Chatwork

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人材獲得や定着に効果!職種・事業所間の連携が強化され、早期退職率が7%以下に

越谷市を中心に介護・医療・福祉事業を展開する株式会社礎。複数の事業所をもつ同社では、紙でおこなっていた利用者様の情報管理に限界を感じ、Chatworkを導入。ICTを活用することで、フレキシブルな勤務体制や人材獲得・定着に効果があったという。

規模
101〜300名
業種
医療・介護・福祉
目的・効果
情報共有の効率化 業務の見える化

株式会社礎

越谷市を中心に介護・医療・福祉事業を展開。訪問介護事業、通所介護事業、保育事業、訪問鍼灸マッサージ事業を運営し、グループ企業含め160名ほど在籍。(取材日:2020年10月)

統括 池田真之

  • 日々蓄積される利用者様の情報管理を紙でおこなうのは限界
  • LINEでは利用者様の個人情報についてやり取りできない
  • 事業所や部署が異なると交流が減り、縦割りになりがち
  • 日々の記録をChatworkに蓄積し、いつでも検索できる状態に
  • 個人情報も扱えるセキュリティレベルのChatworkを導入
  • 利用者様ごとにグループチャットを作成し、関係者間で情報連携を実施
  • ICT活用によって、報連相の精度が格段に上がり職種・事業所間連携が強固に
  • 検索すれば利用者様の情報が出てくるため、実施調査もスムーズに
  • 常勤スタッフの早期退社(3ヶ月以内での離職)率は7%以下に

課題

  • 日々蓄積される利用者様の情報管理を紙でおこなうのは限界
  • LINEでは利用者様の個人情報についてやり取りできない
  • 事業所や部署が異なると交流が減り、縦割りになりがち

解決策

  • 日々の記録をChatworkに蓄積し、いつでも検索できる状態に
  • 個人情報も扱えるセキュリティレベルのChatworkを導入
  • 利用者様ごとにグループチャットを作成し、関係者間で情報連携を実施

効果

  • ICT活用によって、報連相の精度が格段に上がり職種・事業所間連携が強固に
  • 検索すれば利用者様の情報が出てくるため、実施調査もスムーズに
  • 常勤スタッフの早期退社(3ヶ月以内での離職)率は7%以下に

紙でおこなっていた利用者様の情報管理に限界を感じ、ICTの導入を決意

貴社の事業について教えてください。

池田(統括):越谷市を中心に介護・医療・福祉事業を展開しています。具体的にはサービスつき高齢者向け住宅や住宅型有料老人ホーム、居宅介護支援事業所の運営や、訪問看護事業、訪問介護事業、通所介護事業、保育事業、訪問鍼灸マッサージ事業などをおこなっています。

現在、グループ企業含め160名ほど在籍しており、6割が介護職で2割がリハビリ職、残り2割が事務員や送迎などの職員という構成です。

さまざまな事業を展開していますね。

池田(統括):リハビリ施設としては中の上くらいの規模感でしょうか。デイサービスは4施設あり、各施設にリハビリ職員が在籍しています。

Chatworkを使う前にどんな課題を持っていたのでしょうか。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):以前は、新規の利用者様が来たときに記録物として紙を残して、紙の内容を確認したら印鑑を押すといった運用をしていたため、膨大な量の書類が積み重なっていました。

利用者様の情報は日々溜まっていくので、10年・20年と事業をしていきますと、情報が多すぎて「あの利用者様ってどういう状態だっけ?」とふと思ったときに、記録用紙を探すだけで時間かかってしまいます。

また、電話での報連相は記録が残らず周りとも共有できないため、思わぬ事故につながる可能性があります。利用者様の命を預かっているので、些細ないったいわないでトラブルになってしまっては取り返しがつきません。

デイサービス副施設長 兼 理学療法士の糸魚川様にも話を聞きました。(左)/デイサービスの様子。(右)

LINEでは利用者様の個人情報を扱えないため、ビジネスチャットに切り替え

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):そこでLINEを活用し始めたのですが、基本的にプライベート用のアプリですからセキュリティを考えると利用者様の個人情報を扱うわけにはいきません。結局、利用者様の状況に関することなど細かい業務内容をやり取りできていませんでした。

