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庶務代行サービスの選び方と料金相場｜失敗しない選び方を徹底解説
初期設定から基本の使い方までを徹底解説！
目次
「日々の雑務に追われて、本来やるべきコア業務に集中できない...」
「人手は足りないけれど、新しく事務員を採用するほどの余裕はない...」
多くの中小企業の経営者や管理職が、このような悩みを抱えているのではないでしょうか。
電話対応や備品管理、書類作成といった庶務業務は、事業運営に不可欠ですが、直接的な利益を生むわけではありません。
庶務代行サービスは、こうしたノンコア業務を外部の専門スタッフに委託することで、従業員がより付加価値の高いコア業務に集中できる環境を実現する解決策です。
本記事では、庶務代行の基本的な知識から具体的な業務範囲、導入のメリット、そして自社に最適なサービスを選ぶためのポイントまで、わかりやすく解説します。
この記事を読めば、庶務代行がもたらすコスト削減や生産性向上の効果を具体的に理解し、導入に向けた第一歩を踏み出せるでしょう。
庶務代行とは？総務・一般事務との違いから分かる外部委託のメリット
庶務代行とは、企業活動に付随して発生するさまざまな事務作業を、外部の専門企業や専門スタッフに委託（アウトソーシング）するサービスです。
ノンコア業務を外部に任せることで、従業員は本来注力すべきコア業務に集中でき、組織全体の生産性向上につながります。
まずは、庶務・総務・一般事務の役割の違いを理解し、なぜ今、庶務代行が多くの企業から注目されているのかを見ていきましょう。
庶務・総務・一般事務の業務内容と役割の違い
「庶務」「総務」「一般事務」は、いずれも企業の事務作業を担う職種ですが、その業務範囲には明確な違いがあります。
それぞれの役割を理解することで、自社がどの業務をアウトソーシングすべきかが見えてきます。
| 職種 | 主な役割 | 具体的な業務内容 |
|---|---|---|
| 庶務 | 特定の部署に所属し、その部署内の事務作業全般をサポートする |
|
| 総務 | 特定の部署に属さず、会社全体の運営に関わる幅広い業務を担当する |
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| 一般事務 | 庶務とほぼ同義で使われることが多いが、より定型的な事務作業を指す場合がある |
|
総務が会社全体を横断的に支える役割であるのに対し、庶務は各部署に寄り添い、現場の業務が円滑に進むようサポートする「縁の下の力持ち」的な存在です。
これらの業務は、事業運営に欠かせないものですが、必ずしも自社の従業員が直接行う必要はありません。
だからこそ、外部の専門サービスを活用する価値があるのです。
庶務代行（アウトソーシング）が注目される背景とは？
近年、庶務代行サービスを導入する企業が増えています。
その背景には、現代企業が抱えるいくつかの共通課題があります。
・人手不足の深刻化
少子高齢化に伴い、多くの業界で人手不足が深刻な問題となっています。
とくに中小企業では、限られた人材をいかに有効活用するかが経営の大きな課題です。
庶務業務のために新たな人材を採用することが難しく、既存の従業員がノンコア業務に時間を取られてしまうケースが少なくありません。
・働き方改革の推進
長時間労働の是正や多様な働き方の実現が求められるなか、業務の効率化は急務です。
庶務業務を外部に委託することで、従業員の残業時間を削減し、より柔軟な働き方を可能にします。
・コスト意識の高まり
景気の先行きが不透明ななか、多くの企業がコスト削減に取り組んでいます。
事務員を一人雇用すると、給与だけでなく社会保険料や福利厚生費、採用・教育コストなど、さまざまな費用が発生します。
庶務代行を利用すれば、これらの固定費を変動費化し、コストを最適化できます。
これらの課題を解決する有効な手段として、庶務代行サービスは多くの企業から注目を集めているのです。
BPOやオンラインアシスタントとの違い
庶務代行と似たサービスに「BPO」や「オンラインアシスタント」があります。
それぞれの特徴を理解し、自社の目的や課題に合ったサービスを選びましょう。
