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事務の外注とは？依頼できる業務内容一覧と費用・外注先の比較ポイント
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「日々の事務作業に追われて、本来やるべき仕事に集中できない」
「バックオフィス業務の人手が足りず、残業が増えている」
企業の成長を目指す上で、このような悩みを抱えている経営者や担当者の方は多いのではないでしょうか。
こうした課題を解決する有効な手段が、事務業務の外注（アウトソーシング）です。
本記事では、事務を外注するとはどういうことか、という基本的な内容から、具体的な業務範囲、メリット・デメリット、料金相場までを網羅的に解説します。
さらに、自社に最適な外注先を選ぶための重要なポイントも紹介します。
この記事を読めば、事務の外注に関する疑問や不安が解消され、生産性向上に向けた具体的な一歩を踏み出せるようになるでしょう。
事務の外注（アウトソーシング）とは？
事務の外注（アウトソーシング）とは、自社の事務業務の一部または全部を、外部の専門企業や個人に委託することを指します。
これまで社内の従業員がおこなっていた業務を外部の専門スタッフに任せることで、業務の効率化やコスト削減などを実現する経営手法のひとつとして注目されています。
特に近年、少子高齢化による人手不足や、多様な働き方の推進といった社会的な背景から、多くの企業で導入が進んでいます。
単なる「業務の外部委託」にとどまらず、企業の競争力を高めるための戦略的な一手として位置づけられているのです。
外注と業務委託、人材派遣との違い
事務業務を外部に依頼する方法として、「外注」「業務委託」「人材派遣」といった言葉を耳にすることがあるでしょう。
これらは似ているようで、契約形態や指揮命令権の所在に違いがあります。
外注は、社外に業務を発注すること全般を指す広い言葉です。
その外注の際に結ばれる契約形態のひとつが「業務委託契約」です。
業務委託契約は、さらに「請負契約」と「（準）委任契約」の2種類に分かれます。
請負契約が「成果物の完成」を目的とするのに対し、（準）委任契約は「業務の遂行そのもの」を目的とします。
事務代行サービスは、多くの場合、この（準）委任契約にあたります。
一方、人材派遣は、派遣会社と雇用契約を結んでいるスタッフが、自社に来て業務をおこなうサービスです。
業務の指示を自社の従業員がおこなう（指揮命令権が自社にある）点が、業務委託との大きな違いです。
それぞれの特徴を理解し、自社の目的や依頼したい業務内容に合わせて最適な方法を選ぶことが重要です。
| 契約形態 | 指揮命令権の所在 | 特徴 |
|---|---|---|
| 業務委託 （アウトソーシング） |
委託先の事業者 | ・業務の進め方や手法は基本的に事業者に一任される ・成果物の納品や業務の遂行に対して報酬を支払う ・専門性の高い業務を任せやすい |
| 人材派遣 | 派遣先の企業（自社） | ・自社の従業員が直接、派遣スタッフに業務指示を出す ・労働時間に対して報酬を支払う ・繁閑の差が激しい業務など、一時的な人員補充に向いている |
事務を外注できる業務とは？業務内容一覧を紹介
事務の外注と聞くと、データ入力や書類整理といった単純作業をイメージするかもしれません。
しかし、現在の事務代行サービスは非常に多岐にわたる業務に対応しており、専門的な知識やスキルが求められるバックオフィス業務全般を任せることが可能です。
ここでは、一般的に外注できる事務業務をカテゴリ別に紹介します。
一般事務・秘書業務
企業の日常的な運営を支える、いわゆるノンコア業務です。
これらの業務を外注することで、社員はより生産性の高い業務に集中できます。
・データ入力、リスト作成
・書類作成（Word、Excel、PowerPointなど）
・書類の整理、ファイリング
・電話、メール、チャット対応
・スケジュール管理、調整
・会議の議事録作成
・郵便物の発送、管理
・備品の発注、管理
・出張手配、会食のセッティング
経理・会計業務
専門知識が必要な経理・会計業務も、経験豊富なプロに任せることができます。
月次の締め作業や経費精算など、特定の時期に業務が集中する場合に特に有効です。
- 記帳代行、仕訳入力
- 請求書、領収書、見積書の発行
- 経費精算
- 売掛金・買掛金の管理
- 銀行振込、支払い対応
- 給与計算
- 年末調整の補助
人事・労務業務
採用活動から入退社の手続きまで、人事・労務関連の煩雑な事務作業をサポートします。
特に採用活動においては、応募者とのやり取りなどを外注することで、面接などのコア業務に注力できます。
- 求人媒体の管理、スカウトメールの送信
- 応募者との連絡、面接日程の調整
- 入社・退社手続きの書類作成
- 勤怠管理、集計
- 社会保険関連の手続き補助
- 社員名簿の管理
営業事務・マーケティングサポート
営業担当者が営業活動に専念できるよう、資料作成や顧客管理といったサポート業務を委託します。
Webサイトの更新やSNS運用など、マーケティング活動のサポートも可能です。
- 営業資料、提案書の作成補助
