第一印象は「これはすごいな」だった

チャットツールを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょうか。

石塚:懇意にしている株式会社プリマべーラの吉川充秀社長が「チャットワークを使いましょうよ」と教えてくれたことです。それならいっぺん、使ってみるかと、2014年5月から導入しました。

そのときの第一印象はいかがでしたか。

石塚:これはすごいな、便利だなと思いました。チャットワークは話題に合わせてグループが設定できますよね。メールだと自分に対して連絡がくるわけですが、チャットワークは逆で自分が話題に参加している感覚です。この話題に関する発言はこのグループに残そうということができる。それまでチャットは使ったことがありませんでしたが、それでも使ってみて便利さがわかったのです。

過去にチャットツールを検討したことはありましたか。

石塚:他社のツールを検討したことはあったのですが、断念しました。そのツールには、カレンダーやスケジュール、会議予約のシステムや稟議などあらゆるものが入っていたんです。いろいろな機能がありすぎて、逆に何をしたらいいかわからず、料金だけかかってしまう感じだったので......。チャットワークはシンプルで抵抗なく使えるのもよかったですね。

現在、チャットワークはどれくらいの規模で使っていらっしゃいますか。

石塚:今は全社導入しています。最初は幹部10人くらいからスタートして、2、3ヶ月で30人くらいまで増やしました。

最初に使った方の反響はいかがでしたか。

石塚:よかったですよ。スマートフォンで確認できるし、ファイルも送れるのでメールよりも便利だねと。仕事がやりやすくなりましたね。

チャットワークは情報を全員で共有でき、かつ情報を遡って確認することできるため、メールよりはるか使いやすいと語る石塚様。

店舗やテーマごとに細かくグループチャットを作成

普段、どのようなやりとりでチャットワークを使っていらっしゃるのでしょうか。

石塚:主には店舗間の連絡です。それから小さなグループを作ってプロジェクト的に動かしていたり、ワークフロー的に使っていたり、全社員向けに情報を出したりとさまざまです。

私がすべてのグループチャットを作成したのですが、自分の頭の整理も兼ねていたので、連絡だけで800くらいの数になったんです(笑)。このチャットも必要だし、このチャットも必要だよな......みたいな感じで、一旦自分の頭の中身をぜんぶ出しました。

店舗間の連絡用チャットも最初は1つだけだったのですが、今は5つに分けています。クレームやアクシデントの連絡、夜間に対応したことや店舗レイアウトの変更、勉強会など、1つの店舗ごとにいくつもグループチャットを用意しています。チャットはどうしても内容が流れていってしまうので、なるべくジャンルごとに細かく分けた方がいいのです。そうすると、チャットの内容がそのジャンルについての議事録になっていきますから。

石塚様はすべてのグループチャットをご覧になっているのですか。

石塚:はい。すべてのグループチャットに入っています。未読がなくなったらその日の仕事は終わり、という感じです。

現在、報告はすべてチャットワークでおこなっているのでしょうか。

石塚:そうですね。ただ、今でも店舗からの連絡はまだFAXで本店に届くんです。それをスキャンしてチャットワークにアップするようにしています。

店舗間で、業務改善案やトラブルシューティングを共有。多店舗展開をしていても、チャット上で気軽なやり取りが可能になった。

始めは使い道がわからず、チャット上で議論し炎上

プロジェクトでも使っているとのことですが、プロジェクトにはどのようなものがありますか。

石塚:たとえば資格取得や、薬剤師の大会などについてのグループチャットですね。3,000円以上の稟議は、このプロジェクトグループチャットにどんどん入ってきます。

全社員向けのグループチャットではどんな連絡をしているのでしょうか。

石塚:通達や安全管理に関する啓蒙ですね。店舗でのアクシデント・クレームを共有したりしています。

チャットワーク導入時に懸念していたことはありますか。

石塚:実は導入後にチャットが炎上したことがあったんです。チャットワーク上で議論してはいけませんね。文章だとニュアンスが伝わらないので、誤解が生まれることもあります。僕も性格的にパパッと書いてしまう方なので気をつけないと......。

そこからチャットワークを使用する際のルールが生まれました。

使用のルールを教えていただけますか。

石塚:ルールは9つあります。

1. メールによる連絡からチャットワークに切り替える。
2. 1日に最低1回確認する。
3. 22:00〜6:00の書き込みはしない。朝と夜では気分が違う。
4. 緊急時は使用せず、電話や面会とする。
5. 口頭や電話でのリアルなコミュニケーションを優先し、議事録的に使う。これが特に大事。
6. 各担当チャットの責任者を作る。
7. 3名以上のグループチャットには必ず社長を加える。
8. 相手に依頼し、回答を求める場合は原則1週間の期限を設けたタスクを相手側に設定する。
9. 回答する側は1週間後に回答が出ない場合は途中経過報告をした上で「検討中です」と回答し、改めて1週間の期限を設けたタスクをつける。

以上のルールは社員手帳にも明記してあります。チャットワークは道具です。道具は全員が同じように使わないとダメなんです。

中でも特に重要なものはどれですか。

石塚:「22:00〜6:00の書き込みはしない」「緊急時は使用せず、電話や面会とする」「口頭や電話でのリアルなコミュニケーションを優先し、議事録的に使う」ですね。やはりリアルなコミュニケーションも大事です。チャットワークは感情的にならないよう、あくまでも議事録的に使うべきです。

社員手帳にも明記してあるチャットワークの使用ルール。

チャットワーク導入で情報共有が早くなった

チャットワークを導入した結果、どのような効果がありましたか。

石塚:良かったのは情報の共有が格段に早くなったことです。タスク管理機能も大きいですね。仕事を忘れることがなくなりました。チャットワークのようなコミュニケーションツールとタスク管理が一緒になっているのは便利ですね。人と人とのコミュニケーションだけでなく、自分と自分のコミュニケーションにも役立っています。

また、マネジメント側としては、タスクを振ったときの反応の速さで、社員の仕事のスピードを把握できるようになったことも大きいです。

富士薬局グループのように多店舗展開していて、チャットワークの導入を検討している企業にメッセージをお願いします。

石塚:チャットワークはとても便利です。情報の共有が1度で済みますし、うまく使えば社内情報共有に関する不満はなくなるでしょう。ただ、使わないと当然意味がないので、まずはチャットワーク上でくだらない話でもしてみたりして練習した方がいいでしょう。そうすると導入が進むと思います。