・BPO（ビジネス・プロセス・アウトソーシング）
BPOは、単に業務を代行するだけでなく、業務プロセス全体の企画・設計から運用、改善までを外部の専門企業に委託する手法です。
例えば、「経理部門全体」や「人事採用業務全体」といったように、ある部門の業務を一括してアウトソーシングします。
業務の抜本的な改革や大幅なコスト削減を目指す場合に適しており、比較的、大企業向けのサービスといえます。
・オンラインアシスタント
オンラインアシスタントは、その名の通り、インターネットを通じてさまざまなバックオフィス業務をサポートしてくれるサービスです。
秘書業務、経理、Webサイト運用、SNS投稿代行など、幅広い業務をオンライン上で依頼できます。
庶務代行と重なる部分も多いですが、よりITツールを活用した業務に強い傾向があります。
必要なときに必要な分だけ依頼できる手軽さから、とくにスタートアップや中小企業での利用が広がっています。
庶務代行は、これらの中間に位置し、各部署の日常的な事務作業を幅広くサポートするサービスと捉えるとよいでしょう。
自社の課題が「特定の部署のノンコア業務を効率化したい」ということであれば、庶務代行やオンラインアシスタントが最適な選択肢となります。
【一覧表】庶務代行で依頼できる業務範囲｜どこまで頼める？
庶務代行サービスに「どこまでの業務を依頼できるのか」は、多くの方が気になるところでしょう。
サービス提供会社によって対応範囲は異なりますが、一般的にはバックオフィス業務の多くをカバーしています。
依頼できる業務は、大きく「オンラインで完結する業務」と「オフライン（訪問・常駐）で対応が必要な業務」に分けられます。
オンラインで完結する主な業務
PCとインターネット環境があれば対応可能な業務は、オンラインアシスタント型の庶務代行サービスが得意とするところです。
場所を選ばずにサポートを受けられるため、コストを抑えやすいのが特徴です。
一般事務・秘書業務（データ入力、スケジュール調整、電話・メール対応など）
日々の定型的な事務作業は、庶務代行の代表的な依頼内容です。
- データ入力、リスト作成
- Word、Excel、PowerPointなどでの資料作成
- スケジュール調整、アポイントメント設定
- メールの一次対応、問い合わせ対応
- 電話の一次受付、取り次ぎ（専用の電話番号を借りる場合が多い）
- オンライン会議の設定・運営サポート
経理・財務関連業務（記帳代行、請求書発行など）
専門知識が必要な経理業務も、経験豊富なスタッフに任せることができます。
- 領収書やレシートのデータ化
- 会計ソフトへの入力（記帳代行）
- 請求書、見積書、納品書などの作成・発行・送付
- 経費精算の申請内容チェック
- 支払いデータの作成
※ただし、税務申告書の作成や提出、決算書類の作成といった税理士の独占業務にあたる作業は対象外です。
人事・採用関連業務（スカウトメール送信、応募者対応など）
採用活動における煩雑な事務作業を代行してもらうことで、採用担当者は候補者とのコミュニケーションに集中できます。
- 求人媒体の管理・運用
- スカウトメールのリスト作成・送信
- 応募者との面接日程調整
- 入退社手続きの書類作成サポート
- 勤怠管理データの集計
※社会保険・労働保険の届出や申請の提出代行は、社会保険労務士の独占業務にあたるため依頼できません。
営業・マーケティング関連業務（リスト作成、SNS運用補助など）
営業担当者やマーケティング担当者が、より創造的な業務に時間を使えるようサポートします。
- 営業リストの作成、情報収集
- 提案資料の作成補助
- Webサイトやブログの更新作業
- SNSアカウントの投稿作成・予約投稿
- メルマガの作成・配信
オフライン（訪問・常駐）で対応可能な業務
物理的な作業が必要な業務は、スタッフがオフィスに訪問したり、常駐したりするタイプのサービスで対応可能です。
オンラインサービスと組み合わせて提供されることもあります。
- 郵便物の発送・仕分け、ファイリング
- オフィスに届く郵便物や宅配便の受け取り、各部署への仕分け
- 請求書や契約書などの発送作業
- 紙の書類のスキャニング、PDF化、ファイリング
※契約内容の法的チェックや契約書レビューは弁護士の業務であり、庶務代行サービスの範囲外です。
