社内外のすべてのやりとりをチャットワークにして、無駄な会議をゼロに

これからのビジネスはチャットを使う世界になると思った

まずはChatwork導入のきっかけを教えていただけますでしょうか。

加賀爪 : 私が前職の建築会社に勤めていたとき、株式会社ゴッタライドの吉田さんから教えていただいたんですよ。私自身、ITが好きだったのもあったし、 使ってみるととても便利だなって思ったんです。

どんなところが便利だと感じたのでしょうか。

加賀爪 : Chatworkってすごくライトでしょ。「いつもお世話になっております」とかいらないし、「どうも」って始められる。

当時、不動産ビジネス研究会を作ろうという話が出ていて、私と、あと3社くらいの人間で集まってプロジェクトを進めていたんです。最初はメーリングリストで連絡をまわしていたんですが、あまりにもメールがくるものだから、途中からメーリングリストでの連絡がうっとうしくなってしまって（笑）。

そんなときにChatworkに出会って、 これからはビジネスでチャットを使う世界になるなって思いましたね。メールはなくなってチャットになると、社内でも言っていました。

「ほうれんそう」を減らし、無駄な会議がなくなった

導入時に懸念点はございましたか。

加賀爪 : なかったですね。直感的に「これだ！」っていう感覚がありました。私自身が社内と社外をあまり分けずに仕事するタイプで、いろんな団体とのプロジェクトが進んでいたんです。こうなると、サイボウズやセールスフォースはちょっと違うんですね。Chatworkは社内だけでも効果はありますが、これからの時代、 社内外関係なく仕事をしていこうと思う人には最適だと思いますね。

使ってみて、具体的にどんな効果がありましたか。

加賀爪 : 「ほうれんそう（報告・連絡・相談）」をかなり減らせましたね。前職では支店が6つくらいあって、会議がとにかく多かったんです。月曜火曜あたりにものすごく会議が入っていて、その中身といえば私が「あれどうなってんの？」って聞くだけ。それにほとほと疲れていました。「ほうれんそう」にChatworkを使うことで、毎週月曜日に社員10名弱を集めておこなっていた6時間の会議が、2時間にまでグッと減りましたよ。

前職みたいな建築会社は、お客様の反響や出入金の管理など報告事項が多いんです。上司としても常に「どうなってんの？」と確認したい。それらを管理するための基幹システムも入れていましたが、それはあくまで後から確認するためのもの。 瞬間的に流れを把握するためにはChatworkのタイムラインの考え方が合っているんだと思います。

お客様からの声を見える化

そして現在、ダンドリワークスでも全社導入していただいています。社内ではどのように使っていらっしゃるのでしょうか。

加賀爪 : お客様から受けた電話の内容を、すべてグループチャットに書くようにしています。

電話を受けた事務員は、「受けた内容を電話ではなく、チャットで担当者に伝えなくてはいけない」とルールを徹底しているのです。電話で伝えてしまうと、お客様からどういう問い合わせが何件あったのかが他の人間に見えなくなります。

弊社では名刺からも携帯電話番号を消しており、 電話は会社にかかってくるようにしています。そうすることでChatworkを通して見える化できますから。

徹底していますね。その効果はいかがでしょうか。

加賀爪 : 目に見えて効果はありましたよ。Chatworkに集約することで初めて、お客様からのお問い合わせの件数などを把握することができましたし。

また、前職と同じで、 無駄な会議もほぼなくすことができました。もちろん、会議すべてが悪じゃないですよ。ただ、「進捗どうなってんの？」っていう類いの質問はなくした方がいい。 必要のないアナログな部分はITで効率化すべきです。

社長としては、社員が話している内容を知っておきたいんですね。ただ、「知りたい」と思ったタイミングで社員に話しかけてしまうと、彼らも報告しないわけにはいきませんから、そこで時間を止めてしまいます。これが社員をイラッとさせてしまう原因なんですよ。Chatworkなら社員に話しかけなくてもチャットを見れば進捗確認ができるので、そういうこともありません。

クライアントとのやり取りはすべてChatworkで

社内だけでなく、社外の方ともChatworkでやり取りしているそうですね。

加賀爪 :ダンドリワークのクライアントとのやり取りは、すべてChatworkでしか受け付けていません。弊社に加盟していただくと、まずChatworkの説明から入るんです。

そうすると、だいたいクライアントに「これ、ダンドリワークスさんの新しいサービス？」って聞かれますね（笑）

そうなんですね。

加賀爪 : もう、ダンドリワークとChatworkで1パッケージですよ。私たちは勝手に「ダンドリワーク×Chatwork」っていう使い方の資料まで作っていますから。

私たちとのやり取りを通してChatworkのメリットを感じてもらえると、今度はクライアント自身も社内でChatworkを使いはじめるってことも多いみたいです。

ありがとうございます。しかし、ダンドリワークにもコミュニケーション機能がありますよね。そこはChatworkと競合しないのでしょうか。

加賀爪 : ぜんぜん競合しませんよ。 私はものすごく大きな世界のコミュニケーションだったらChatworkだろうって思ってるんです。でも建築の現場だけのやり取りとなると、ダンドリワークの役目なんです。

Chatworkは一般的なコミュニケーションでは圧倒的に先進的ですが、図面を見たりだとか、そういう現場の職人さんが求めている機能に特化しているのはダンドリワークです。

関係者すべてをグループチャットに入れるのが円滑な運用のコツ

ところで、クライアントとはどんな使い方をしているのでしょうか。使い方のコツなどをお聞きしたいです。

加賀爪 : ポイントはグループチャットにダンドリワークを使う可能性がある人を全員入れることです。

たとえばある工務店がダンドリワークを使うとします。すると、「ダンドリワークの担当者」が工務店の中でできるんですね。この方と私たちがChatworkで連絡をとりあうわけですが、最初、これがうまくいきませんでした。

なぜかというと、担当者の後ろにはダンドリワークを使っている人がたくさんいるわけです。その方々からのご意見が、まず担当者に集約された段階でフィルタリングされてしまうんです。

さらにまずいのは、その担当者が社内的に強い立場にいる場合で、こうなるとダンドリワークへの愚痴はその人への愚痴みたいになるので、社員からダンドリワークへの不満や要望が上がらなくなってしまう。

そういったこともあり、ダンドリワークを使う可能性のある人はグループチャットに全員入ってもらうことにしました。

そうしてからは工務店の新人さんでもTO（宛先指定）をつけて直接質問してくれたり、要望が伝わるようになって、ダンドリワークの利用率も上がりました。今も同じようにダンドリワークに関わる人は全員グループチャットに入ってもらうことにしています。

なるほど、どの業界にも当てはまりそうな事例で参考になります。

Chatwork（チャットワーク）の「TO」と「返信」の使い方と機能の違いとは？ | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）のグループチャットでは、誰宛のメッセージであるのかを明確にする「TO」と「返信」機能があります。「TO」は返信元のメッセージがなくても利用できますが、「返信」はそうではありません。両者の違いをふまえて使いこなしましょう。

企業としての大事なものは無料では守れない

まずはChatwork導入のきっかけを教えていただけますでしょうか。

加賀爪 : 私の感覚だと、メールから移行する会社って、次にいくのは無料のツールが多いんですよ。FacebookとかLINEとかGoogle Appsとか。

でも 無料のツールだと、社員が入ったり辞めたりしたときのオペレーションコストがハンパなくて、漏れも出てしまう。辞めた人間がいつまでも重要な情報を見ていたなんてことも起こります。Chatworkならそんなこともない。

ぜひChatworkには、これからも企業としての大事なものは無料では守れないんだってことを伝えていってほしいですね。