LINEでは、セキュリティ上の懸念があったということですね。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):そうですね。そこで次にほかのビジネスチャットを使い始めました。

ですが、こちらはグループへの一斉送信しかできないことがネックでした。一斉送信されると投稿したメッセージに関係のない職員にも通知が入ってしまいます。結果としてグループが乱立することになり、上級の管理者でも把握ができていないグループが存在するなど収拾がつかなくなってしまいました。

そんな折、Chatwork社の山口さんからお話を聞く機会があり、Chatworkを導入することにしました。グループチャットごとに通知する相手を指定できることに加え、画像やファイル、動画などの共有が簡単にできることもメリットでした。

なるほど。Chatworkはどういう規模で導入しているのでしょうか。

池田(統括):管理者勉強会で「わが社ではこれからChatworkを使います」と発表をして、管理者から使い始め、下のレイヤーに浸透させていったのですが、今ではグループ会社のすべての施設でChatworkを導入しています。使っていないのは厨房のスタッフくらいですね。

さまざまな職種のスタッフがいますが、ケアマネージャーなど独立した動きをしているスタッフは、直行直帰をしていて事業所にも立ち寄らないので、連絡はすべてChatworkでおこなっています。

また、ヘルパーや非常勤のスタッフなど不定期で出入りをしているスタッフには、無料プランを使用してもらっています。

「国のルール上、紙に残さないとダメなんじゃないの」みたいな勘違いをしている方もいるかもしれません。それは食わず嫌いなだけで、やってみると利用者様の名前を入力するだけで最新の情報や過去の流れがわかって便利です。Chatworkは情報の蓄積ツールのような感覚ですね。

事業所を越えて利用者様の情報を共有し、サービス提供レベルが向上

Chatworkを具体的にどのように活用していますか。

池田(統括):事業所、セクション、組織階層、担当利用者様、プロジェクトごとにグループチャットを作成して、利用者様や事業所に関する報連相、データの共有、タスク管理などに使用しています。

タスク管理を使うのは主に事務員や管理職以上のレイヤーの人間です。勤怠管理や書類の提出など締め切りに追われる業務が多いため、タスク管理機能は非常に役立っています。

例えば、介護ソフトの入力が終わったかどうかステータスがわからないので、「今月の介護保険を請求する分の入力が確定したらタスクを完了してください」といったような形でタスクを使っています。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):私は現在、リハビリチームに在籍しています。現場ではリハビリチームと介護チームが利用者様情報を共有するためにグループチャットを活用しています。たとえば新規の利用者様情報や、リハビリの状況、歩行状態などを共有します。画像や動画を使うこともあります。

画像:利用者様ごとにグループチャットを作成し、各事業所の窓口担当と情報共有

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):事業所間の連携でもChatworkを使っています。利用者様ごとにグループチャットを作成し、関係するメンバーを入れてやり取りをするのです。

当グループの場合、だいたい1人の利用者様に対して、6~7事業所のメンバーが担当につきます。具体的には入居施設のサ責、施設長、ケアマネジャー、福祉医療グループのメンバー、デイサービスの管理者、訪問のナースなどです。何かトラブルが起きたときに、1番最初の窓口になるような方がグループチャットに入っているイメージです。

「本日こういうリハビリをして、状態は〇〇でしたよ」などといった利用者様に関する情報をグループチャットに投稿すると、関係するすべてのメンバーに一斉に共有できるのがとても便利です。

そのほか、経営会議や居宅のケアマネージャー会議などにビデオ/音声通話「Chatwork Live」を使うことも多いですね。ケアマネージャーにはタブレットとスマートフォンを貸与しているので、自宅や訪問先など、どこからでも会議に参加できます。実際、ケアマネージャー は週に1回、Chatwork Liveで事例検討や、利用者様に関する報連相、新しい事業所に関する情報共有などをおこなっています。