- 備品管理・発注
- 文房具やコピー用紙などの在庫チェック
- 不足している備品の発注、補充
- 来客対応、オフィス環境整備
- 来客時の受付対応、会議室への案内、お茶出し
- 会議室の予約管理、簡単な清掃
- 社内イベントの準備・後片付け
このように、庶務代行サービスは非常に幅広い業務に対応しています。
自社で抱えているノンコア業務を洗い出し、「これは代行できないか？」という視点でサービス提供会社に相談してみるとよいでしょう。
庶務代行を導入する5つのメリット｜コア業務に集中し生産性を向上
庶務代行サービスを導入することは、単に「楽になる」というだけでなく、企業の成長を加速させる多くのメリットをもたらします。
ここでは、代表的な5つのメリットを具体的に解説します。
メリット1：ノンコア業務から解放され、コア業務に集中できる
これが最大のメリットといえるでしょう。
電話対応や書類作成、備品の発注といったノンコア業務は、企業の売上に直接貢献するわけではありませんが、多くの時間と労力を要します。
これらの業務を外部のプロに任せることで、従業員は本来の専門性を活かせるコア業務、例えば商品開発や新規顧客の開拓、サービスの改善といった、企業の競争力を高める活動に集中できるようになります。
結果として、従業員一人ひとりの生産性が向上し、組織全体の業績アップにつながるのです。
メリット2：採用・教育コストを削減し、人手不足を解消できる
事務スタッフを一人採用するには、求人広告費や採用選考にかかる人件費、そして採用後の研修費用など、多くのコストと時間がかかります。
また、給与だけでなく、社会保険料や福利厚生費といった間接的な人件費も発生します。
庶務代行サービスを利用すれば、これらの採用・教育コストは一切かかりません。
必要なスキルを持った人材をすぐに確保できるため、慢性的な人手不足に悩む企業にとって、非常に有効な解決策となります。
とくに、産休・育休や退職による一時的な人員不足にも柔軟に対応できる点は大きな魅力です。
メリット3：業務の属人化を防ぎ、安定した事業運営を実現する
「この業務は〇〇さんしかやり方がわからない」といった業務の属人化は、多くの企業が抱える課題です。
担当者が急に休んだり、退職したりすると、業務が滞ってしまうリスクがあります。
庶務代行サービスを利用すると、業務の手順がマニュアル化され、複数のスタッフが対応できる体制が整います。
これにより、業務の属人化が解消され、担当者の不在時でも業務が止まることのない、安定的で継続的な事業運営が可能になります。
メリット4：各分野の専門スキルを活用し、業務品質が向上する
庶務代行サービスのスタッフは、さまざまな企業で多岐にわたる業務を経験してきたプロフェッショナルです。
経理や人事、Web運用など、特定の分野で高い専門性を持つスタッフも多く在籍しています。
自社で一から人材を育成するよりも、はるかに高いレベルの業務品質を期待できます。
例えば、最新のITツールを駆使した効率的なデータ管理方法や、より分かりやすい資料の作成方法など、外部のノウハウを取り入れることで、社内の業務プロセス全体の改善にもつながるでしょう。
メリット5：必要な時に必要な分だけ依頼でき、コストを最適化できる
「月末月初の繁忙期だけ人手が欲しい」「このプロジェクト期間中だけサポートしてほしい」といった、業務量の変動に合わせて柔軟にリソースを調整できるのも、庶務代行の大きなメリットです。
正社員を雇用すると、業務量の少ない時期でも固定費として人件費が発生しつづけます。
庶務代行であれば、月間の稼働時間や依頼する業務内容に応じて料金が決まるため、無駄なコストを徹底的に排除できます。
企業の成長フェーズや事業の状況に合わせて、人件費を変動費としてコントロールできるため、経営の安定化にも寄与します。
庶務代行の料金相場と費用対効果｜正社員雇用とのコスト比較
庶務代行の導入を検討する上で、最も気になるのが「料金」ではないでしょうか。
ここでは、料金体系の仕組みと相場、そして正社員を雇用した場合とのコスト比較を通じて、庶務代行の費用対効果を検証します。
庶務代行の料金体系（月額固定制・従量課金制）と時間単価の相場
庶務代行サービスの料金体系は、主に「月額固定制」と「従量課金制」の2種類に大別されます。