- 顧客リストの管理、更新
- 受発注データの入力、管理
- Webサイトの更新、簡単な修正
- ブログ記事の入稿作業
- SNSの投稿、運用代行
- メルマガの作成、配信
- 広告運用のレポート作成
事務を外注する4つのメリット
事務業務を外注することは、単に業務負担を軽減するだけでなく、企業経営に多くのメリットをもたらします。
ここでは、代表的な4つのメリットについて詳しく解説します。
メリット1：コア業務にリソースを集中できる
最大のメリットは、社員を利益に直結する「コア業務」に集中させられることです。
請求書の発行やデータ入力といったノンコア業務に多くの時間を費やしていると、営業活動や商品開発、マーケティング戦略の立案といった、企業の成長に不可欠な業務にかける時間が少なくなってしまいます。
事務作業を外注することで、社員は本来の専門性を活かせる業務に注力できるようになり、組織全体の生産性向上や業績アップにつながります。
メリット2：コスト削減につながる
事務員を一人採用する場合、給与や賞与だけでなく、社会保険料や福利厚生費、採用にかかる広告費や教育費など、多くのコストが発生します。
事務の外注であれば、これらのコストはかかりません。
特に、業務量に繁閑の差がある場合、必要なときに必要な分だけ依頼できるため、人件費を最適化し、固定費を変動費化することが可能です。
また、オフィススペースやパソコン、デスクといった設備投資も不要になるため、トータルで見たときに大幅なコスト削減が期待できます。
メリット3：人材不足の解消と業務の属人化防止
「事務担当者が急に退職してしまい、業務が回らなくなった」という経験はありませんか。
特定の担当者しか業務の進め方を知らない「属人化」の状態は、業務の停滞や品質低下のリスクをはらんでいます。
事務の外注を利用すれば、専門のチームが安定的に業務を遂行してくれるため、急な欠員に慌てる心配がありません。
また、採用市場が厳しくなる中で、即戦力となる事務経験者を見つけるのは容易ではありません。
外注は、こうした採用難の時代における有効な人材確保策のひとつともいえるでしょう。
メリット4：専門性の高い業務をプロに任せられる
事務代行サービスを提供している企業には、経理や労務、法務など、さまざまな分野の専門知識や実務経験が豊富なプロフェッショナルが在籍しています。
自社にノウハウがない専門的な業務でも、質の高いサービスを期待できます。
例えば、法改正に対応した書類の作成や、効率的な経費精算システムの導入提案など、自社の従業員だけでは対応が難しい業務も安心して任せることができ、業務品質の向上につながります。
事務を外注する前に知っておきたい3つのデメリットと対策
多くのメリットがある一方で、事務の外注には注意すべき点も存在します。
事前にデメリットと対策を理解しておくことで、トラブルを未然に防ぎ、効果的にサービスを活用することができます。
デメリット1：情報漏えいのリスクがある
外部の事業者に業務を委託するということは、顧客情報や財務情報、個人情報といった社内の機密情報を共有することになります。
そのため、情報漏えいのリスクはゼロではありません。
このリスクを最小限に抑えるためには、外注先のセキュリティ対策を厳しくチェックすることが不可欠です。
・対策：
契約前に、秘密保持契約（NDA）を必ず締結しましょう。
また、プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しているかなど、第三者機関による客観的な評価を確認することも重要です。
実績が豊富で、情報管理体制がしっかりしている信頼性の高い事業者を選ぶことが、安心して業務を任せるための鍵となります。
デメリット2：社内に業務ノウハウが蓄積されにくい
業務を完全に外部に任せてしまうと、その業務に関する知識や経験が社内に蓄積されにくくなるという側面があります。
将来的に内製化を考えている業務や、企業の根幹に関わる業務まで外注してしまうと、いざというときに自社で対応できる人材がいない、という事態に陥る可能性があります。
・対策：
業務を「丸投げ」にするのではなく、定期的な報告会やミーティングの場を設け、業務の進捗や内容を可視化することが重要です。
業務マニュアルの作成を依頼し、自社でも保管・更新していく仕組みを作ることで、ノウハウのブラックボックス化を防ぐことができます。
どの業務を外注し、どの業務を社内に残すのか、長期的な視点で戦略的に判断することが求められます。
デメリット3：業務の品質管理やコミュニケーションが難しい場合がある
直接顔を合わせて仕事をするわけではないため、指示が正確に伝わりにくかったり、業務のクオリティが期待したレベルに達していなかったり、といった問題が発生する可能性があります。
特に、業務の進め方やルールが明確に決まっていない場合、認識のズレが生じやすくなります。
・対策：
依頼したい業務の手順やルールをまとめたマニュアルを事前に準備し、外注先と共有することが有効です。
また、コミュニケーションツール（ビジネスチャットなど）を活用し、日頃から密に連携を取れる体制を整えましょう。
担当者との相性も重要なので、契約前に担当者と面談ができるか確認するのもよいでしょう。
