外出時の連絡をチャットにすることで業務を効率化

大野様の普段のお仕事を教えてください。

大野 : 行政書士法人名南経営は、名南コンサルティングネットワークという税理士、弁護士、司法書士、社会保険労務士等の専門家が集まるグループに所属している行政書士事務所です。

私が取り扱っているのは許認可業務。特に建設業のお客様が多いですね。主に書類の作成と役所への提出をおこなっております。

なぜ業務にチャットを導入しようと思ったのでしょうか。

大野 :業務効率化と生産性向上を目的として使おうと考えました。

というのも、私のチームは私が指示を出して動いてもらうため、私が外出すると連絡がとりにくい状態になり、仕事が止まってしまうのです。基本的に連絡は電話になるのですが、外出時には出られないことも多いですし、かける方も一言二言で済む伝言ですとなかなか電話をかけづらいですよね。

メールなどは使わないのですか。

大野 : あまりメールは使いませんね。名南経営グループでは別の連絡ツールも使っているのですが、そちらは社内ネットワークに入らないと使えないので、やはり外出時に困るのです。

チームのメンバーも抵抗なく使えた

チャットワークを選んだ理由は何でしょうか。

大野 :知人の士業の方がチャットワークを利用しているという話を何度か聞いたのです。

実際に使ってみて、いかがでしたか。

大野 : 私自身は新しいものが好きなので抵抗感なく使えました。ただ、周囲のメンバーからは、難しそうだという声もありました。

それで、とりあえず無料で試してみようということになり、使ってみるとすぐなじんだのです。

使う前は難しそうに思えても、使ってみると簡単だった、といった話はよく伺います。

大野 : これなら抵抗なく使えるなということで、そこから有料プランに切り替えました。

実際にどこが使いやすいと感じましたか。

大野 :インターフェイスが操作しやすかったです。スマートフォンのアプリもよくできていますね。メールよりもコミュニケーションが速くなりましたし、いちいち「お疲れ様です」とか入れなくてよくなったので手間が減りました。

チーム内の報告・連絡・相談ツールとして活用

普段はどのようにチャットワークを使っているのでしょうか。

大野 :主にチーム内の報告・連絡・相談ツールとして利用しています。たとえば「遅刻しそうです」とか、「見積もりいくらにしますか?」とか、そういった細かい会話はチャットワークでしていますね。

外出先でスマホからチャットワークを開き、メンバーからの質問や相談にどんどん回答していきます。私の仕事は判断することなので、チャットワークでもそうしたやりとりが多いです。

これまで急ぎのものに関しては、電話か対面しかなかったものが、手元のスマホからチャットでやり取りをすることができるようになったと語る大野様。

業務効率は体感で2倍にアップ

ちなみに導入以前はどうでしたか。

大野 : 私が事務所に帰ってこないと許可判断を下せない状況でした。ですから、今はずいぶん案件が進むスピードが速くなりましたよ。

体感的にはどれくらい速くなったと感じますか。

大野 :2倍くらいにはなっていると思いますね。

タスク依頼専用チャットでメンバーのタスクを把握

それはすごいですね。使い方のコツをぜひ伺いたいです。

大野 : ちょっと変わった使い方かもしれませんが、グループチャットの概要欄に「メンバーがいつどんな仕事をしたのか」という進捗を書いていく使い方をしています。アシスタントから出たアイデアなのですが、各案件の進捗を把握しておくのに便利ですね。

それからタスクも使っています。このとき工夫しているのは、個別に「○○さんへの依頼チャット」を作っていることです。

クライアントとのやりとりに使っているグループチャットではなく、タスク専用のチャットが個別にあるということでしょうか。

大野 : そうです。タスク依頼専用のチャットです。グループチャットにタスクを登録すると、誰が誰にタスクを依頼しているか、そこを見ないとわかりません。そうではなく、私は「今その人が誰からどんなことを依頼されているのか」をすぐ把握できるようにしたかったので、タスク依頼専用チャットを作ったのです。5人分、全員の依頼専用チャットがあります。

なるほど、たとえば「Aさんへのタスク依頼」を開くと、他の4人からAへ依頼している内容だけを見ることができるというわけですね。

大野 : そう、誰にどれくらいのタスクがあるのかを把握しておく必要がある場合は、この使い方が便利です。

チャットワークがきっかけで他部署との共同プロジェクトも発足

とても参考になります。その他、チャットワークを使ってみてよかった点はありますか。

大野 : 他部署との共同プロジェクトがスタートしたことでしょうか。実は他部署でもフリープランでチャットワークを使っている者がいるんです。プロジェクト自体はもともと私がやりたいと思っていたことなのですが、直接顔を合わせたときに提案するくらいでした。

チャットワークを使うようになってから、細かいやりとりをするようになり、プロジェクトを進めることができたのです。

チャットワークは一つの場所で複数人のやりとりができるのがいいですね。記録にも残せるし、検索も簡単にできます。

まずは少人数での導入がおすすめ

これからチャットワークの導入を検討する方へメッセージをお願いします。

大野 : チームで動く士業の方にはおすすめです。

チャットワークは気軽にやりとりするのに優れたツールで、「報告」「連絡」「相談」の敷居を下げた感じがします。人数が多くなればなるほど導入への抵抗感は出てくると思いますが、部署単位であれば導入しやすいですし、少人数であってもチャットワークの効果は十分に感じることができます。

まずは、一緒に仕事をするチームで導入してみてはいかがでしょう。