-
月額固定制
毎月決められた料金で、一定の稼働時間（例：月30時間、月50時間など）の業務を依頼できるプランです。 毎月のコストが固定されるため予算管理がしやすく、継続的に一定量の業務を依頼したい場合に適しています。 多くのオンラインアシスタントサービスで採用されている料金体系です。 -
従量課金制
実際に依頼した業務時間や作業量に応じて料金が発生するプランです。 依頼したい業務量が月によって大きく変動する場合や、突発的な業務を単発で依頼したい場合に便利です。 ただし、稼働時間が増えると月額固定制より割高になることもあります。
時間あたりの単価相場は、依頼する業務内容やスタッフのスキルレベルによって異なりますが、一般的には2,500円～4,500円程度が目安です。
専門性の高い業務（Webサイト制作、専門的な翻訳など）を依頼する場合は、これよりも高くなる傾向があります。
【シミュレーション】正社員1名の雇用にかかる「本当のコスト」とは？
庶務代行の料金が高いか安いかを判断するためには、正社員を一人雇用した場合のコストと比較してみるのが分かりやすいでしょう。
月収25万円の事務員を雇用した場合の年間コストを考えてみます。
見えている給与（額面給与）以外にも、会社は多くの費用を負担しています。
これを「見えないコスト」と呼びます。
| 費用項目 | 年間コスト（概算） | 備考 |
|---|---|---|
| 額面給与 | 300万円 | 月給25万円 × 12か月 |
| 賞与 | 50万円 | 月給2か月分と仮定 |
| 法定福利費 | 約53万円 | 健康保険、厚生年金、雇用保険などの会社負担分（給与・賞与合計の約15%） |
| その他コスト | 約30万円～ | 通勤手当、退職金積立、オフィス賃料、PC・備品代、採用・教育コストなど |
| 合計 | 433万円～ |
このように、月給25万円の従業員を一人雇用するためには、年間で430万円以上のコストがかかる計算になります。
これは、月額に換算すると約36万円です。
一方、庶務代行サービスを月30時間（単価3,500円と仮定）利用した場合、月額料金は10万5千円です。
もちろん稼働時間が短いため単純比較はできませんが、正社員一人分のコストで、専門スキルを持つアシスタントに3人月以上の業務を依頼できる可能性もあるのです。
費用対効果を最大化するポイント
庶務代行の費用対効果を最大限に高めるためには、いくつかのポイントがあります。
- 依頼業務の明確化：何を、いつまでに、どのレベルでやってほしいのかを具体的に伝えることが重要です。丸投げするのではなく、目的や背景を共有することで、アシスタントはより質の高い仕事ができます。
- コミュニケーションの円滑化：チャットツールなどを活用し、こまめに進捗確認や質疑応答を行うことで、手戻りを防ぎ、スムーズに業務を進められます。
- 段階的な導入：まずはスモールスタートで一部の業務から依頼し、成果を確認しながら徐々に依頼範囲を広げていくと、失敗のリスクを抑えられます。
これらのポイントを押さえることで、支払う料金以上の価値を引き出すことができるでしょう。
失敗しない庶務代行サービスの選び方【5つのチェックリスト】
庶務代行サービスは数多く存在し、どの会社を選べばよいか迷ってしまうかもしれません。
自社の大切な業務を任せるパートナー選びで失敗しないために、確認すべき5つの重要なポイントをチェックリスト形式でご紹介します。
1. 対応業務の範囲と柔軟性
まずは、自社が依頼したい業務に対応しているかを確認することが大前提です。
各社のWebサイトで提供サービス一覧を確認しましょう。
その上で、以下の点もチェックするとよいでしょう。
- 将来的に依頼したい業務にも対応できそうか？
- プランにない業務でも、柔軟に相談に乗ってくれるか？
- オンライン業務だけでなく、訪問や常駐でのオフライン業務にも対応可能か？
企業の成長段階や事業内容の変化に合わせて、依頼内容も変わっていく可能性があります。
長期的なパートナーとして付き合える、対応範囲の広さと柔軟性を持ったサービスを選ぶことが重要です。
2. 料金体系と費用対効果
料金の安さだけで選ぶのは危険です。