明確な指示と円滑なコミュニケーションが、業務の品質を担保する上で不可欠です。
事務の外注先の種類と料金相場
事務の外注先にはいくつかの種類があり、それぞれ特徴や料金体系が異なります。
自社の予算や依頼したい業務内容に合わせて、最適な依頼先を選びましょう。
| 種類 | 特徴 | 料金相場 |
|---|---|---|
| オンラインアシスタント |
|
月額固定制：月30時間で10万円前後 |
| 人材派遣 |
|
時給制：1,500円～2,500円程度 |
| クラウドソーシング |
|
時給換算：1,000円～3,000円程度 |
| 税理士・社労士事務所など |
|
顧問契約：月額3万円～ |
上記はあくまで一般的な目安です。
料金は依頼する業務の専門性や量、依頼先のサービス内容によって大きく変動します。
複数の事業者から見積もりを取り、比較検討することをおすすめします。
失敗しない事務の外注先の選び方5つのポイント
数多くの事務代行サービスの中から、自社に最適なパートナーを見つけるためには、どのような点に注意すればよいのでしょうか。
ここでは、外注先選びで失敗しないための5つの重要なポイントを解説します。
ポイント1：対応業務の範囲と専門性
まずは、自社が依頼したい業務に対応しているかを確認しましょう。
「事務」といっても、その範囲は多岐にわたります。
データ入力のような定型業務を依頼したいのか、経理や人事のような専門知識が必要な業務を任せたいのかによって、選ぶべきサービスは変わってきます。
Webサイトで対応可能な業務一覧を確認するだけでなく、自社の具体的な業務内容を伝えた上で、対応可能か、また同業種・類似業務での実績があるかを確認することが重要です。
専門性が求められる業務であれば、その分野のプロフェッショナルが在籍しているかを必ずチェックしましょう。
ポイント2：料金体系のわかりやすさと妥当性
料金体系が明確で、自社の予算や業務量に見合っているかを確認することも大切です。
料金プランは主に、毎月決まった料金を支払う「月額固定制」と、作業量に応じて料金が発生する「従量課金制」があります。
継続的に一定量の業務を依頼する場合は月額固定制、業務量に波がある場合は従量課金制が向いています。
基本料金に含まれるサービス内容と、追加料金が発生するオプションの範囲を事前にしっかりと確認し、後から想定外の費用が発生しないように注意しましょう。
安さだけで選ぶのではなく、費用対効果を総合的に判断することが失敗しないコツです。
ポイント3：セキュリティ対策の信頼性
機密情報を扱う以上、セキュリティ対策の信頼性は最も重要なチェックポイントのひとつです。
情報漏えいなどのトラブルを避けるため、どのようなセキュリティ体制を構築しているかを具体的に確認しましょう。
- 秘密保持契約（NDA）の締結は可能か
- プライバシーマーク（Pマーク）やISMS認証を取得しているか
- スタッフへのセキュリティ教育は徹底されているか
- データの送受信方法や保管ルールは安全か
これらの項目をクリアしている、信頼できる事業者を選びましょう。
ポイント4：コミュニケーションの円滑さ
業務をスムーズに進めるためには、外注先の担当者との円滑なコミュニケーションが欠かせません。
報告・連絡・相談がしやすい体制が整っているかを確認しましょう。
主な連絡手段がメールなのか、電話なのか、ビジネスチャットなのか、自社が希望するツールに対応しているかもポイントです。
また、レスポンスの速さや、こちらの意図を正確に汲み取ってくれるかといった、担当者のコミュニケーションスキルも重要です。
可能であれば、契約前に担当者と直接話す機会を設けてもらうとよいでしょう。
ポイント5：柔軟なプランとサポート体制
企業の状況は常に変化します。
事業の拡大に伴って依頼したい業務が増えたり、逆に内製化を進めて業務を減らしたりすることもあるでしょう。
こうした変化に対応できるよう、契約期間の縛りが緩やかであったり、業務量の増減に柔軟に対応してくれたりするサービスを選ぶと安心です。
最低契約期間や、プラン変更の条件などを事前に確認しておきましょう。
また、導入時のサポートや、トラブル発生時の対応窓口など、困ったときにすぐ相談できるサポート体制が整っているかも、安心して利用を続けるための重要な要素です。
まとめ
本記事では、事務の外注について、依頼できる業務内容からメリット・デメリット、外注先の種類や選び方のポイントまでを詳しく解説しました。
事務の外注は、ノンコア業務を効率化し、社員がより付加価値の高いコア業務に集中できる環境を作るための強力なソリューションです。
コスト削減や人手不足の解消といった経営課題を解決し、企業の成長を加速させる可能性を秘めています。
一方で、情報漏えいのリスクやノウハウの蓄積といったデメリットも存在するため、信頼できるパートナーを慎重に選ぶことが成功の鍵となります。
もし、質の高いアシスタントチームに、幅広い事務業務を安心してお任せしたいとお考えなら、オンラインアシスタントサービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。
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