アナログとデジタル、両方の業界で使えるツールがChatworkでした

農機の修理販売店とWebコンサル、まったく異なる業界へ進出した理由

貴社は、農機具の修理・販売といった事業をおこなう一方、インターネット活用を提案するWebコンサル事業も展開しています。まったく異なる業種をひとつの会社で手がけているのは珍しいと思いますが、どのようにして現在のような業態に至ったのでしょうか。

唐澤：弊社は最初、農機の修理販売店として始まりました。ただ、昨今では農家さんが減ってきているという現実があり、つまり弊社のお客様が減っているということでもあります。それなら、残っている農家さんにもっと儲けていただければ、私たちへの発注も増えるだろうという考えから、中古農機の流通促進サイト、農産物直送サイトなどを運営する「EC部門」を立ち上げて農家さんが利益を上げるためのお手伝いをすることにしたのです。

そのうち、社内でWebに関するノウハウがたまってきて、それを周辺の会社さんにも提供できるのではないかと考え、「ビーズクリエイト」という屋号のWeb部門をたちあげ、制作やコンサルの受託も事業としておこなうようになりました。現在では所在地である長野県内の大手銀行や上場企業、国立大学などをクライアントに持っています。農業の知識とWebコンサルの知識を両方持っているのは弊社だけと自負しています。

メールへの不満からChatworkを導入

なるほど。流れを伺うと納得できます。そんな中でチャットツールを使おうと思ったきっかけは何だったのでしょう。

唐澤：メールに対する不満があったからです。メールだと、どうしても連絡が個々のやり取りになりがちで、重要なタスクの遅れや共有事項の漏れが発生しやすく、周りもそれに気づきにくいのです。

また、コミュニケーションが簡便になるだけでなく、タスクを管理しやすいと感じたのがポイントでした。業務を効率化するために、情報を広く"見える化"するツールとして採用しました。

なぜChatworkだったのでしょう。他のツールは検討しましたか。

唐澤：当時、類似ソフトがそれほど多くなかったこともあり、比較検討はしませんでした。大方針として「自分たちが使う道具をクラウド化したい」という目標を掲げており、Google Driveなど他のクラウドソフトの導入と並行して進めたのです。

Web部門はもちろん、整備士もChatworkを活用

Chatworkを普段、どのように使用していますか。

唐澤：先ほど申し上げた通り、弊社は主となる事業が農業機械の修理販売であり、かつ大手地銀や地元の国立大学などに対するコンサル実績を持つWeb部門を擁する、少し珍しい組織体です。

そのような背景から、農機部門の整備士たちも積極的にChatworkを利用しするようになりました。整備士は出張修理に出ることが多いのですが、外出先でもスマートフォンから整備士同士で状況を共有したり、撮影した修理箇所の写真を見せて相談をしあったりしています。

また、作業中は電話に出ることが難しいのですが、チャットでしたら「次はここですよ」とタスク化して指示を出しておけます。報告もChatwork上でその場で済ませています。

一方、Web部門は、クライアントとのやり取りにおいても非常に有用なため、頼み込んでアカウントの作り方をゼロからお教えしてでも、Chatworkを使っていただくようにしています。

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Chatwork導入以前は整備士のコミュニケーションツールは何だったのでしょう。

唐澤：当時は人数が少なかったこともあり、アナログでしたね。書類も手書きも多かったです。その後、整備士も5〜6名になり、人数が増えてきたことでアナログなやり取りでは情報共有に漏れが出るなど課題が生じていました。

Chatworkでしたら全員がチャットを読んでいますし、誰かの質問に対して回答すると、もう同じ質問に答える必要がなくなります。

クライアントや外部パートナーともChatworkでやり取り

アナログなコミュニケーションからChatworkへと移行して、社員の方の反響はいかがでしたか。

唐澤：整備士には年配の方から若い層までいますが、年配の方の多くはもともとメールも使わない人たちでした。でも、問題ありません。Chatworkはシンプルな使い勝手で、すぐに慣れました。

クライアントにも導入いただいているとか。

唐澤：はい。クライアントやWeb制作会社などの外部パートナーの方にもお使いいただいています。まずChatworkとは何かというところから説明しないといけませんが、後々のやり取りで手間も減りますし、お互い楽になることも実感いただいています。

クライアントの農家さんはいかがでしょう。

唐澤：農機部門では農家さんとのやり取りは電話ですね。良い悪いではなく、業界なりの慣習もありますし、使う必要がない方もたくさんいらっしゃるんですよ。

ただ、EC部門では作物を直送するサイトの運営をお手伝いしているので、そちらは農家さんともChatworkを使っていきたいと考えています。たとえば原価や在庫などをChatwork上に記録して共有できるといいですよね。

それから、今後は農業機械の部品屋さんとChatworkでやり取りしたいと思っています。たとえば「この部品何だろう？」と思ったら、これまでは電話かメールで確認していました。これも現場からすぐ写真を撮ってChatworkで送って確認する方が早いですよね。

Chatworkのおかげで仕事の"ブレ"が少なくなった

Chatworkを使ってみてよかった点を教えてください。

唐澤：弊社がもっとも活用している機能は「タスク」です。期日をつけて簡単に登録/管理できるという機能の面はもちろんですが、グループ全員でお互いを監視しやすくなったことで導入のきっかけでもあった"重要なタスクの遅れや共有事項の漏れ"といった悩みが解消され、小さな物忘れの積み重ねもほとんどなくなりました。

また、クライアント様など外部の方にも積極的に使っていただけるのは大きな利点ですね。やはりどなたが使っても、簡単・便利・確実なことがすぐに理解できるからではないかと思います。

Chatworkを徹底的に利用していると、さまざまな事象の認識や意思が自ずと統一されていくため、チームで動く際の"ブレ"が少なくなったように感じます。

Chatwork（チャットワーク）のタスク管理機能の使い方 | ビジネスチャットならChatwork

Chatwork（チャットワーク）のタスク管理機能は、チームで仕事をする際に大変便利な機能です。タスクで依頼すると、そのタスクが埋もれず担当者に確実に伝わります。また、担当者がタスクを期限内に完了したかどうかの把握も簡単です。

ブレといいますと。

唐澤：たとえば何か案件について重要な判断をするとき、人によるブレが極力少なくなるんです。これはChatworkでやり取りを見て、流れを追っているからこそだと思います。人が変わっても提供するサービスの質が保てるので、会社としてクオリティが統一できるのです。

Chatworkはシンプルでデバイスやリテラシーを問わずに使える

Chatworkを使う上で運用ルールなどはありますか。

唐澤：正式な運用ルールは設けていませんが、暗黙的に全員が意識していることはあります。「可能な限りすべてのやり取りをChatworkに残す」「関係の上下などを気にせず、遠慮無用でタスクを投げ合い、お尻をたたき合う」という2点です。

これからChatwork導入を検討している企業へ一言お願いします。

唐澤：Chatworkはシンプルでデバイスやリテラシーを問わず誰でも使えますし、伝達効率はグンと上がります。