カンパニー全体に推奨するチャットツールの導入を検討

チャットツールを使おうと思ったきっかけを教えてください。

前田:私が所属している、株式会社デジタルガレージ内にてマーケティング事業を展開するマーケティングテクノロジーカンパニー(以下MTC)で以前使用していたチャットツールは、FacebookメッセンジャーやLINE、Skypeなどさまざまで、MTCとして明確に推奨するツールがありませんでした。誰が誰とどんなやり取りをしているかきちんと把握するためにも、MTC全体でチャットツールの導入を決めました。

なるほど。そこでチャットワークを含むチャットツールを比較検討したのですね。

前田:はい。私自身は前職からチャットワークを利用しておりまして、他部署との交流がうまくいっていたという成功体験がありました。そのため、MTC全体でツールを検討するとき、私としてはチャットワークがおすすめだったのですが、ほかの社員の考えも聞いてみなければということでアンケートをおこないました。アンケートでは利用用途に即したツールを30種類ほどピックアップし、その結果をもとに比較検討することにしたのです。

決め手はビジネス実績と強固なセキュリティ

30種ものツールを、どういった視点から比較したのでしょうか。

前田:プライベート向きのツールなのか、ビジネス向きのツールなのかというところから、各OSにおけるアプリの有無、タイムライン形式か掲示板形式か、チャットのメッセージは編集や削除ができるかどうか、ファイルの共有やタスク管理機能があるか、セキュリティはしっかりしているか、といったさまざまな項目をもとに比較しました。いくつかのツールに絞り込んだあと、実際にトライアル版を利用し操作性などを確認しました。

チャットワークを選ぶ決め手となったのは、ビジネス用途で実績があり、セキュリティがしっかりしていることです。さらに、アンケートからニーズとして挙がっていたファイル共有機能があり、チャットの編集や削除など細かな機能も適していると考えました。

編集・削除機能も重視していたのですね。

前田:MTC内だけでなく、取引先とのやり取りを履歴として残しておくことも大切だと考えました。

図:ツール比較表
導入検討時に30種類ものツール比較。

各部署のニーズに適したスタートによりスムーズに浸透

実際に導入してから、社員の皆様の反応はいかがでしたか。

前田:スムーズに浸透したと思います。最初はMTC全体に導入せず、運用のルールを定めて、部署ごとに推奨ツールとして使ってもらうところから始めました。
理由は推奨ツールとして使用する前に、ビジネスプランとエンタープライズプラン、フリープランのユーザーが混在していたからです。エンタープライズプランの場合、コメントの編集・削除履歴などのチャットのログがエクスポートできますが、それ以外のプランだと取得できません。

推奨ルールとして使用してもらうために、どんなルールを設定したのでしょうか。

前田:取引先とのログを取得するために、MTCにおけるCISO(最高情報セキュリティ責任者)のアカウントをエンタープライズプランで用意して、グループチャットにCISOのアカウントを追加してもらいました。こうすれば、MTC内にフリープランのユーザーがいてもログが取得できるのです。

また、当時は同一のプランで複数の契約を1つに統合したかったのですが、チャットワークのユーザー移行機能が公式には無かったため(※)ビジネスプランとエンタープライズプランの2種類が混在していました。こちらは担当者の方と相談して、ユーザー移行の機能を開発して頂き、解決しました。

※現在は機能がリリースされています。

企業規模にもよりますが、MTCの場合は各部署のニーズに適したプランで導入をスタートしたからこそスムーズに浸透したのだと思います。

図:プランごとの相関図

チャットは軽いコミュニケーションに向いている

普段、どのような方々とのやり取りにご活用いただいていますか。

前田:取引先だけでなく、MTC内の部署間でもチャットワークでやり取りしています。東京に3つのオフィス、関西に1つのオフィスがあるので、そことのやり取りもチャットワークを利用することになっています。

チャットワークの使い勝手についてはいかがでしょうか。

前田:一般的だとは思いますが、メールより軽いコミュニケーションに向いていますね。

重宝するのがファイル共有機能です。メールだと容量の大きなファイルをストレージサービス経由で送信したり、圧縮してパスワードをかけて送信したりすることになりますが、チャットワークでしたらグループチャットにアップするだけで対応できます。業務効率化に一役買ってくれていると思いますね。

かといって、メールが不要になったわけではありません。大事な情報はメールで流し、即時的なやり取りはチャットでするよう、使い分けています。

チャットワークのログもすべてとっており、ログの閲覧権限をもつのはMTCにおけるCISOに限定し、不足の事態が起きたときは、すぐにログを確認して対応できるようにしています。

物理的に離れていても、あたかも近くで仕事しているような感覚になれる

チャットワーク導入の効果はいかがでしょうか。

前田:距離が離れていても、近くで仕事しているようなコミュニケーションをとれるのがいいですね。即時性がないやり取りの場合なら、電話よりも相手が返信できるタイミングで会話ができて便利です。オフィスが異なると打ち合わせも大変ですが、チャットワークがあれば問題ありません。

これまでは同じような用途でSNSのメッセンジャーを使っていましたが、ビジネス向きではないので時間が経つとタイムラインが追いにくかったり、プライベートと併用なので通知だらけになってしまったりと使い勝手に難がありました。そのあたりがチャットワークで解決したと思いますね。

前田様

まずはフリープランで自社に合った使い方を模索するべき

導入後、運用ルールに変化があったら教えてください。

前田:現在は全員エンタープライズなので、MTCにおけるCISOのアカウントはなしでやり取りしています。導入後は部署ごとにいるユーザー管理者が入社や退職によるアカウント管理を実施しています。それ以外の制限などはあえて設けずに各部署のローカルルールに任せています。グループチャットの命名やアイコンなど、各部署でいろいろ違っていておもしろいと思いますよ。デザイナーがいるような部署はグループチャットのアイコンを専用に作成して、パッと見て何のプロジェクトかわかるようにしていたりするようです。

これからチャットワークを使おうと思っている企業へメッセージをお願いします。

前田:デジタルガレージのMTCでは部署ごとのニーズを捉えた上で、段階的に導入することにしたので、ビジネスプラン、エンタープライズプランとステップを踏みました。

チャットワークを検討されている方はまずフリープランで始めてみるのがいいと思います。そこから自社に合った使い方を見出せば導入後の失敗も少ないと思いますし、ツールを浸透させることにもつながります。

フリープランのままでも使えますが、エンタープライズプランになるとグループチャット数を気にしなくていい点や、ログを取得することでトラブルを防げるという安心感は大きいですね。