基礎研修にもChatwork Liveを活用し、離職率は7%以下に

池田(統括):新入社員へのフォローにもChatworkを活用しています。弊社では新入社員に対してまず基礎研修をおこなうのですが、現在はコロナ禍で対面での研修が難しいため、Chatwork Liveを使っています。研修を通して社員同士の横のつながりができ、違う部署のメンバーとも交流できるよい機会になっています。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):もともと事業所や部署が異なると交流が減り、縦割りになりがちです。縦割りをなくすために基礎研修は効果的なので、今後も続けたいと考えています。

Chatworkを使ってみて良かった点を教えてください。

池田(統括):基礎研修に力を入れた結果、スタッフ間に強い結びつきが生まれ、離職率が下がりました。常勤スタッフの早期退社(3ヶ月以内での離職)率は7%以下に抑えられています。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):採用にもよい効果が出ています。Chatworkを活用してフレキシブルな働き方を実現しているという話を聞いて応募してくれる人も多いですし、問い合わせもたくさんいただいています。

ビデオ/音声通話「Chatwork Live」を使った基礎研修の様子。研修を通して社員同士・事業所間同士の横のつながりが生まれている。

Chatworkでのやり取りが実施調査の危機を救う

監査対応などでChatworkが役立つことはありますか。

池田(統括):越谷市の市役所はICTに理解があるので、出力ベースでなく、データが残っていればよいというスタンスです。なので、利用者様ごとにグループチャットを作って、そこでサービスの実施に関する報連相がテキストで残っていれば根拠として認められます。

また、検索すれば必要な情報がすぐ出てくるので、関連事業所への明確な連絡根拠を用意しやすいというメリットがあります。

こういった市役所のスタンスは、事前に確認した上での導入だったのでしょうか。

いえ、実は以前に実地調査の際に資料を提出する必要があった際、ケアマネージャーが作った暫定プランの根拠に関する紙の資料は見つからなかったのです。

その際に、Chatworkで検索するとすぐに出てきて、それを実施調査で見せたところOKが出たので、とても助かりました。

そこからは、実施調査でもChatworkでのやり取りが根拠使えることがわかったので、もし書類がなくても検索すればいいという安心した気持ちで実施調査を受けています。

ICTへのチャレンジが人材獲得にもつながる好循環

貴社は以前からICT投資に積極的ですね。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):ICTに投資をして働きやすくしていこうというのが、創業当初からの代表の信念なんです。事務作業のためだけに出勤するのは無駄ですし、9〜17時で働けない有能なスタッフをフレキシブルに雇えないのは、この業界の弱点です。
「携帯とタブレットがあればどこでも仕事ができる。車もなければ貸しますよ」というのがスタンスで、私どものすべての施設はそういう考え方で運営されています。

また、現場のスタッフがサービスに集中できるよう、事務員を配置しており、他事業所であればやらないといけないような現場の入力作業を分業しているのも働きやすさにつながっています。

そういった取り組みは、よい効果が出ていそうですね。

私どものICT活用の話や、フレキシブルな勤務体制、理念の話を聞いて興味を持って面接に来てくれる方は実際多いですね。スタッフも事業所を紹介する際に「ICTを活用して、新しいことに挑戦している施設です!」と言っているようです。

コロナ禍で介護業界も大きな影響を受けていますが、Chatworkが役立っていることはありますか。

池田(統括):コロナ禍でスタッフが集まる機会は減り、コミュニケーション不足が懸念されました。そこで報連相など業務コミュニケーションについてはChatworkを活用して補っています。見えにくくなった進捗状況はタスク管理機能とChatwork Liveを活用して把握しています。

最後にChatworkの導入を検討している企業へメッセージをお願いします。

糸池田(統括):Chatworkは手軽に使えて報連相の精度が格段に上がります。タスク管理も明確です。今の時代と合致しているビジネスチャットツールだと思います。

糸魚川(デイサービス副施設長・PT):情報を探す手間と時間が最小化できるメリットは計り知れません。特に日々の記録の蓄積が重要な事業においては、必須のツールといえるのではないでしょうか。

ありがとうございました。