ目は、リリースなどの文書の承認が早くなり、全体的なスピードが上がりました。外出先で承認依頼を見ても、メールだとその場で返信することが手間でしたが、Chatworkだとスマートフォンで手軽に返事を返せます。

三つ目は、脳の切り替えが減り、ストレスが減ったことです。メールはいろいろな件が交互にきて、頭の切り替えが大変ですが、Chatworkはプロジェクトが一目で分かるのでひとつのテーマに集中できます。

より細かいプロジェクトグループを作っていきたい

松本さんのチームでChatworkを利用されているということですが、チームを越えて利用することはありますか？

松本 : あります。当社には総勢30名弱のメンバーがいるのですが、別チームと共同でプロジェクトを進める時にまきこんでいます。非同期コミュニケーションができるので、気軽に雑談もできるようになり「納豆プリン」の話題などで盛り上がるなどいい感じです。雑談はチームや社内のコミュニケーションを促進しています。

最後に、Chatworkでこれから取り組みたいことを教えてください。

松本 : Chatworkの導入で、メーリングリストによる意見交換を卒業しましたが、現在は大きなテーマでグループチャットを作って運営している状態です。より細かいテーマでプロジェクトグループを作り、仕事をもっと効率化したいですね。