農機の修理販売店とWebコンサル、まったく異なる業界へ進出した理由

御社は、農機具の修理・販売といった事業をおこなう一方、インターネット活用を提案するWebコンサル事業も展開しています。まったく異なる業種を1つの会社で手がけているのは珍しいと思いますが、どのようにして現在のような業態に至ったのでしょうか。

山本:弊社は最初、農機の修理販売店として始まりました。ただ、昨今では農家さんが減ってきているという現実があり、つまり弊社のお客様が減っているということでもあります。それなら、残っている農家さんにもっと儲けていただければ、わたしたちへの発注も増えるだろうという考えから、中古農機の流通促進サイト、農産物直送サイトなどを運営する「EC部門」を立ち上げて農家さんが利益を上げるためのお手伝いをすることにしたのです。

そのうち、社内でWebに関するノウハウがたまってきて、それを周辺の会社さんにも提供できるのではないかと考え、「ビーズクリエイト」という屋号のWeb部門をたちあげ、制作やコンサルの受託も事業としておこなうようになりました。現在では所在地である長野県内の大手銀行や上場企業、国立大学などをクライアントに持っています。農業の知識とWebコンサルの知識を両方持っているのは弊社だけと自負しています。

農機部門作業風景(左・中央)/農機部門の隣に併設されている制作部門作業風景(右)

メールへの不満からチャットワークを導入

なるほど。流れを伺うと納得できます。そんな中でチャットツールを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょう。

山本:メールに対する不満があったからです。メールだと、どうしても連絡が個々のやりとりになりがちで、重要なタスクの遅れや共有事項の漏れが発生しやすく、周りもそれに気づきにくいのです。

また、コミュニケーションが簡便になるだけでなく、タスクを管理しやすいと感じたのがポイントでした。業務を効率化するために、情報を広く"見える化"するツールとして採用しました。

なぜチャットワークだったのでしょう。他のツールは検討しましたか。

山本:当時、類似ソフトがそれほど多くなかったこともあり、比較検討はしませんでした。大方針として「自分たちが使う道具をクラウド化したい」という目標を掲げており、Google Driveなど他のクラウドソフトの導入と並行して進めたのです。

Web部門はもちろん、整備士もチャットワークを活用

チャットワークを普段、どのように使用していますか。

山本:先ほど申し上げた通り、弊社は主となる事業が農業機械の修理販売であり、かつ大手地銀や地元の国立大学などに対するコンサル実績を持つWeb部門を擁する、少し珍しい組織体です。

そのような背景から、農機部門の整備士たちも積極的にチャットワークを利用しするようになりました。整備士は出張修理に出ることが多いのですが、外出先でもスマートフォンから整備士同士で状況を共有したり、撮影した修理箇所の写真を見せて相談をしあったりしています。

また、作業中は電話に出ることが難しいのですが、チャットでしたら「次はここですよ」とタスク化して指示を出しておけます。報告もチャットワーク上でその場で済ませています。

一方、Web部門は、クライアントとのやりとりにおいても非常に有用なため、頼み込んでアカウントの作り方をゼロからお教えしてでも、チャットワークを使って頂くようにしています。

チャットワーク導入以前は整備士のコミュニケーションツールは何だったのでしょう。

山本:当時は人数が少なかったこともあり、アナログでしたね。書類も手書きも多かったです。その後、整備士も5〜6名になり、人数が増えてきたことでアナログなやりとりでは情報共有に漏れが出るなど課題が生じていました。

チャットワークでしたら全員がチャットを読んでいますし、誰かの質問に対して回答すると、もう同じ質問に答える必要がなくなります。

整備士もチャットワークを活用し農機具の修理箇所を共有。どこにいても情報共有が可能に。

クライアントや外部パートナーともチャットワークでやりとり

アナログなコミュニケーションからチャットワークへと移行して、社員の方の反響はいかがでしたか。

山本:整備士には年配の方から若い層までいますが、年配の方の多くはもともとメールも使わない人たちでした。でも、問題ありません。チャットワークはシンプルな使い勝手で、すぐに慣れました。

クライアントにも導入いただいているとか。

山本:はい。クライアントやWeb制作会社などの外部パートナーの方にもお使いいただいています。まずチャットワークとは何かというところから説明しないといけませんが、後々のやりとりで手間も減りますし、お互い楽になることも実感いただいています。

クライアントの農家さんはいかがでしょう。

山本:農機部門では農家さんとのやりとりは電話ですね。良い悪いではなく、業界なりの慣習もありますし、使う必要がない方もたくさんいらっしゃるんですよ。

ただ、EC部門では作物を直送するサイトの運営をお手伝いしているので、そちらは農家さんともチャットワークを使っていきたいと考えています。たとえば原価や在庫などをチャットワーク上に記録して共有できるといいですよね。

それから、今後は農業機械の部品屋さんとチャットワークでやりとりしたいと思っています。たとえば「この部品何だろう?」と思ったら、これまでは電話かメールで確認していました。これも現場からすぐ写真を撮ってチャットワークで送って確認する方が早いですよね。

チャットワークのおかげで仕事の"ブレ"が少なくなった

チャットワークを使ってみてよかった点を教えてください。

山本:弊社がもっとも活用している機能は「タスク」です。期日をつけて簡単に登録/管理できるという機能の面はもちろんですが、グループ全員でお互いを監視しやすくなったことで導入のきっかけでもあった"重要なタスクの遅れや共有事項の漏れ"といった悩みが解消され、小さな物忘れの積み重ねもほとんどなくなりました。

また、クライアント様など外部の方にも積極的に使っていただけるのは大きな利点ですね。やはりどなたが使っても、簡単・便利・確実なことがすぐに理解できるからではないかと思います。

チャットワークを徹底的に利用していると、様々な事象の認識や意思が自ずと統一されていくため、チームで動く際の"ブレ"が少なくなったように感じます。

ブレといいますと。

山本:たとえば何か案件について重要な判断をするとき、人によるブレが極力少なくなるんです。これはチャットワークでやりとりを見て、流れを追っているからこそだと思います。人が変わっても提供するサービスの質が保てるので、会社としてクオリティが統一できるのです。

チャットワークはシンプルでデバイスやリテラシーを問わずに使える

チャットワークを使う上で運用ルールなどはありますか。

山本:正式な運用ルールは設けていませんが、暗黙的に全員が意識していることはあります。「可能な限り全てのやりとりをチャットワークに残す」「関係の上下などを気にせず、遠慮無用でタスクを投げ合い、お尻をたたき合う」という2点です。

これからチャットワーク導入を検討している企業へ一言お願いします。

山本:チャットワークはシンプルでデバイスやリテラシーを問わず誰でも使えますし、伝達効率はグンと上がります。