前述の通り、自社の依頼したい業務量や利用頻度に合わせて、最適な料金体系（月額固定制か従量課金制か）を見極める必要があります。
- 初期費用や最低契約期間の有無
- 契約時間内に業務が終わらなかった場合の繰り越しや追加料金のルール
- 支払い方法の種類（クレジットカード、銀行振込など）
複数の会社から見積もりを取り、サービス内容と料金を比較検討しましょう。
その際、単純な金額だけでなく、どのようなスキルを持った人材が、どのようなサポート体制で業務を行ってくれるのかを含めた「費用対効果」で判断することが大切です。
お試しプランやトライアル期間がある場合は、積極的に活用してみることをおすすめします。
3. セキュリティ対策と信頼性（Pマーク・ISMS認証など）
庶務代行サービスには、社内の機密情報や個人情報を含む業務を依頼することも少なくありません。
そのため、セキュリティ対策が万全であることは、サービス選定における絶対条件です。
- プライバシーマーク（Pマーク）やISMS（情報セキュリティマネジメントシステム）認証を取得しているか？
- スタッフとの間で秘密保持契約（NDA）を締結しているか？
- 情報の取り扱いに関する社内教育は徹底されているか？
- 万が一の情報漏えい事故に備えた保険に加入しているか？
これらの認証の有無は、企業のセキュリティ意識の高さを測る一つの指標になります。
Webサイトなどで公表されている情報を必ず確認しましょう。
4. サポート体制とコミュニケーションの円滑さ
業務を円滑に進めるためには、担当者とのスムーズなコミュニケーションが不可欠です。
依頼主と実務を行うアシスタントの間に、ディレクターや専任の担当者が介在し、業務の進捗管理や品質管理を行ってくれるサポート体制があると安心です。
- 主なコミュニケーションツールは何か？（チャット、メール、電話など）
- レスポンスの速さや対応時間はどうか？
- 業務の進捗状況をどのように報告してくれるか？
- トラブルが発生した際の窓口は明確か？
問い合わせ時の対応の丁寧さや迅速さも、その会社の体質を知る上で参考になります。
5. 導入実績と専門性
豊富な導入実績は、多くの企業から信頼されている証です。
とくに、自社と同じ業界や企業規模での実績が豊富であれば、業界特有の事情や専門用語への理解も早く、スムーズな業務遂行が期待できます。
- どのような業界・業種の企業での導入実績が多いか？
- 自社が抱える課題と似たようなケースの解決実績はあるか？
- Webサイトに具体的な導入事例が掲載されているか？
また、経理や人事、Webマーケティングなど、特定の分野で高い専門性を持つスタッフが在籍しているかも重要なポイントです。
自社が求める専門性とマッチするサービスを選ぶことで、より高い成果を得られるでしょう。
まとめ｜庶務代行はノンコア業務を効率化し、企業成長を加速させる戦略的パートナー
本記事では、庶務代行の基本的な知識から、業務範囲、メリット、料金、そして失敗しない選び方までを網羅的に解説しました。
庶務代行は、単なる「雑務の外注」ではありません。
ノンコア業務を専門家チームに任せることで、従業員を本来注力すべきコア業務にシフトさせ、組織全体の生産性を向上させるための「戦略的投資」です。
人手不足の解消、採用・教育コストの削減、業務の属人化防止など、企業が抱える多くの経営課題を解決に導くポテンシャルを秘めています。
どのサービスを選べばいいか迷ったら、まずは自社の課題を洗い出し、何をアウトソーシングしたいのかを明確にすることが第一歩です。
その上で、本記事で紹介した5つのチェックリストを参考に、複数のサービスを比較検討し、自社に最適なパートナーを見つけてください。
もし、あなたがバックオフィス業務の効率化に課題を感じ、信頼できるパートナーを探しているなら、ぜひ「Chatwork アシスタント」の導入をご検討ください。
Chatwork 経理アシスタントは、採用率1%の厳しい基準をクリアした優秀なアシスタントが、オンラインで経理や秘書、人事、Web運用といった幅広いバックオフィス業務をサポートします。
業務プロセスの整理や指示書の作成からお任せいただけるため、初めてアウトソーシングを利用する企業でも安心して導入可能です。
ぜひ、貴社の事業成長のアクセルとしてご活用ください。
